Возможность обмениваться файлами внутри организации или с продавцами, поставщиками, подрядчиками и клиентами является важной частью рабочего процесса любой компании. Однако вместо использования традиционных методов обмена, таких как электронная почта или чат, которые далеко не всегда являются безопасными, лучшим вариантом будет обмен файлами в облаке с помощью соответствующей службы облачного хранения, которая является безопасной и предлагает все функции совместной работы, необходимые для повышения эффективности.
Представляем Wondershare Document Cloud
Для всех платформ
Если вы ищете безопасное облачное хранилище и надежное решение для обмена файлами для ваших рабочих процессов PDF, Wondershare Document Cloud - это ваш конечный пункт назначения. Помимо надежного шифрования для защиты конфиденциальных документов, этот сервис также интегрирован с модулем электронной подписи, который можно использовать для создания и применения электронных подписей, а также для отправки PDF-файлов другим пользователям для коллективной или индивидуальной подписи. Кроме того, бесплатная функция общего доступа к файлам позволяет устанавливать уровни разрешений и сроки доступа для общих файлов. Ниже описаны шаги по загрузке файла в Wondershare Document Cloud и отправке его по ссылке или по электронной почте:
1. После входа в учетную запись Document Cloud с помощью вашего Wondershare ID (вы можете легко создать бесплатный аккаунт за считанные секунды), нажмите кнопку Upload Files на главной странице и импортируйте ваш PDF в облако.
2. После импорта файл появится в списке Recent Document Activity на главной странице, а также на странице Document. Нажмите на значок ..., чтобы развернуть меню Действия для соответствующего файла, и выберите опцию Поделиться.
3. Теперь на экране появится страница настроек Share с опциями Link и Email на левой боковой панели.
a. На вкладке "Ссылка" можно установить уровень разрешения "Только просмотр" или "Просмотр и комментарии". Вы также можете установить крайний срок до нажатия кнопки "Создать ссылку" внизу.
б. На вкладке Email введите идентификатор электронной почты получателей и уровни разрешений для них. Вы также можете добавить тело письма и установить крайний срок истечения доступа. Нажмите Отправить, чтобы отправить письмо с помощью локального почтового клиента.
Вот и все! Три шага и все готово.
Облачное хранилище премиум-класса объемом 100 ГБ. Высококачественная электронная подпись. Совместная онлайн-аннотация. Простой и быстрый обмен файлами.
Wondershare Document Cloud
Обмен документами для сбора отзывов и комментариев в реальном времени
Получатель ссылки или электронного письма теперь может получить доступ к файлу, используя свой защищенный Wondershare ID. После входа в систему они получат доступ к документу на основе уровня разрешения, который был установлен отправителем - в данном случае вами! Вот что им нужно будет сделать, если у них есть доступ "Просмотр" и "Комментарий" к общему файлу.
1. Щелкните ссылку общего доступа. Это вызовет в браузере открытие Wondershare Document Cloud, где они могут просматривать и комментировать как гость без регистрации. Если общая ссылка защищена паролем, получателям необходимо сначала ввести проверочный код.
2. Теперь они могут просматривать документ и комментировать его с помощью инструментов комментирования и аннотирования, расположенных в верхней части.
3. Любой комментарий или аннотация, размещенные зрителями, будут видны отправителю, а также другим сотрудникам, которые могут ответить на эти комментарии. Зрители также могут просмотреть список комментариев на вкладке Комментарий на правой боковой панели.
Эта среда совместной работы в режиме реального времени позволяет авторизованным зрителям документа буквально быть на одной странице. Комментарии мгновенно обновляются на облачных серверах Wondershare, поэтому их могут просматривать все, кому был предоставлен доступ. Когда срок действия общей ссылки истекает, они теряют доступ. Это отличная функция, если вы хотите, чтобы кто-то имел ограниченный по времени доступ для принятия мер по конкретному документу. Она также гарантирует, что открытые ссылки не будут вечно бродить по Интернету, тем самым ставя под угрозу безопасность и конфиденциальность ваших официальных PDF-файлов.
Как эта функция может помочь вашему бизнесу?
Обмен файлами является критически важным компонентом бизнес-процессов. Прежде чем файл будет утвержден, он должен пройти через цепочку команд и несколько итераций. Функция комментирования обеспечивает высокую степень сотрудничества, поэтому эти итерации могут проходить быстро и эффективно, без необходимости ждать сообщений электронной почты туда и обратно или терять нить разговора. Поскольку существует только одна копия документа и все просматривают одну и ту же версию, в общем процессе гораздо меньше путаницы. Вот почему Wondershare Document Cloud может внести огромный вклад в вашу производительность.
Вы можете попробовать его сегодня бесплатно, получив до 1 ГБ бесплатного облачного хранилища и возможность бесплатного обмена файлами до определенного предела. Кроме того, вы получаете бесплатный лимит на отправку PDF-файлов для подписи, что дает вам все необходимое для надлежащего тестирования продукта перед его развертыванием в вашей организации. Переходите на облачные технологии уже сегодня и будьте более гибкими, чем ваши конкуренты.