Сегодня миллионы людей выполняют функции своих должностей, работая из дома. Для некоторых это очень положительное изменение, поскольку это позволяет проводить больше времени в кругу семьи или просто дома, тогда как для других удаленная работа кажется неэффективной и небезопасной. Чтобы понять последних, необходимо знать происхождение договоренности о удаленной работе. Что изменилось, и почему удаленная работа так важна сегодня?
Часть 1. Важность обеспечения безопасности документов при удаленной работе
По мере того как технологии становились доступнее, многие компании начали рассматривать удаленную работу как более приемлемый вариант, поскольку это не требовало значительных затрат на управление. Однако возникали определенные проблемы, которые требовалось решить. Было распространено мнение, что удаленная работа может привести к уменьшению социального взаимодействия между сотрудниками, снижению морального настроения, затруднению сотрудничества и угрозе безопасности информации компании.
В свете текущей необходимости соблюдать социальное дистанцирование, компании стараются быстро решить проблемы, связанные с социальным взаимодействием и сотрудничеством. Сегодня компании активно вкладывают средства и усилия в улучшение управления удаленной работой и подготовку своего персонала. Однако основной заботой как компаний, так и сотрудников остается обеспечение безопасности конфиденциальной информации, с которой они работают.
Утечка данных - это не игра. Согласно данным, предоставленным некоторыми из самых крупных компаний по кибербезопасности в США, средние затраты на компанию в мире в случае утечки данных составляют 3,86 миллиона долларов США. К счастью, сегодня существуют инструменты управления файлами, которые полагаются на криптографию для защиты информации.
Wondershare PDFelement - Интеллектуальные PDF-решения, упрощенные с помощью искусственного интеллекта.
Преобразование стопок бумажных документов в цифровой формат с помощью функции распознавания текста для лучшего архивирования.
Различные бесплатные PDF-шаблоны, включая открытки с пожеланиями на день рождения, поздравительные открытки, PDF-планировщики, резюме и т.д.
Редактируйте PDF-файлы, как в Word, и легко делитесь ими по электронной почте, с помощью ссылок или QR-кодов.
ИИ-Ассистент (на базе ChatGPT) напишет, отредактирует и переведет ваш контент, чтобы сделать его прекрасным и особенным.
Часть 2. Как обеспечить безопасность документов клиентов при удаленной работе?
При удаленной работе вам необходимо отправлять и получать информацию через интернет. Проблема интернета для удаленных работников заключается в том, что у них нет такой же инфраструктуры безопасности, как в офисах компании. Поэтому каждый удаленный работник должен принимать меры предосторожности, чтобы предотвратить попадание информации компании в неправильные руки.
Атаки вредоносного ПО: Вредоносное программное обеспечение, по сути, является программным обеспечением, обычно намеренно загружаемым в сеть для загрузки через обманы. Это программное обеспечение может красть все виды информации в фоновом режиме, не при этом пользователь не осведомлен об этом. Кроме того, стоит знать, что вредоносное программное обеспечение на основе криптовирусов специально разработано для блокировки доступа к нему, пока не будет выплачен выкуп. Это так называемые вымогатели, и согласно данным, предоставленным компаниями по кибербезопасности в США, новая организация станет жертвой вымогателей каждые 11 секунд к 2022 году.
Фишинг: Фишинг состоит в использовании методов социальной инженерии, которые обманывают людей, чтобы они добровольно предоставляли личную информацию, такую как пароли для доступа к социальным сетям, облачным сервисам хранения или деловому программному обеспечению. В целом, эти типы обманов проводятся через электронную почту, форумы и социальные сети. Обратите внимание, что 30% фишинговых сообщений открываются целевыми пользователями, и 12% из них нажимают на вредоносный вложенный файл или ссылку.
Метод 1. Удаление информации
Хотя это трудно поверить, вы должны начать принимать меры безопасности задолго до того, как делиться вашими файлами. С того момента, когда вы начинаете записывать информацию, вы должны следовать ряду советов.
Используйте технологию PDF
Технология PDF славится тем, что обеспечивает возможность просмотра документов с точностью на любом устройстве. Однако это не единственное преимущество, которое предлагает эта технология PDF. Существуют программы управления PDF-документами, такие как PDFelement, которые позволяют использовать криптографические системы безопасности. С их помощью вы можете создавать свои документы с полной уверенностью, что они никогда не будут расшифрованы, даже если попадут в неправильные руки.
