Системы менеджмента качества - это, по сути, набор протоколов, процедур и другой документации, направленных на достижение заранее определенных стандартов качества. Таким образом, все сотрудники организации, независимо от их местонахождения, должны иметь централизованный доступ к документам системы менеджмента качества или СМК. В большинстве случаев существуют стандарты качества, уникальные для каждого отдела или подразделения, и для этого может потребоваться, чтобы некоторые части системы были привязаны к другим. Какой бы ни была необходимость, PDF-файл играет жизненно важную роль в обслуживании документов СМК. В этой статье мы рассмотрим идеальные инструменты, необходимые для управления и поддержки такой экосистемы документации, и то, как они помогают организовать ресурсы, а также более подробно рассмотрим некоторые процессы, связанные с использованием инструментов PDF в среде СМК.
Часть 1. Почему важен профессиональный PDF-редактор
Поскольку большая часть документации должна быть заархивирована для удобства поиска, хранилища СМК и банки знаний часто хранятся в формате PDF. Это, помимо прочего, обеспечивает простоту распространения, глобальную доступность для просмотра и использование средств обеспечения безопасности.
Представляем Wondershare PDFelement - Редактор PDF-файлов, самое доступное, комплексное и гибкое решение для работы с PDF, которое вы можете найти. Причина, по которой PDFelement является популярным PDF-редактором, заключается в том, что он охватывает все функции, обычно используемые для ведения документов системы менеджмента качества, как описано ниже:
Создать: PDFelement может конвертировать сотни типов файлов в PDF, поэтому, независимо от того, есть ли у вас электронные таблицы, графики, текст, изображения, веб-страницы, электронные книги или любой другой формат файлов, вы можете объединить информацию в PDF для легкого и безопасного доступа.
Конвертировать: Вы также можете конвертировать определенные документы обратно в их исходные форматы для редактирования, после чего они могут быть добавлены обратно в основной PDF-файл. Это позволяет постоянно обновлять информацию.
Редактирование: Текст, изображения, гиперссылки и другое содержимое можно редактировать непосредственно в PDF-файле с помощью PDFelement.
Объединение: Ключевые документы системы менеджмента качества могут быть сгруппированы и объединены для консолидации связанной информации. Объединенные файлы будут иметь дополнительную первую страницу, содержащую название каждого из документов, которые были объединены для создания основного файла.
Упорядочивание: Страницы PDF можно добавлять, удалять, изменять порядок, извлекать, поворачивать и т.д., Что позволяет быстро перестраивать содержимое в соответствии с меняющимися потребностями вашей организации.
Безопасность: Защита паролем корпоративного уровня может быть реализована во всех документах системы менеджмента качества, чтобы гарантировать, что только авторизованный персонал сможет редактировать информацию. Другим пользователям может быть предоставлено разрешение на просмотр, печать и копирование содержимого.
По всем этим причинам PDFelement является предпочтительным редактором PDF для большинства инициатив по управлению качеством.
Часть 2. Применение формата PDF в системах менеджмента качества
1. Что такое СМК или система менеджмента качества?
Как мы вкратце выяснили, СМК - это набор документов, описывающих, как должны быть достигнуты конкретные цели в области качества, и наилучшие методы их достижения. В первую очередь это предполагает использование обширной документации в виде руководств по качеству, стандартов работы, процедурных документов, контрольных списков по качеству и аналогичного контента.
Хотя существует несколько различных способов управления такими рабочими процессами документооборота, требования к СМК очевидны:
- Информация должна быть доступна только соответствующим сотрудникам, к которым относится эта информация
- Файлы должны быть легко доступны для совместного использования либо по URL-адресам, либо в виде вложений
- Информация должна быть надлежащим образом каталогизирована и проиндексирована для улучшения поиска
Учитывая эти факторы, инструменты, предлагаемые PDFelement, полностью охватывают спектр требований к ведению документации системы менеджмента качества. Давайте рассмотрим некоторые из этих требований.
2. Как подписать PDF-файл
PDF-файлы в системе управления качеством всегда должны быть подписаны руководителем подразделения или начальником департамента. Для этого можно использовать функцию электронной подписи в PDFelement.
