PDF VS PDF/A: примеры использования и различия

Формат PDF популярен для создания, обмена и хранения документов, макет которых никогда не меняется. Но знаете ли вы, что существуют различные типы PDF-файлов? Например, существует PDF/A - альтернативная версия, оптимизированная для длительного хранения. Чем он отличается от PDF? И в каких случаях следует применять этот формат: "PDF vs. PDF/A, что лучше использовать?".

Об этом мы поговорим в данной статье. Вот все, что вам нужно знать о PDF, PDF/A (включая различные типы), их отличиях и о том, как их создать.

Часть 1. Понимание формата PDF

Договоры, деловые формы, дипломные работы и другие документы почти всегда представлены в формате PDF. Догадываетесь ли вы, почему так?

Портативность

Формат PDF известен главным образом благодаря одной особенности. Он фиксирует макет документа, который вы сохраняете в этом формате. Предположим, вы сохранили документ Wondershare PDFelement на компьютере с Windows. Затем вы открываете PDF с помощью другой программы для чтения PDF, даже на другой платформе, например Mac. Документ будет выглядеть одинаково. А вот в файле DOCX макет может быть изменен.

Именно по этой причине выбор в пользу формата PDF является безусловным, особенно для документов, которые обязательно должны иметь профессиональный и представительский вид. Отличными примерами здесь служат упомянутые контракты и бизнес-формы.

Функции безопасности

Фактор портативности — не единственное, что делает PDF столь известным. Формат также обеспечивает высокий уровень безопасности. С использованием пароля можно защитить документы, присвоив им дополнительный уровень конфиденциальности. Аналогично, PDF-файлы могут быть зашифрованы. И для подтверждения подлинности документа можно добавить сертифицированную цифровую подпись.

Оптическое распознавание символов

PDF широко используется для обработки отсканированных документов благодаря функции OCR. Поскольку отсканированные документы фактически представляют собой изображения, редактирование их содержимого напрямую невозможно. Однако функция OCR изменяет эту ситуацию, преобразуя текст изображения в реальный текст, который можно легко искать и редактировать.

Часть 2. PDF/A: архивные возможности PDF

Итак, что же такое PDF/A? Что в нем есть такого, чего нет в обычном PDF?

Символ "A" в аббревиатуре PDF/A обозначает "Архивный". Как подсказывает само название, PDF/A представляет собой стандартизированную версию PDF в соответствии с ISO, разработанную специально для долгосрочного архивирования и сохранения электронных документов. В PDF/A отсутствуют функции, несовместимые с этой целью, такие как шифрование и привязка шрифтов.

Главная цель PDF/A заключается в обеспечении доступности документов, сохраненных в этом формате, для просмотра и использования в долгосрочной перспективе. Технологические изменения или обновления программного обеспечения не должны влиять на содержание документа. Проще говоря, PDF/A придает документу перспективность и долговечность.

Ключевые характеристики

Ниже перечислены характеристики, которые отличают PDF/A.

Самостоятельность

Ориентированный на будущее документ не должен иметь внешних зависимостей, поскольку это делает его подверженным изменениям. Таким образом, все элементы PDF/A встроены в файл.

Сохранение содержимого

PDF/A подчиняется строгим правилам, направленным на сохранение визуального вида и целостности содержимого документа в долгосрочной перспективе. Элементы, такие как мультимедиа, JavaScript и шифрование, которые могут нарушить долговечность сохранения, либо запрещены, либо подвергаются строгим ограничениям.

Шрифты и цветовое пространство

Использование встроенных шрифтов и стандартизированных цветовых пространств является обязательным требованием для PDF/A. Это предотвращает возможные проблемы с отображением, связанные с отсутствием необходимых шрифтов или цветовых профилей.

Метаданные

В PDF/A метаданные не считаются дополнительными — их включение обязательно. Это означает, что необходимо внести ключевую информацию, такую как название, автор и дата создания, что способствует легкой идентификации и организации документа.

Сжатие

В формате PDF/A предусмотрена возможность применения сжатия без потерь, что позволяет уменьшить размер файла без ущерба для качества или информации в документе.

Предназначение

PDF/A является особенно полезным в областях, где требуется долгосрочное хранение и архивирование документов. Это могут быть музеи, библиотеки, государственные учреждения и юридические организации. Он обеспечивает сохранность доступности, читаемости и пригодности их электронных документов на протяжении продолжительного времени. Таким образом, гарантируется сохранность ценной информации и исторических записей.

Часть 3. PDF VS PDF/A: примеры использования и применения

PDF и PDF/A, по своей сути, представляют собой аналогичные форматы, однако они предназначены для различных задач. Основное отличие заключается в том, что PDF предназначен для общего использования, в то время как PDF/A предназначен для долгосрочного хранения. Давайте проведем сравнение этих форматов, выделив области, где каждый из них является более предпочтительным

Примеры использования PDF

• Общий доступ к документам - так как формат PDF сохраняет структуру документа, его активно применяют для обеспечения общего доступа к информации. Документ остается в одинаковом формате для всех пользователей, что делает его отличным выбором.
• Электронные книги и издательство - книги предназначены для того, чтобы делиться ими. Вы, конечно, не хотите, чтобы читатели получили документ с неряшливым оформлением. Именно поэтому PDF, с его возможностью сохранения структуры, представляет собой отличный формат для электронных книг и публикаций.
• Цифровые формы - PDF подходит для создания интерактивных форм, которые пользователи могут заполнять в электронном виде. Этот формат обычно используется для опросов, приложений и форм обратной связи.
• Деловые отчеты - как и в случае с электронными книгами, в бизнес-отчетах важна визуальная согласованность. Таким образом, PDF - идеальный формат для создания и распространения бизнес-отчетов, финансовых отчетов и презентаций.

