Итак, вы хотите отредактировать бухгалтерские документы или счета-фактуры. Но отсканированные счета-фактуры не позволяют их редактировать. Чтобы разблокировать их, сначала необходимо выполнить OCR на счетах-фактурах. Это звучит не очень просто, но на самом деле это так. Все, что вам нужно, - это правильный инструмент. Ниже перечислены лучшие из них.
В этой статье
Как технология OCR важна для систем выставления счетов, выставления счетов и кредиторской задолженности
Некоторые отрасли промышленности имеют дело с большими объемами обработки данных. Медицинская документация, банковское дело и кредиторская задолженность - вот некоторые примеры. При обработке этих документов вам может понадобиться отредактировать их содержимое. Однако то, что вы имеете на руках, иногда является копиями только для чтения. Это может быть изображение или PDF-файл, который нельзя редактировать.
Что вы делаете в такой ситуации? Создаете ли вы заново счет-фактуру или документ? Это займет очень много времени, если вы это сделаете. Поэтому вместо этого следует использовать инструмент OCR.
OCR помогает извлекать данные из цифровых документов и преобразовывать их в редактируемый текст. Это избавит вас от необходимости перепечатывать содержание и копировать формат соответствующих документов. Остается только отредактировать их. В свою очередь, это сокращает потенциально много часов работы. Таким образом, OCR повышает производительность труда. Кроме того, это делает работу менее напряженной.
Лучшие инструменты для распознавания счетов-фактур
Обработка счетов-фактур Klippa
Более тысячи брендов, включая такие известные, как Nivea, доверяют Klippa. Его решение для распознавания счетов-фактур является одним из самых надежных. В нем используется технология машинного обучения для сканирования, обработки и интеллектуального извлечения данных из документов.
Почему стоит выбрать это программное обеспечение?
Компания Klippa известна тем, что предоставляет надежные инструменты для повышения производительности. Решение OCR для счетов использует передовые технологии для автоматизации многих бизнес-процессов, связанных со счетами. Несмотря на свою продвинутость, он относительно прост в использовании. Выполнение OCR занимает всего три шага.
Система распознавания счетов-фактур Klippa позволяет предприятиям быстро извлекать и обрабатывать данные из счетов-фактур и добавлять их в свои базы данных. Помимо распознавания текста, Klippa Invoice Processing предлагает и другие удобные функции. Она помогает большим и малым компаниям экономить время и деньги.
Ограничения
- Не бесплатно и довольно дорого. Стоимость обработки счетов в Klippa начинается от $80 в месяц.
- Поддерживает ограниченное количество платформ.
- Распознает только несколько языков
- Нет круглосуточной поддержки клиентов
Кто должен использовать обработку счетов-фактур Klippa
Компании любого размера, занимающиеся обработкой счетов-фактур, могут извлечь выгоду из использования системы обработки счетов-фактур Klippa. Однако он лучше всего подходит для крупных компаний. Стоимость слишком высока для индивидуальных пользователей и малых предприятий.
Платформы: Web, Android, iOS, Windows (On-Premise), Linux (On-Premise)
Языки: API OCR Klippa поддерживает 11 языков, включая датский, финский и португальский. Язык иврит в настоящее время находится в стадии BETA. Кроме того, Klippa утверждает, что по запросу они могут добавить поддержку других языков.
Scan2Invoice
Scan2Invoice - это программное обеспечение для распознавания счетов-фактур, позволяющее сканировать их непосредственно в облачную бухгалтерскую программу. Он извлекает необходимые данные из отсканированных счетов-фактур за несколько простых шагов. Просто импортируйте изображение, позвольте программе просканировать его, а затем проверьте извлеченные данные счета-фактуры. После этого экспортируйте данные в вашу бухгалтерскую программу.
Почему вы должны использовать Scan2Invoice
Мощный инструмент OCR Scan2Invoice сканирует и точно извлекает данные из счетов-фактур. Просматривать извлеченные данные легко, поскольку они представлены на привлекательном интерфейсе. Затем это программное обеспечение позволяет импортировать извлеченные данные непосредственно в вашу бухгалтерскую программу.
Scan2Invoice упрощает процесс сканирования и обработки счетов и квитанций, автоматизируя ввод данных.
Ограничения
- Бесплатная пробная версия длится всего 30 дней, а программное обеспечение стоит довольно дорого. Его стоимость составляет 135 долларов.
- Работает только со счетами-фактурами на английском языке.
Кто должен использовать Scan2Invoice
Scan2invoice позволяет компаниям автоматизировать сканирование счетов, сбор и ввод данных. В свою очередь, это позволяет владельцам бизнеса сосредоточить свое время на управлении этим бизнесом. В отличие от Klippa, Scan2Invoice - это единовременная покупка, а не подписка. Таким образом, даже небольшие компании могут использовать этот инструмент.
Платформы: Windows, Mac, Web
Языки: Scan2Invoice распознает счета-фактуры только на английском языке.