3. Как применить защиту паролем
В широко распространенные документы никоим образом нельзя вносить изменения. Этого можно достичь путем применения таких мер безопасности, как ограничения на основе пароля, что возможно с помощью PDFelement.
Часть 3. Применение PDF для контроля документов операционного протокола
Управление документами системы менеджмента качества также должно осуществляться надлежащим образом для обеспечения эффективности, удобства поиска и безопасного обмена. Вот некоторые процессы, которые отвечают этим требованиям.
1. Как объединить текущие стандартные документы
Функция объединения PDF-файлов может быть использована для объединения нескольких файлов в один PDF-файл. Это можно легко сделать с помощью PDFelement, как показано ниже:
Шаг 1. В новом окне нажмите Объединить PDF.
Шаг 2. Теперь вы можете перетащить свои файлы в интерфейс, чтобы добавить их в очередь. Вы также можете нажать кнопку "Добавить" внизу, чтобы импортировать файлы, папки и открытые в данный момент документы.
Шаг 3. При необходимости измените порядок файлов в очереди.
Шаг 4. На правой боковой панели вы можете выбрать, объединить ли все файлы в очереди или вставить новый документ во все файлы, находящиеся в очереди.
Шаг 5. После установки параметров нажмите кнопку Применить, а затем выберите место для хранения объединенного PDF-файла.
2. Как установить закладки
Закладки PDF полезны при поиске в документе определенного раздела или когда вам нужно обновить информацию в определенной части файла. Такие закладки можно легко установить с помощью PDFelement.
Шаг 1. Как только файл будет открыт, щелкните значок боковой панели в левом верхнем углу и выберите Закладки, чтобы открыть панель закладок.
Шаг 2. Перейдите на страницу, на которую вы хотите добавить первую закладку.
Шаг 3. В нижней части панели нажмите Добавить закладку и введите название, чтобы идентифицировать ее.
Шаг 4. Продолжайте прокручивать до каждой страницы, где требуется закладка, и выполните шаг 4, описанный выше.
После добавления всех закладок сохраните файл, чтобы сохранить изменения. Теперь все пользователи смогут получить доступ к панели закладок, что позволит им легко перемещаться по документу при поиске или обновлении содержимого.
3. Предоставьте инспектору доступ к защищенному документу
Защищенные документы СМК часто нуждаются в проверке сторонними специалистами или консультантами, чтобы подтвердить содержание или рекомендовать изменения. Чтобы предоставить им доступ к этим документам, также необходимо предоставить соответствующие пароли. Чтобы упростить задачу, создайте новый PDF-файл, содержащий все необходимые пароли, а затем примените единый открытый пароль для защиты файла. Этот файл можно отправить инспектору, а единый пароль можно передать ему по другому каналу.
Шаг 1. Чтобы создать новый PDF-файл, нажмите Файл → Создать → Пустой документ
Шаг 2. В новом документе щелкните Текст, чтобы перейти в режим редактирования текста
Шаг 3. Нажмите на символ T+, чтобы добавить новый текст, затем скопируйте и вставьте все необходимые пароли
Шаг 4. Затем примените пароль к этому файлу, используя процесс, показанный выше, но разница здесь в том, что вы будете применять открытый пароль, а не пароль доступа
Шаг 5. Теперь документ можно отправить получателю вместе с заблокированными файлами, а пароль для нового файла можно отправить им отдельно через другое приложение электронной почты или чата.
Прощальные мысли
Системы менеджмента качества часто имеют решающее значение для успеха организации и удовлетворенности ее клиентов. Таким образом, объем усилий, затрачиваемых на организацию системы менеджмента качества и обеспечение ее безопасного доступа для всех уполномоченных сотрудников, является жизненно важной частью этого процесса. PDFelement - это высокопроизводительный инструмент для управления всеми вашими документами в рамках системы менеджмента качества, а также самая доступная альтернатива другим редакторам PDF премиум-класса, таким как Adobe Acrobat и другие, с соответствующими возможностями.
Кроме того, PDFelement также доступен для Windows и iOS, а также есть новая облачная платформа для хранения данных и электронной подписи под названием Wondershare PDFelement Cloud, которая помогает управлять документами системы управления качеством. Благодаря этой экосистеме приложений и платформ ускорить работу с документами системы менеджмента качества стало проще, чем когда-либо.
Василий Лебедев
Главный редактор