Очень важно проверять целостность деловых документов. Один из способов узнать об этом — проверить, когда документы были созданы или когда они были подписаны. Вы можете сравнить эти данные с вашими записями и отчетами и посмотреть, совпадают ли они. Именно для этого и нужна цифровая временная метка. Это позволяет вам оставить в документе неизменную запись, которую никто не сможет изменить, что исключает возможность подделки.
В этой статье
Продолжайте читать, чтобы узнать больше об этих метках. Узнайте, какие преимущества вы можете извлечь из их использования. Также вы узнаете, как использовать Wondershare PDFelement — один из самых надежных инструментов для добавления и управления цифровыми временными отметками.
Что такое цифровая временная метка?
Цифровая временная метка — это запись, которая указывает точную дату и время события или действия, произошедшего в цифровом пространстве. Системы или приложения обычно автоматически создают их, чтобы обеспечить точную и надежную оценку того, когда что-то произошло. Тем не менее, это функция, которая может помочь вам обеспечить подотчетность в цифровых процессах.
Она работает аналогично настоящему штампу. При работе с печатными документами люди часто пользуются штампами, чтобы обозначить момент совершения какого-либо действия. Это предотвращает подделку документов.
Например, юрист может использовать штамп, чтобы показать, когда он подписал представленный ему юридический документ. Этот штамп останется там навсегда, и никто не сможет его изменить. В зависимости от юридического документа временная метка может указывать, как долго он будет действителен. Цифровые отметки времени работают аналогично, за исключением того, что они предназначены для цифровых документов.
Различия между цифровыми, электронными и традиционными временными метками
Как говорилось выше, традиционные временные метки отличаются от цифровых временных меток. Традиционные временные метки — это физические штампы, которые можно купить в магазинах. Между тем, вы можете добавлять цифровые временные метки при помощи программного обеспечения. Но на этом их различия не заканчиваются. Также обратите внимание, что электронные временные метки отличаются от цифровых временных меток.
В таблице ниже приведено сравнение этих трех показателей.
Цифровые временные метки
Они создаются и хранятся только в цифровом формате. Хотя они часто генерируются автоматически программным обеспечением или системами, некоторые программы могут создавать эти штампы вручную.
Самое прекрасное в этих штампах то, что в некоторых системах они имеют точность до миллисекунды. В защищенных приложениях они также не подлежат изменению, то есть никто не может их редактировать.
Электронные временные метки
Временные метки, созданные или отмеченные с помощью электронных устройств, можно классифицировать как электронные временные метки. Тем не менее, это более широкая категория, которая включает в себя как цифровые, так и аналоговые системы.
Различить цифровые и электронные временные метки может быть непросто, поскольку они очень похожи. Главное — понимать, что их можно привязать к электронным процессам, а не только к цифровым. Например, временные метки факса показывают время отправки документа. Это электронная временная метка, поскольку ее сгенерировала электронная машина. Другим примером является время, фиксируемое электронными часами для подсчета посетителей.
Традиционные временные метки
Вы можете создавать традиционные временные метки, используя физические штампы. Это могут быть ручные или механические штампы. Вы даже можете использовать ручку или маркер, если у вас нет физического штампа.
Из всех временных меток это наименее безопасный способ, поскольку люди могут легко подделать его. Для повышения безопасности вы можете заказать индивидуальные штампы, содержащие отметку, которую невозможно найти на других штампах.
Преимущества цифровой временной метки и обычной временной метки
Из всех временных меток цифровые являются наиболее надежными и содержат больше информации. Таким образом, их лучше всего использовать для сохранения целостности документа. Также цифровые временные метки могут также указывать на срок юридической действия документов. Это лишь некоторые из преимуществ использования электронных временных меток. Более подробную информацию вы найдете ниже:
Сохраняет целостность документов и подтверждает их подлинность
Цифровые временные метки гарантируют, что документы и данные останутся неизменными после записи. Это важно для контрактов, правительственных бланков и юридических соглашений, поскольку устанавливает доверие и надежность, подтверждая подлинность.
Обеспечивает юридическую силу записей
Многие цифровые временные метки соответствуют стандартам, требуемым для юридической документации. В коммерческих контрактах они служат свидетельством того, когда были подписаны соглашения, что делает их незаменимыми для разрешения споров или обеспечения соблюдения установленных сроков.
Обеспечивает высокую точность и достоверность
Цифровые временные метки с точностью до долей секунды идеально подходят для операций, требующих срочности. Это включает в себя заключение финансовых соглашений, подачу официальных форм или заключение деловых сделок в строгие сроки.
Повышает безопасность
Цифровые временные метки, особенно защищенные криптографически, защищены от несанкционированного доступа. Это делает их незаменимыми для проверки целостности контрактов, соглашений и других важных документов в деловых или юридических спорах.
Упрощает аудит и подотчетность
В таких отраслях, как финансы, здравоохранение и государственное управление, цифровые временные метки позволяют легко отслеживать историю действий. Это гарантирует, что транзакции, подписание контрактов и другие действия соответствуют требованиям аудита и юридическим стандартам.
Поддерживает удаленные и цифровые операции
В мире цифровых подписей и онлайн-отчетов цифровые временные метки подтверждают, когда были выполнены действия. Вне зависимости от того, подписываете ли вы деловое соглашение в электронном виде или подаете государственные формы, они обеспечивают прозрачность и подотчетность в удаленных рабочих процессах.
