Как мы все знаем, прогресс стал неотъемлемой частью нашей жизни. Документы и файлы переводятся в цифровую форму и используются онлайн для редактирования. Кроме того, контракты подписываются с использованием электронной подписи.
Устали от работы с большими стопками документов? Хотите попробовать PDF-сканер. На фотографиях можно запечатлеть конфиденциальную информацию и конвертировать ее в цифровой формат. Сканирование документов избавляет от необходимости распределения бумажных документов вручную и позволяет экономить время. Отсканированный документ - это способ запустить безбумажный офис. В следующих разделах содержится важная информация о сохранении документов и PDFelement. Итак, давайте рассмотрим тему немного подробнее.
В этой статье
1: Что такое отсканированные документы и какие у него основные преимущества
Как малые, так и крупные предприятия внедряют сканирование документов. Дело в том, что именно эта функция расширяет возможности фирмы. В этом разделе рассказывается о внедрении сканирования документов, преимуществах и о том, какие документы лучше всего подходят для сканирования в PDF.
1.1. Основа сканирования документов
Прежде чем приступить к подробному изучению тем, упомянутых выше, важно понять термин “сканирование документов”. Сканирование документов - создание изображений документов в цифровой форме.
Конвертации в доступные цифровые файлы компании ускоряет работу фирмы и увеличивает доходы. Дело в том, что при работе с бумажными документами повышается риск ошибки, бумаги занимают огромное офисное пространство. Отсканированную копию можно редактировать и интерпретировать. Именно поэтому так важно иметь под рукой PDF-сканеров.
1.2. Чем полезно сканирование документов?
Безбумажный офис позволяют создать PDF-сканеры и цифровых документы,. Благодаря системе сканирования ваши данные не потеряются под большим количеством файлов и не займут много места. Один клик - и ваша личная или профессиональная информация у вас на экране. В статье рассказывается о ключевых преимуществах цифровых документов.
Эффективная защита и сохранение данных
Отсканированные документы защищены паролем и зашифрованы. Поскольку печатные копии всегда можно просмотреть и скопировать, возникает риск утечки информации. Сканирование документов также обеспечивает безопасность файлов в облачных сервисах.
Сокращение количества бумаги и экономия времени
Беспорядок из-за большого количества листов может сказаться на производительности сотрудников. Использование PDF-сканеров сокращает количество использованной бумаги и обеспечивает идеальную офисную обстановку. Расширенная возможность поиска по ключевым словам экономит время и избавляет от необходимости искать нужную информацию на листах.
Легкий доступ и сохранение информации
Расширенный доступ к файлам помогает всему персоналу открывать документы, не находясь в определенном месте. Поскольку файл находится в общем доступе в облаке, доступ гарантирован. Благодаря этому информация сохраняется, и только соответствующие должностные лица могут получить доступ к конфиденциальной информации.
Улучшено обслуживание клиентов и офисные помещения
Контракты, счета-фактуры и накладные генерируются простым нажатием кнопки, что помогает улучшить обслуживание клиентов. Кроме того, все документы хранятся онлайн на одном сервере, что экономит офисное пространство и приносит доход.
Экономично и экологично
Отсканированные документы позволяют экономить на стоимости принтера, а также на ежедневной печати и рассылке по почте. Такая безбумажная концепция усиливает мотив “Быть экологичным” и способствует созданию благоприятной для окружающей среды обстановки. Используя меньшее количество бумаги и токсичных чернил для принтера, можно значительно сократить количество углеродных следов.
1.3. Какие документы подходят для сканирования
PDF-сканеры изменили взгляды пользователей на использования документов. Пользователи используют сканирование для множества файлов. К таким файлам относятся медицинские записи, контракты, файлы поставщиков и многое другое. В разделе представлены файлы, в которых часто требуется сканирование документов.
-
Медицинские карты: Медицинская карта включает в себя данные по диагностическим тестам, информация клинических испытаний, данные пациентов и отчеты о лабораторных исследованиях, которые необходимо отсканировать.
-
Юридические документы: Файлы клиентов, дела, судебные документы, документы о взыскании и другие бумаги, требующие проверки.
-
Документы отдела кадров: Документы отдела кадров, переведенные в цифровую форму ускоряют работу сотрудников. Бумаги представляют собой бланки заявлений, личные дела сотрудников, платежные ведомости и страховые полисы.
-
Формы и опросы: В раздел входят различные документы по опросам, анкетам, банковским кредитам, заявкам на ипотеку и формы рыночного налогообложения.
-
Деловые документы: К деловым документам относятся административные документы, информация поставщиков, входящей почте и накладным.
-
Документы большого формата: Документы большого формата необходимо сканировать, поскольку они включают в себя чертежи САПР, инженерные чертежи, чертежные схемы и строительные планы.
