Сейчас, когда мы живем во времена, когда все оцифровывается, использование физических газет стало очень редким. Люди всегда в движении, и, честно говоря, ни у кого нет достаточно времени, чтобы сидеть на одном месте и внимательно что-то читать. В этой статье мы расскажем вам о способе чтения документов с ладони.
Часть 1. Какие проблемы возникают в процессе редактирования файлов
Большинство населения во всем мире использует PDF-файлы для чтения в профессиональных целях. Те организации, которые хотят использовать цифровые носители для сохранения своих файлов, сталкиваются с трудностями при их создании и сохранении в долгосрочной перспективе, а также при реализации проекта, направленного на то, чтобы сделать информацию удобной для пользователей. Возраст и качество исходных записей являются необходимыми факторами, которые используются для определения времени и усилий, прилагаемых для достижения цели их сохранения.
1. Стоимость
Процесс оцифровки документов, если уж на то пошло, в первую очередь включает в себя сканирование. Каждая страница должна быть отсканирована должным образом, чтобы все на странице было четко видно. Файлы необходимо тщательно отсканировать, а затем преобразовать в формат PDF. Такое сканирование, если проводить его в больших масштабах, потребует больших затрат. Если выполнять его самостоятельно с помощью какого-либо приложения, оно может быть даже бесплатным.
2. Совместимость
Не все типы оцифрованных файлов совместимы с различными типами электронных устройств. Например, некоторые телефоны или планшеты не открывают файлы docx, если на них не установлено приложение. По этой причине совместимость будет высокой только в том случае, если бумага будет оцифрована в PDF-документ.
PDF-файлы легче читаются на большинстве устройств Android и iOS. Кроме того, их нелегко редактировать, поэтому нет опасности изменения информации.
3. Извлечение и архивирование
Когда создается большое количество PDF-файлов, управлять ими становится проще, поскольку они занимают очень мало места в памяти и могут храниться в электронном виде. Когда дело доходит до архивирования и поиска физических документов, для хранения документов столетней давности потребуются целые ряды и столбцы свободного места на полках.
Однако в цифровом виде можно создать отдельные файлы в соответствии с годом и датами и сохранить каждый соответствующий документ в указанной папке. Этот процесс значительно упрощает и ускоряет извлечение необходимого файла. Следовательно, управление файлами становится намного проще.
Часть 2. Как превратить бумажные архивы в электронные файлы
Оцифровка бумажных архивов может быть утомительным и трудоемким процессом. Но при наличии некоторого терпения и усердной работы все ваши файлы могут быть оцифрованы за считанные часы или дни, в зависимости от их количества.
1. Систематизируйте бумажные файлы
Первое, что необходимо сделать, это упорядочить ваши файлы. Все документы, относящиеся к этому конкретному файлу, должны храниться в порядке, чтобы не создавать проблем при сканировании. Кроме того, все остальные файлы также должны быть расположены в определенном порядке. Будь то в хронологическом порядке или в алфавитном порядке. Этот процесс поможет упростить сканирование при оцифровке вашего документа.
2. Отсканируйте бумажные файлы
Как только это будет сделано, ваши документы, наконец, будут готовы к сканированию! Теперь это тоже можно сделать двумя способами. Если вам нужно отсканировать много документов, возможно, будет разумнее воспользоваться сканером. Но если это короткий двухстраничный документ и вам срочно нужно его оцифровать, вы всегда можете просто воспользоваться камерой своего телефона.
При использовании сканера необходимо положить страницу, которую вы хотите отсканировать, лицевой стороной вниз на поверхность сканера и закрыть крышку сверху. Нажмите на кнопку сканировать со своего компьютера, и всего через несколько секунд отсканированная страница будет доступна на вашем компьютере.
Как только все страницы будут отсканированы, вам просто нужно нажать на кнопку “Создать PDF”, и ваш PDF-документ будет готов. Весь процесс также описан на веб-сайте pdf.wondershare.com.
Если вы пользуетесь телефоном, у вас должно быть установлено приложение, которое может конвертировать изображения в PDF-файлы. После этого все, что вам нужно сделать, это поместить документ в хорошо освещенное место и сделать четкий снимок на странице. И затем следующим процессом будет просто создание PDF-документа.