Как создать цифровую временную метку при помощи PDFelement
Вот как создать и использовать цифровой временную метку с помощью Wondershare PDFelement.
- Откройте файл в программе Wondershare PDFelement.
- Выберите Комментарий > Штамп.
- В раскрывающемся меню нажмите на Цифровые штампы и выберите тот, который вы хотите использовать.
- Либо, если вы хотите создать новую временную метку, нажмите Создать метки > Создать пользовательский штамп.
- Введите информацию, которую вы хотите разместить на штампе, и выберите необходимый формат даты.
- Повторите шаги 2 и 3 и выберите созданную вами пользовательскую временную метку.
Варианты использования электронной временной метки и обычной временной метки
Электронные метки даты и времени играют важную роль в обеспечении точности и надежности записей. Они обеспечивают четкую и поддающуюся проверке информацию о том, когда происходят конкретные действия, обеспечивая прозрачность и подотчетность в профессиональной, юридической и академической среде.
Эти временные метки упрощают процессы и устанавливают доверие между различными приложениями - от отслеживания важных соглашений до сохранения целостности важных файлов.
Мы составили список, чтобы выделить наиболее распространенные и эффективные области применения цифровых временных меток.
- Бизнес-соглашения и контракты -Электронные временные метки подтверждают дату подписания соглашений. Они позволяют всем сторонам иметь информацию о точном времени вступления контракта в законную силу.
- Медицинские записи и страховые выплаты — Временные метки отслеживают создание и обновление медицинских документов. Это обеспечивает точное время для проведения процедур, рассмотрения жалоб и соблюдения требований медицинского законодательства.
- Научные документы и отмеченные записи.В сфере образования электронные временные метки подтверждают сроки подачи работ и обеспечивают точные сроки выставления оценок. Они помогают предотвратить споры по поводу поздних отправок.
- Подлинность файлов в юридических документах. Электронные временные метки служат проверяемым доказательством того, когда был создан или отправлен документ. Суды используют эту информацию для оценки целостности доказательств или записей.
Почему стоит выбрать PDFelement для создания электронных временных меток?
Выше мы продемонстрировали, как создавать цифровые временные метки при помощи Wondershare PDFlelement. Здесь мы обсудили функции, которые он предлагает: готовые временные метки и возможность создания пользовательских. Но почему вам следует выбрать Wondershare PDFelement, а не другие программы, предлагающие те же функции?
Здесь мы обсудим характеристики Wondershare PDFelement, которые делают его отличным выбором:
- Удобный интерфейс. Wondershare PDFelement обладает интуитивно понятным интерфейсом, в котором легко ориентироваться. Таким образом, все процессы, от использования готовых штампов до создания собственных, просты.
- Расширенные возможности настройки — Wondershare PDFelement позволяет редактировать не только внешний вид временной метки, но и другие факторы. Вы также можете выбрать цвет, размер и форму, а также сопутствующую идентичность, категорию и формат даты.
- Функции защиты документов высокого уровня — Wondershare PDFelement позволяет защитить документ паролем. Вы также можете сделать PDF недоступным для редактирования или отключить печать, если пользователь не введет правильный пароль для доступа.
- Доступность -Wondershare PDFelement является одним из самых экономичных инструментов на рынке. Это не просто редактор PDF-файлов или инструмент для создания цифровых временных меток. Он также предлагает конвертацию или сжатие документов, распознавание текста, инструменты ИИ и многое другое.
Советы по эффективному использованию цифровых и электронных временных меток
Эффективное использование цифровых и электронных временных меток имеет решающее значение для обеспечения точности и надежности ваших записей. Следуя рекомендациям, вы сможете избежать распространенных ошибок и повысить безопасность и целостность ваших временных меток.
Вот несколько практических рекомендаций, которые помогут вам добиться наилучших результатов.
Проверьте временную метку перед завершением работы
Перед заполнением любого документа или транзакции всегда перепроверяйте временную метку, чтобы убедиться, что она отражает правильную дату и время. Это поможет избежать ошибок, которые могут повлиять на юридические или деловые результаты.
Используйте надежные инструменты
Выбирайте надежное программное обеспечение, например PDFelement, для создания временных меток. Надежные инструменты минимизируют риск неверных временных меток, гарантируя точность и подлинность ваших записей.
Регулярно обновляйте ПО
Поддерживайте его в актуальном состоянии, чтобы использовать новейшие функции и исправления безопасности. Регулярные обновления гарантируют эффективность и безопасность ваших инструментов временных отметок.
Заключение
Цифровые временные метки нужны для обеспечения точности, подлинности и надежности вашей документации. Они обеспечивают четкий и поддающийся проверке учет времени выполнения действий. Это помогает поддерживать доверие и соответствие требованиям в различных областях.
Wondershare PDFelement выделяется как надежное решение для создания цифровых временных меток. Это позволяет вам создавать свои собственные цифровые отметки времени или использовать существующие в системе. Кроме того, программа предлагает дополнительные функции безопасности и удобный интерфейс. При помощи этого инструмента вы можете без труда создавать точные временные метки, гарантируя, что ваши документы всегда будут иметь точную временную метку.