-
Зараженные документы: Оцифровка зараженных документов просто необходима. К группе относятся документы, которые могут нести риск для здоровья или содержать на бумаге токсичные элементы.
-
Бухгалтерский документ: Бухгалтерские документы включают входящие счета-фактуры, банковские документы, кредитные и дебетовые накладные и отчеты о расходах.
2: PDFelement: Сравнительный анализ безбумажного офиса
Wondershare PDFelement
Простое и мощное приложение для редактирования PDF-файлов, позволяющее читать, редактировать, конвертировать, комментировать, подписывать и обмениваться PDF-файлами на iPhone/iPad/Android.
В последнее время на рынке появляется все больше различных приложений и программное обеспечение для создания цифровых документов всего за секунду. В разделе рассматривается PDFelement и объясняется роль PDF-сканеров , когда речь заходит о безбумажном офисе.
2.1. Использование PDFelement для сканирования файлов
Среди широкого спектра приложений для сканирования документов стоит обратить внимание на PDFelement. С настройкой на платформу iOS, программное обеспечение позволяет с легкостью делать заметки, заполнять формы и сканировать текст. Намного проще сканировать документы с помощью PDFelement и извлекать из них максимум пользы.
Wondershare PDFelement предлагает удобный и интуитивно понятный интерфейс, который позволяет легко работать даже новичкам. Кроме того, функция "темный режим" позволяет работать с текстом и изображениями даже поздней ночью.
PDFelement поддерживает множество дополнительных функций. Рассмотрим четыре из них.
-
Программное обеспечение представляет собой удобный значок на странице общего доступа к iOS, который помогает конечному пользователю легко импортировать файлы из Safari.
-
Документы можно конвертировать в изображения и другие форматы Microsoft Office.
-
PDF-документ может быть оптимизирован, если пользователь хочет увеличить или уменьшить размер файла. Доступны следующие параметры: высокий, средний и низкий.
-
С помощью приложения можно изменять размер шрифта, цвет и играть с выравниванием текста.
Полные инструкции по работе с PDFelement приведены ниже:
Шаг 1 Выберите значок “Сканировать”
Для начала запустите Wondershare PDFelement с iPhone. Откроется всплывающий интерфейс. Нажмите на значок “+”, расположенный в правом нижнем углу, и нажмите "Сканировать" в меню опций.
Шаг 2 Процесс импорта
Создайте новый PDF-файл с помощью камеры. Камера будет запущена автоматически. Однако вы можете получить доступ к "фотографиям", чтобы выбрать изображения из них. Нажмите “Фотографии” в разделе “Импорт из”.
Шаг 3 Сохранение материалов
После этого вы можете отредактировать, аннотировать и кадрировать изображения, используя дополнительные инструменты программы. Нажмите на кнопку “Сохранить”, расположенный в правом верхнет углу документа. Переименуйте файл и сохраните документ в нужном месте.
2.2. Почему сканирование в формате PDF и безбумажный формат работы - эффективны?
Идеально отсканированный PDF-документ во - инструмент для безбумажной работы. В разделе рассматривается особенности сканирования PDF-файлов и развития безбумажной формы работы.
Хранение и резервное копирование данных
С легкостью сохраняйте данные и создавайте резервные копии, что позволяет избежать увеличения объема бумаги и потери файлов в непредвиденных обстоятельствах, таких как пожар или наводнение.
Эффективность и идеальное рабочее пространство
Переход на безбумажный режим - это отсутствие задачи по заполнению, подшивке, организации и отслеживанию документов. Сканированные документы ускоряют процесс работы. Больше не будет беспорядка на рабочем столе.
Минимальная вероятность ошибок, лучшая организация совместной работы
Использование PDF-сканеров позволяет без особых усилий организовать данные на одном сервере. Более того, безбумажная форма работы позволяет всему персоналу использовать сохраненные файлы, не опасаясь взлома или неправомерного использования.
Эффективное и спокойное общение с клиентами
Безбумажный офис не требует особого места для встреч с клиентами и бизнесменами. Благодаря электронной почте и приложениям общение происходит намного быстрее и эффективнее. Безопасная, динамичная, эффективная система с минимальным количеством помех - это спокойствие предпринимателя.
3:Заключение
Сканеры PDF и отсканированные документы - это наше будущее. Благодаря конвертации физических документов в цифровые гарантируется сохранность конфиденциальной информации. Безбумажный офис сокращает выбросы углекислого газа и создает меньшую токсичность для окружающей среды.
Хотите создать идеальное рабочее место в любой точке? Перейдите на безбумажный офис с интеллектуальным ПО, таким как PDFelement, чтобы сделать этот процесс более быстрым, эффективным и продуктивным.