Wondershare PDFelement - Редактор PDF-файлов
Полезность PDFelement как инструмента для работы с документами не имеет себе равных. Он позволяет конвертировать, объединять, сжимать, создавать, размечать PDF и многое другое. Кроме того, набор инструментов включает мощный OCR, распознающий множество языков. Вы можете использовать этот инструмент OCR для извлечения текста из счетов-фактур и бухгалтерских документов и сделать их редактируемыми.
Почему вы должны выбрать PDFelement
Прежде всего, функция PDF OCR в PDFelement является бесплатной. Да, существует ограничение - вы можете выполнять OCR только на 3 страницах. Но, по крайней мере, вы можете использовать эту функцию неограниченно.
Вы можете выбрать платную версию, чтобы разблокировать больше возможностей. При покупке PDFelement вы можете выбрать между приобретением годовой подписки или получением бессрочного плана для единовременной покупки. Стоимость PDFelement начинается с 79,99 долларов США.
Оно того стоит, поскольку эксперты согласились, что функция OCR в PDFelement надежна. Этот инструмент быстро выдает точные результаты. Кроме того, он поддерживает более десятка языков.
Ограничения
● Бесплатная версия позволяет выполнять OCR только на 3 страницах.
●Не позволяет экспортировать данные непосредственно в бухгалтерскую программу.
Кто должен использовать PDFelement
Любой может использовать PDFelement. Она доступна по цене - даже бесплатна - и, что более важно, надежна. Вы никогда не ошибетесь, если будете использовать PDFelement в качестве инструмента распознавания счетов.
Частным лицам или компаниям, которые ищут отличный инструмент для работы с PDF, следует рассмотреть возможность установки PDFelement. Количество вещей, которые он позволяет вам делать, поражает воображение. Действительно, PDFelement повышает производительность своего владельца.
Платформы: Windows, Mac, iOS
Языки: OCR PDFelement распознает более 20 языков, включая упрощенный китайский, традиционный китайский, польский, украинский и другие.
Как извлечь данные из счетов-фактур PDF с помощью PDFelement
Метод 1
- Откройте PDF-файл, содержащий отсканированный счет-фактуру, в PDFelement. В качестве альтернативы создайте новый PDF-файл, используя отсканированное изображение счета-фактуры.
- Нажмите Выполнить OCR на панели уведомлений вверху. Можно также нажать плавающую кнопку OCR в правом верхнем углу документа.
- В параметрах сканирования выберите Сканировать в редактируемый текст, если вы хотите изменить текст. В противном случае выберите Сканировать в текст с возможностью поиска в изображении.
- Укажите, на каких страницах PDFelement будет выполнять OCR. Этот шаг необязателен. Вы можете оставить значение "Все страницы", которое выбрано по умолчанию.
- Выберите языки, используемые в счете-фактуре.
- Нажмите кнопку Применить, а затем подождите, пока PDFelement закончит выполнение OCR на счете-фактуре.
- PDFelement создаст новый файл - редактируемую или доступную для поиска (в зависимости от того, что вы выбрали) версию счета-фактуры. Предположим, вы решили сделать редактируемую версию. Вы можете нажать на поля вокруг текста, чтобы начать его редактирование.
Метод 2
- Нажмите кнопку OCR в главном интерфейсе PDFelement.
- Выберите PDF-файл, содержащий счет-фактуру, из которого нужно извлечь текст.
- Выберите подходящий вариант сканирования.
- Опционально укажите диапазон страниц.
- Выберите языки в счете-фактуре.
- Нажмите Применить.
- При необходимости отредактируйте преобразованный файл.
Как выбрать лучшее программное обеспечение для распознавания счетов-фактур
Различия в программном обеспечении для распознавания счетов-фактур означают, что у них разные сценарии использования. Как же выбрать лучший для вас?
Во-первых, вы должны подумать о характере вашего бизнеса. Зачем вам нужно выполнять OCR на счетах-фактурах и бухгалтерских документах? Это редактирование или загрузка данных в вашу базу данных?
Далее необходимо рассмотреть стоимость программного обеспечения. Можете ли вы позволить себе премиум-опцию? Или вы можете остановиться на золотой середине? Некоторые предприятия предпочитают именно это, поскольку им не нужен очень продвинутый сканер счетов-фактур и OCR.
Когда следует избегать решений по сканированию счетов-фактур
Если ваша компания стремится быть максимально эффективной, есть лучшие варианты, чем решение для сканирования счетов-фактур. Да, это устраняет необходимость ручного ввода данных. Однако сотрудникам все равно необходимо проверить точность распознанного текста.
Вместо этого вам следует внедрить полностью автоматизированную систему AP. Она полностью интегрирована в процессы компаний от начала до конца. Когда счет-фактура в формате PDF приходит по электронной почте, он автоматически извлекает данные и загружает их в бухгалтерскую систему.
Заключение
Выполнение OCR на счетах-фактурах ускоряет определенные части бизнеса. И у вас есть несколько вариантов программного обеспечения. Это означает, что вы можете выбирать в зависимости от размера и бюджета вашей компании. Самым доступным является PDFelement, который позволяет бесплатно распознавать документы. Кроме того, он предлагает множество инструментов для работы с PDF.