Иногда вам необходимо преобразовать файлы Excel в PDF. Например, при отправке файлов коллегам или начальству. Вы можете отправить файл в формате Excel. Однако презентация будет лучше и профессиональнее, если она будет в формате PDF. Но как можно преобразовать файлы Excel в PDF? Вы можете сохранить это в формате PDF используяVBA.
В этой статье вы узнаете, как это сделать.
В этой статье
Часть 1. Что такое VBA?
VBA расшифровывается как "Visual Basic for Applications". Корпорация Microsoft разработала этот язык программирования и интегрировала его в приложения MS Office. Он позволяет получить доступ к функциям, выходящим за рамки того, что предлагают такие приложения, как MS Excel. Кроме того, VBA позволяет настраивать приложения в соответствии с вашими конкретными потребностями.
Microsoft писал программы MS Office с использованием VBA. А VBA работает как внутренний язык программирования в этих программах. Таким образом, по сути, VBA позволяет вам "наследовать" полномочия разработчика. Он позволяет добавлять в программы MS Office функции, помогающие автоматизировать компьютерные процессы.
Но, конечно, сначала нужно знать, как писать код на языке программирования VBA.
Part 2. Как сохранить (распечатать) Excel в PDF с помощью VBA
VBA позволяет сохранять файлы Excel в формате PDF. То есть, если вы знаете правильные коды и как вводить коды VBA в Excel. Не все разбираются в этом вопросе. Не волнуйтесь. Мы вас прикроем. Below are the codes that you will need.
1. Сохранить активные листы Excel в формате PDF с помощью VBA
Предположим, что вам не нужно сохранять всю рабочую книгу в формате PDF. Сохранять нужно только активный лист или лист, который вы просматриваете в данный момент. Вот что вам следует сделать.
- Откройте рабочую книгу Excel с помощью MS Excel.
- Убедитесь, что вы просматриваете лист, который хотите сохранить в формате PDF.
- Нажмите "Alt + F11" на клавиатуре, чтобы открыть VBE (редактор Visual Basic).
- Найдите имя своей рабочей книги на панели "Project-VBAProject". Щелкните по нему правой кнопкой мыши.
- Нажмите "Вставить" > "Модуль".
- Вставьте этот код:
Sub SaveActiveSheetsAsPDF()
Dim saveLocation As String
saveLocation = "C:\Users\marks\OneDrive\Documents\myPDFFile.pdf"
ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
Filename:=saveLocation
End Sub
Примечание: Отредактируйте то, что находится в строке saveLocation. Укажите путь к папке, в которой будет храниться PDF. Также измените "myPDFFile.pdf" на желаемое имя файла.
- Нажмите "CTRL + S", чтобы сохранить рабочую книгу. Появится диалоговое окно. Нажмите "Нет".
- Нажмите на выпадающий список "Сохранить как тип" в диалоговом окне "Сохранить как". Выберите "Рабочая книга с поддержкой макросов Excel".
- Нажмите "Alt + Q".
- Откройте рабочую книгу с макросами, которую вы только что создали. Нажмите "Alt+F8".
- Выберите макрос, который вы создали ранее > нажмите "Запустить".
- Проверьте папку, указанную в коде, для поиска сгенерированного PDF-файла.
2. Использование VBA для сохранения активных рабочих книг Excel в формате PDF
Using VBA to save active Excel workbooks in PDF format Вот что вам следует сделать:
- Откройте рабочую книгу Excel с помощью MS Excel.
- Откройте VBE, нажав "Alt + F11".
- Найдите имя своей рабочей книги на панели "Project-VBAProject". Щелкните по нему правой кнопкой мыши.
- Нажмите "Вставить" > "Модуль".
- Вставьте этот код:
Sub SaveActiveWorkbookAsPDF()
Dim saveLocation As String
saveLocation = "C:\Users\marks\OneDrive\Documents\myPDFFile.pdf"
ActiveWorkbook.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
Filename:=saveLocation
End Sub
Примечание: Отредактируйте то, что находится в строке saveLocation. Укажите путь к папке, в которой будет храниться PDF. Также измените "myPDFFile.pdf" на желаемое имя файла.
- Нажмите "CTRL + S", чтобы сохранить рабочую книгу. Появится диалоговое окно. Нажмите "Нет".
- Нажмите на выпадающий список "Сохранить как тип" в диалоговом окне "Сохранить как". Выберите "Рабочая книга с поддержкой макросов Excel".
- Нажмите "Alt + Q".
- Откройте рабочую книгу с макросами, которую вы только что создали. Нажмите "Alt+F8".
- Выберите макрос, который вы создали ранее > нажмите "Запустить".
- Проверьте папку, указанную в коде, для поиска сгенерированного PDF-файла.
3. Сохранить выбранные части Excel в формате PDF
Теперь, что если вы не хотите сохранять всю рабочую тетрадь в формате PDF? Также не обязательно сохранять весь лист. Вы можете выбрать ячейки, которые необходимо включить в PDF. Выполните следующие действия:
- Откройте рабочую книгу Excel с помощью MS Excel.
- Выберите ячейки, которые должны появиться в PDF-файле.
- Откройте редактор Visual Basic, нажав "Alt + F11".
- Найдите имя вашей рабочей книги на панели "Project-VBAProject" и щелкните по нему правой кнопкой мыши.
- Нажмите "Вставить" > "Модуль".