3. Проверьте отсканированный документ
После фотографирования или сканирования страниц документа вам нужно просто еще раз проверить изображения, чтобы убедиться, что весь текст виден и что полученные страницы расположены в правильном порядке.
4. Создание других электронных документов
Также могут быть созданы другие виды электронных файлов, которые не являются файлами PDF. Например, если кто-то сканирует фотографии для отправки кому-либо, он может сохранить их в формате JPEG или PNG, которые являются файлами, относящимися к конкретным изображениям.
Часть 3. Как создавать PDF-архивы
1. Преобразование и объединение исходных файлов в PDF-документы
Мы можем легко объединить несколько файлов в один большой PDF-документ с помощью программного обеспечения Wondershare PDFelement - Редактор PDF-файлов.
После загрузки и установки приложения все, что вам нужно сделать, это выбрать несколько документов, а затем нажать на кнопку, чтобы объединить их в PDF. Все они могут быть документами с разными расширениями файлов.
2. Установите закладку для документа PDF
Иногда, когда человек читает, ему нужно сделать перерыв и заняться чем-нибудь другим. Когда вы имеете дело с обычной книгой, вы можете просто поместить закладку и заняться своими делами. Однако, когда речь заходит о цифровых книгах, вам также необходимо добавить в книгу цифровую закладку. Вы выбираете страницу или текст и выбираете действие, чтобы добавить страницу в закладки.
Часть 4. Как улучшить функциональность PDF-архивов
1. Отредактировать PDF-документ
Редактировать PDF-файлы несложно, мы можем перевести изображения или печатные тексты в машиночитаемый текст с помощью оптического распознавания символов (OCR). Если вам нужно отредактировать PDF-документ, вам сначала нужно преобразовать его для чтения в текстовый формат; распознавание текста - это необходимый инструмент для преобразования.
Одной из наиболее часто используемых функций является редактирование текста. Если вы преподаватель или офисный менеджер, эта функция, несомненно, будет вам полезна. При чтении PDF-файлов люди сталкиваются с многочисленными ошибками. Редактирование текста - очень удобная функция для исправления ошибок. В большинстве случаев переформатирование текста также становится необходимым для пользователя. Для добавления комментариев к файлу необходимо использовать функцию редактирования текста. Это также предусмотрено PDFelement.
2. Настройки безопасности для PDF-документа
Иногда пользователи не хотят, чтобы другие видели некоторые конфиденциальные файлы. Эти файлы можно защитить паролем, чтобы к ним могли получить доступ только авторизованные пользователи. Файлы PDF также могут быть зашифрованы. Вы можете зашифровать только часть документа или весь документ целиком, установить или удалить пароли, а также изменить права доступа, чтобы ограничить или разрешить редактирование и печать документа.
Часть 5. Использование электронных документов в формате PDF
1. Электронные и физические архивы
Архивирование электронных документов в формате PDF должно быть приоритетным; это помогает в дальнейшем использовании данных. Управление файлами документов в формате PDF необходимо для ведения учета и сохранения информации с помощью bi-методологии (электронные и физические архивы). Что касается методов производства, технологического процесса и хранения, то крайне важно обратить внимание на то, что используемое оборудование должно быть протестировано перед использованием, чтобы определить эффективность и надежность системы, а также провести тестирование для анализа его способности принимать такие данные и сохранять их в исходном виде.
2. Компьютерный справочник вместо ручного
Архивы с компьютерными ссылками более удобны в использовании, чем архивы с ручными ссылками, поскольку в них легко осуществлять поиск. Они экономят время и усилия при ручном просмотре архивов и папок только для поиска одной статьи.
Заключение
При чтении PDF-документа у вас на экране появляется огромное количество возможностей. Для вас важно ознакомиться со всеми доступными функциями. Ими удобнее управлять и работать с ними, а также они экономят массу времени, места и усилий при хранении документов или файлов в физическом пространстве. Кроме того, гораздо проще читать документы из PDF-файлов, а не из большой газеты или тяжелой книги.
Вы можете начать с самого простого способа управления PDF-файлами с помощью PDFelement на настольных компьютерах, мобильных устройствах и в Интернете.
Василий Лебедев
Главный редактор