Следите за обновлениями
Часто программное обеспечение имеет уязвимости. Проблемы этих уязвимостей начинают исправляться только после того, как их кто-то обнаружит и сообщит о них компаниям-разработчикам программного обеспечения. Убедитесь, что операционная система и используемое вами программное обеспечение обновлены, поскольку это может предотвратить компрометацию информации, с которой вы работаете.
Работайте только с защищенными страницами
Если вам когда-либо потребуется просматривать интернет, убедитесь, что вы посещаете только сайты с SSL-сертификатом, поскольку они обеспечивают шифрование данных. Вам просто нужно убедиться, что веб-домены URL, которые вы посещаете, начинаются с HTTPS, а не HTTP.
Защитите свой просмотр с помощью VPN
VPN (виртуальная частная сеть) подключается к сети, которая действует как фильтр между вашим компьютером и вашим поставщиком сетевых услуг. Короче говоря, вы используете посредника, чтобы защитить вашу личность, местоположение и одновременно воспользоваться сетью, специально настроенной для обеспечения безопасности. Ваша информация будет передаваться в зашифрованном виде, так что даже если киберпреступник сможет ее перехватить, она будет неразборчивой для него.
Wondershare PDFelement - Интеллектуальные PDF-решения, упрощенные с помощью искусственного интеллекта.
Преобразование стопок бумажных документов в цифровой формат с помощью функции распознавания текста для лучшего архивирования.
Различные бесплатные PDF-шаблоны, включая открытки с пожеланиями на день рождения, поздравительные открытки, PDF-планировщики, резюме и т.д.
Редактируйте PDF-файлы, как в Word, и легко делитесь ими по электронной почте, с помощью ссылок или QR-кодов.
ИИ-Ассистент (на базе ChatGPT) напишет, отредактирует и переведет ваш контент, чтобы сделать его прекрасным и особенным.
Метод 2. Шифрование документов
Шифрование данных заключается в обработке файла как набора битов, взятии небольшого сегмента этих битов и пароля, выбранного пользователем, для использования в качестве ссылки в алгоритме, который управляет представлением текущего состояния документа. Остальные биты расставляются в случайном порядке для создания хаоса, и используется небольшой сегмент битов, а также пароль, который назначил пользователь, чтобы решить алгоритм, который помогает вернуть все биты на свое место.
В зависимости от количества значений, используемых для генерации криптографического ключа, его можно считать более или менее безопасным. Однако важно отметить, что при использовании сегмента всего лишь 128 битов преступникам может потребоваться тысячи лет для решения алгоритма методом проб и ошибок (атака методом грубой силы). К счастью, с помощью инструментов, таких как PDFelement, вы можете защитить свои документы с помощью этой технологии.
Вам нужно всего лишь открыть ваш документ с помощью PDFelement, перейти в раздел "Защита", установить флажок "Открытый пароль" и ввести пароль, выбрать уровень шифрования и нажать "Сохранить".
Метод 3. Реализация доступа к документам
Ограничение разрешений не является новым. Windows позволяет назначать права на чтение и запись. Однако при работе с текстовыми документами вы, вероятно, захотите, чтобы определенные люди могли читать и вносить изменения в документ. С помощью PDFelement вы можете быстро решить эту проблему. Эта программа позволяет назначить конкретные разрешения для того, чтобы определенные люди могли читать и изменять документ.
Если это ваш случай, вы можете установить флажок "Пароль разрешений", чтобы установить конкретные разрешения, а по завершении выбрать уровень шифрования и нажать "Сохранить".
Заключение
Удаленная работа в настоящее время является необходимостью. Многие компании делают все возможное, чтобы продолжать работу, обеспечивая при этом безопасность информации и своих сотрудников через удаленную работу. Множество киберпреступных организаций пытаются воспользоваться этим, и поэтому сегодня, более чем когда-либо, мы должны принимать меры предосторожности в отношении управления информацией. PDFelement - простой в использовании инструмент, с помощью которого вы можете гарантировать, что информация, с которой вы работаете, будет в безопасности в любое время.