- Вставьте этот код:
Sub SaveSelectionAsPDF()
Dim saveLocation As String
saveLocation = "C:\Users\marks\OneDrive\Documents\myPDFFile.pdf"
Selection.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
Filename:=saveLocation
End Sub
Примечание: Отредактируйте то, что находится в строке saveLocation. Укажите путь к папке, в которой будет храниться PDF. Также измените "myPDFFile.pdf" на желаемое имя файла.
- Нажмите "CTRL + S", чтобы сохранить рабочую книгу. Появится диалоговое окно. Нажмите "Нет".
- Нажмите на выпадающий список "Сохранить как тип" в диалоговом окне "Сохранить как". Выберите "Рабочая книга с поддержкой макросов Excel".
- Нажмите "Alt + Q".
- Откройте рабочую книгу с макросами, которую вы только что создали. Нажмите "Alt+F8".
- Выберите макрос, который вы создали ранее > нажмите "Запустить".
- Проверьте папку, указанную в коде, для поиска сгенерированного PDF-файла.
4. Сохраните каждый рабочий лист как отдельный PDF-файл
Что если вам нужно сохранить все листы в рабочей книге? Однако каждый лист должен быть отдельным PDF-файлом. Вы можете следовать методу сохранения активного листа в формате PDF для каждого листа. Но это займет слишком много времени. Вместо этого вы можете сделать следующее:
- Откройте рабочую книгу Excel с помощью MS Excel.
- Нажмите "Alt + F11", чтобы открыть VBE.
- Найдите имя вашей рабочей книги на панели "Project-VBAProject" и щелкните его правой кнопкой мыши.
- Нажмите "Вставить" > "Модуль".
- Вставьте этот код:
Sub LoopSheetsSaveAsPDF()
Dim ws As Worksheet
Для каждого ws в ActiveWorkbook.Worksheets
ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
Filename:=ThisWorkbook.Path & "/" & ws.Name & ".pdf"
Следующий
End Sub
Примечание: Этот метод сохранит PDF-файлы в той же папке, что и рабочая книга. Что касается имен документов PDF, то они будут основаны на имени рабочей книги.
- Нажмите "CTRL + S", чтобы сохранить рабочую книгу. Появится диалоговое окно. Нажмите "Нет".
- Нажмите на выпадающий список "Сохранить как тип" в диалоговом окне "Сохранить как". Выберите "Рабочая книга с поддержкой макросов Excel".
- Нажмите "Alt + Q".
- Откройте рабочую книгу с макросами, которую вы только что создали. Нажмите "Alt+F8".
- Выберите макрос, который вы создали ранее > нажмите "Запустить".
- Проверьте папку, указанную в коде, для поиска сгенерированного PDF-файла.
Часть 3. Сохранить Excel в формате PDF без VBA
Сохранение рабочих книг Excel в формате PDF с помощью VBA - удивительная вещь. Вам понадобятся только две вещи: (1) установленный на вашем компьютере MS Excel и (2) знание языка программирования VBA.
Дело в том, что эти две вещи не очень доступны. Возможно, у вас нет лицензии на MS Excel, поэтому вы можете использовать его только для просмотра рабочих книг. Онлайн-версия не позволяет использовать макросы. Если говорить о самих макросах, то не все могут их писать. Поэтому вы будете искать в Интернете коды VBA, написанные другими.
Вот предложение. Используйте программное обеспечение PDF для преобразования файлов Excel в файлы PDF. Это намного проще. Кроме того, у вас будет инструмент, который вы сможете использовать для редактирования создаваемых PDF-файлов.
Wondershare PDFelement - упрощение конвертации Excel в PDF
Wondershare PDFelement - Редактор PDF-файлов является одной из самых популярных программ для работы с PDF. Можно сказать, что это домашнее имя. Эта программа позволяет редактировать, объединять, сжимать, конвертировать PDF-файлы и многое другое. Время доказало, насколько надежен PDFelement. Помимо сложных функций, это программное обеспечение может похвастаться простым в использовании интерфейсом.
Вы можете использовать PDFelement для преобразования рабочих книг Excel в файлы PDF.
Преобразование Excel в PDF с помощью Wondershare PDFelement
Выполните следующие шаги, чтобы преобразовать файл Excel в PDF.
- Установите и откройте PDFelement.
- Нажмите "Открыть PDF" > "Из файла".
- Выберите файл Excel, который необходимо преобразовать в PDF.
- PDFelement автоматически преобразует файл. Затем откроется созданный PDF. Просмотрите PDF-файл.
- Сохраните файл, нажав "CTRL + S" на клавиатуре или нажав "Файл" > "Сохранить" или кнопку "Сохранить" на верхней панели инструментов.
Помимо преобразования Excel в PDF, вы также можете использовать PDFelement для преобразования PDF в Excel, Word, изображения или другие форматы файлов Microsoft Office. Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше:
Заключение
You can't save Excel Workbooks as PDF files using MS Excel. По крайней мере, если вы не знаете, как использовать коды VBA для добавления этой функции. Но это непросто, даже если вы знаете о возможностях редактора Visual Basic, встроенного в MS Excel. Вам нужно знать, как кодировать с помощью VBA или изучить, какие коды нужно вводить на VBE.
Таким образом, использование программного обеспечения PDF, такого как PDFelement, для преобразования файлов Excel в PDF является разумным. Он упрощает процесс преобразования, позволяя вам легче превращать файлы Excel в PDF. В качестве бонуса на вашем устройстве будет установлен замечательный инструмент для работы с PDF.