Как архивировать школьные документы и улучшить доступ к данным?

Школьные записи являются очень важными документами и наиболее решающими, которые могут существовать для всего образовательного сообщества, поскольку в них может содержаться информация обо всех агентах, находящихся в школе, а также данные о собственности и компании, предоставляющей академические услуги.

Они представляют собой высоко детализированный инструмент и хранят данные большой важности, что может много значить в момент их консультации, потому что через них можно решать сомнения, подтверждать данные, делиться важной информацией или консультироваться по интересующему содержанию для кого-либо. Кроме того, школьные записи могут быть многолетними, поэтому могут существовать файлы, которым много лет.

Школьные записи могут содержать телефонные номера, информацию о каждом ученике, родителях и учителях, учебные планы, отчёты, чертежи зданий, планы эвакуации, планы безопасности, историю покупок, список материалов, правовые документы и многое другое; поэтому, не нужно говорить о том, что их необходимо хранить в надёжном месте или защищать, если они в цифровом виде.

Хотя все элементы, составляющие школьные записи, важны, записи учеников являются наиболее преобладающими и содержат личную и академическую информацию о каждом ученике, который является частью образовательного учреждения. Поэтому важно держать их безошибочными, очень хорошо организованными и очень безопасными, так как утечка информации может привести к серьёзным проблемам. Если вы думаете о том, как улучшить управление и безопасностью этих важных документов, тогда вы узнаете, как это сделать.

Как улучшить управление записями учеников?

Чтобы улучшить управление записями учеников в школе или учреждении, где вы находитесь, первым шагом, который вы должны сделать, является загрузка PDFelement, который является профессиональным программным обеспечением для работы с PDF-документами. Большим преимуществом перед другими является то, что он имеет огромное количество инструментов, которые помогут вам настроить содержание так, как вам угодно, плюс вы сможете управлять своими документами намного проще.

Как если бы этого было недостаточно, PDFelement разработан Wondershare, что означает, что он имеет полную совместимость с Wondershare PDFelement Cloud, так что вы можете получить доступ к данным школьных записей одним щелчком мыши.

Теперь, когда вы в общих чертах узнали о фантастическом приложении PDFelement, я поделюсь несколькими процедурами, которые помогут вам улучшить управление записями учеников из разных областей, чтобы информация была очень хорошо организована и защищена.

1. Конвертирование в PDF/A:

В начале я упомянул, что в школьных записях может содержаться информация за много лет, включая записи учеников. Также вы должны подумать о том, что множество файлов будет храниться в настоящем и в будущем, поэтому важно иметь документы в формате, который гарантирует их совместимость с любым приложением PDF будущего.

Благодаря формату PDF/A вы можете быть уверены, так как он сохраняет основные аспекты PDF-документа, но с определенными файлами, которые содержат только основные элементы PDF, отбрасывая те, которые относятся к приложениям. Другими словами, это формат, в котором сохраняется "сущее", и это поможет вам, даже если годы проходят, открывать их. Если у вас есть PDF-записи учеников, конвертирование их в PDF/A - это разумная идея. Вы можете использовать PDFelement для преобразования PDF-документов в PDF/A, ниже я покажу вам два способа сделать это. Первый из них следующий:

Есть еще один альтернативный способ конвертировать ваш PDF-документ в PDF/A. Ниже я покажу вам, как это сделать:

2. Уменьшение размера документа

Ваши школьные записи могут иметь большой размер, особенно если они являются отсканированными файлами, что, вероятно, сделает их медленными в открытии и замедлит ваш процесс запроса или редактирования. Не волнуйтесь, PDFelement поможет вам быстро уменьшить размер файла всего за несколько простых шагов. Вам просто нужно сделать следующее:

Есть еще один способ сжать ваш документ только путем обрезки секций с помощью инструмента "Обрезка". Вам просто нужно нажать на вкладку "Страница", а затем выбрать "Размер страницы". Вы увидите всплывающее окно, где определите поля для обрезки объектов и изменения размера страницы. Это действие уменьшит размер вашего файла.

3. Сканирование школьных записей

Если у вас все еще нет школьных записей в формате PDF, что вы ждете? Вы сможете иметь их под рукой, организованные и без хранения больших объемов бумаги. Чтобы выполнить сканирование, PDFelement поможет вам сделать это легко, вам просто нужно следовать этим шагам:

4. Обеспечение соответствия и безопасности

Помните, что в школьных записях содержится очень важная информация, большинство из них содержат конфиденциальные данные, к которым должен быть ограничен доступ. С помощью PDFelement вы сможете обеспечить безопасность своих документов, зашифровав их с помощью защиты паролем. Далее я покажу вам, как это сделать:

5. Добавление, удаление и редактирование метаданных

Если вам нужно добавить, удалить или отредактировать данные в школьных записях, вам понравится PDFelement благодаря всем инструментам, которые он предоставляет вам. Каждый из них даст вам возможность настроить ваш файл так, как вы хотите, и всегда легко и практично. Далее я объясню, что вы можете сделать, чтобы отредактировать информацию в ваших PDF-документах:

Если вы хотите отредактировать данные в вашем PDF-файле со школьными записями, вы можете сделать это с помощью инструментов, доступных в меню "Правка". PDFelement позволит вам редактировать тексты, добавлять изображения, размещать ссылки, устанавливать фон, писать заголовки и нижние колонтитулы, а также многое другое.

Также имеются функции, с помощью которых вы можете добавлять комментарии, печатные штампы, закладки и электронные подписи, чтобы ваши документы оставались действительными.

6. Быстрый доступ из любого места через облако

Еще одно великое преимущество, которое предлагает PDFelement, это возможность легко делиться своими PDF-документами и загружать их в облако. Среди вариантов хранения, предоставляемых хранилищем Wondershare PDFelement Cloud, Wondershare PDFelement Cloud является лучшим вариантом для PDFelement, потому что существует полная совместимость. Вы сможете редактировать и настраивать свои файлы онлайн со всеми доступными вам инструментами, и у вас не будет проблем из-за несовместимости или ошибок чтения. Чтобы поделиться вашими документами с Wondershare Cloud, вам просто нужно выполнить то, что я вам покажу ниже:

Откройте ваш документ и нажмите "Файл" в верхнем левом углу вашего экрана. В выпадающем списке выберите "Поделиться", а затем "Wondershare Cloud". Этого будет достаточно, чтобы ваш файл был в облаке, и вы сможете открыть его из любого места всего несколькими простыми кликами.

Вывод

Школьные и студенческие записи содержат важные документы, которые должны быть организованы, защищены и иметь максимальную безопасность. Тот факт, что они хранятся в цифровом виде, имеет большое преимущество, но этого недостаточно. Если вы используете программное обеспечение, такое как PDFelement, вы можете быть уверены, что ваши файлы будут загружены в невероятное хранилище, такое как Wondershare Cloud, и, кроме того, у вас будет множество инструментов для редактирования, внесения корректировок или выполнения любых других действий, которые вы считаете необходимыми для персонализации документов.