Приложения PDF/A:

• Архивирование документов - суть PDF/A заключается в создании подтипа формата PDF, специально предназначенного для архивирования. Государственные учреждения, юридические фирмы и исторические институты требуют документов, которые должны сохранять доступность в течение многих лет. Именно поэтому PDF/A пользуется популярностью в этих областях.
• Цифровые записи - частным организациям также может потребоваться хранить электронные записи в течение длительного времени. Они могут положиться на PDF/A, чтобы гарантировать подлинность документов и их пригодность к использованию в течение долгого времени.
• Соответствие нормативным требованиям - PDF/A это формат, стандартизированный ISO. Поэтому этот формат часто применяется в секторах, где соблюдение нормативных требований играет ключевую роль для сохранения целостности документов и их долгосрочного хранения. Примерами таких сфер могут служить здравоохранение, финансы и юридическая область.
• Библиотеки и музеи - записи и редкие рукописи, имеющие историческое значение, требуют более тщательного сохранения, чем обычные романы и другие издания. Именно поэтому формат PDF/A предпочтителен по сравнению с обычным PDF, благодаря своей способности эффективнее сохранять культурное наследие.

Часть 4. Что представляют собой различные типы PDF/A?

Существует разнообразие подтипов формата PDF/A, что может вызывать беспокойство, особенно если вы не знакомы с их характеристиками. Однако не стоит беспокоиться, так как все оказывается не таким сложным, как может показаться. Познакомьтесь с этой статьей, чтобы разобраться, что представляет собой каждый подтип и в каких ситуациях он может быть полезен.

PDF/A-1a

Данный формат предполагает, что содержимое документа должно быть доступным для визуального и текстового восприятия. Необходимо отмечать все элементы, включая текст, изображения и метаданные, чтобы обеспечить доступность. PDF/A-1a особенно подходит для документов, где требуется высокая степень доступности, например, для правительственных документов.

PDF/A-1b

PDF/A-1b обеспечивает сохранение визуального формата документа, при этом не обязывая к обеспечению текстовой доступности. Этот формат часто применяется для архивирования простых текстовых документов и отсканированных изображений.

PDF/A-2

PPDF/A-2 включает в себя три варианта: PDF/A-2a, PDF/A-2b и PDF/A-2u. Он является развитием стандарта PDF/A-1, предоставляя возможность использования более продвинутых функций, таких как прозрачность, слои и встроенные файлы.

PDF/A-3

PDF/A-3 представляет собой самый передовой из трех уровней. Он обладает возможностью встраивания в файлы PDF/A файлов любого формата, что придает ему большую гибкость в отношении интеграции мультимедийных элементов. PDF/A-3 дает возможность встраивать файлы, не соответствующие формату PDF/A, такие как XML, электронные таблицы или аудио/видео файлы, сохраняя при этом основные требования стандарта PDF/A.

Часть 5. Как создать PDF или PDF/A файл в PDFelement

Для работы с файлами PDF и PDF/A вам понадобится PDF-редактор. Wondershare PDFelement - это один из тех, на которые вам непременно стоит обратить внимание. Это надежное решение для работы с PDF, доступное для Windows, Mac и даже мобильных устройств! Программа настолько многофункциональна, что каждая копейка, потраченная на подписку, стоит того.

Wondershare позволяет легко создавать и редактировать PDF-файлы благодаря широкому набору функций редактирования и удобному интерфейсу. Он также включает в себя другие функции, такие как аннотирование, конвертирование и сжатие.

Вот как создать PDF/A с помощью этой программы:

1. Запустите Wondershare PDFelement.
2. Нажмите "Создать PDF" и выберите метод, который вы хотите использовать. Вы можете создать пустой PDF, создать PDF с помощью шаблона или создать PDF путем конвертирования файла. Кроме того, откройте PDF-файл, который нужно конвертировать в формат PDF/A.

3. При необходимости отредактируйте документ.
4. Если вы хотите сохранить документ в формате PDF, нажмите "Сохранить" в левом верхнем углу. Если же вы хотите сохранить документ в формате PDF/A, перейдите к шагу 5.
5. Нажмите "Конвертировать" на верхней панели инструментов.
6. Нажав кнопку "В PDF/A" вы сможете сохранить изменения, внесенные в документ перед сохранением его в формате PDF/A.

7. В диалоговом окне "Конвертировать" нажмите "OK". Вот и все!

Итоги

Подводя итог, можно сказать, что PDF и PDF/A - это одно и то же. Однако они выполняют разные задачи. PDF используется в основном для документов, которые необходимо распространять или передавать. Это электронные книги, деловые отчеты и презентации. С другой стороны, PDF/A предназначен для документов, требующих длительной сохранности. К ним относятся исторические, правительственные и юридические документы.

Если вам нужен инструмент для создания PDF или PDF/A файлов, обратите внимание на Wondershare PDFelement. Он очень надежен и прост в использовании. Самое приятное, что это передовое решение для работы с PDF предлагает бесплатную пробную версию. Это позволит вам опробовать его возможности.