Пандемический страх перед коронавирусной болезнью (COVID-19) потряс мир коммерции до глубины души, и многие компании всерьез задумались о найме работников для удаленной работы, профессионалов или переводе штатных сотрудников на удаленную работу в безопасное место. Положительным моментом является то, что потребность в программном обеспечении для удаленной работы вдохнула новую жизнь в индустрию инструментов для удаленной работы. Мы рассмотрим список из 9 самых необходимых инструментов для удаленной работы, которые доступны по цене и достаточно гибки, чтобы удовлетворить потребности как малого бизнеса, так и крупных корпораций.
9 лучших инструментов для удаленной работы
#1 - PDFelement: Премиальное программное обеспечение для управления документами
Wondershare PDFelement - Редактор PDF-файлов представляет собой классический пример программного обеспечения для удаленной работы, которое повышает производительность команды, предоставляя полный контроль над рабочим процессом документов, в основном включая PDF и практически любой другой формат контента, включая HTML, MS Office, EPUB и т. д. Он доступен по цене, удобен в использовании и хорошо интегрирован с облачными сервисами, что делает его настоящим помощником среди инструментов для удаленной работы.
Что вы получите:
PDFelement для Windows/Mac/iOS/Android предлагает беспрецедентное управление PDF и общим рабочим процессом документов на нескольких устройствах и операционных системах. При этом он демонстрирует явное преимущество в стоимости по сравнению с ведущими на рынке PDF-редакторами, такими как Adobe Acrobat DC и Pro DC. Некоторые ключевые особенности:
- Создание, просмотр, редактирование, аннотирование и конвертирование PDF - Он может использоваться для создания PDF из других форматов документов, их просмотра, внесения изменений, добавления комментариев и пометок, а также конвертирования PDF в различные форматы вывода. При удаленной работе, он дает вам полный контроль над онлайн-рабочим процессом документов, а интеграция с облаком дополнительно повышает доступность при удаленном подключении.
- Безопасное подписание и редактирование PDF - Цифровые рабочие процессы имеют преимущества инструментов безопасности PDF, таких как шифрование паролей, юридические цифровые подписи и инструменты для маскировки конфиденциальной информации в PDF.
- Комплексное управление формами PDF - Проблема с формами заключается в том, что смесь цифровых и бумажных рабочих процессов несовместима. Это программное обеспечение решает эту проблему с помощью функций, таких как автоматическое создание интерактивных форм, распознавание полей формы, извлечение данных формы, опции импорта/экспорта и даже пакетные процессы для больших рабочих нагрузок. От простого заполнения форм до применения юридически обязательных цифровых подписей и использования продвинутых алгоритмов шифрования для защиты PDF паролем, PDFelement покрывает все аспекты.
Стоимость:
Версия Pro, содержащая дополнительные функции, такие как управление распознаванием образцов печати (OCR) и т. д., доступна по подписке за $89 в год на пользователя или за единовременную лицензионную плату в размере $129. Стандартная версия PDFelement стоит $79 единовременно или $69 в год на пользователя.
Почему стоит приобрести эту программу:
Существуют миллионы небольших компаний, у которых нет огромных бюджетов на программное обеспечение, но им все равно нужна производительность, соответствующая продуктам типа Acrobat Pro DC. PDFelement заполняет этот разрыв, предоставляя комплексное решение программного обеспечения для управления документами, подходящее для стартапов, предпринимателей и малых предприятий, но масштабируемое для развертывания на уровне предприятия через границы. Программное обеспечение также поддерживает 9 различных языков интерфейса и более 20 языков для OCR, что делает его идеальным для бизнеса, взаимодействующего с компаниями по всему миру.
#2 - Slack: Инструмент-чат с расширенными возможностями
Slack не нуждается в представлении, так как это одна из ведущих платформ для совместной работы команд, используемых сегодня. Изначально разработанный, как внутренний инструмент для обмена сообщениями в чате, многочисленные интеграции сторонних разработчиков и функции API сделали его гибким инструментом для общения и обмена файлами для команд. Просто говоря, компания сейчас позиционирует свой флагманский продукт, как умную альтернативу электронной почте.
Что вы получите:
- Приватные и групповые сообщения (чат) с высокой степенью настройки
- Мощная функция поиска истории для поиска любой информации из прошлых разговоров
- Голосовые и видеовызовы
- Простой обмен файлами
- Подключение к широкому спектру других офисных инструментов, таких как Salesforce и PDFelement
Стоимость:
Бесплатный план довольно щедрый и более чем достаточен для небольших команд, которые просто хотят онлайн-инструмент для общения и онлайн-встреч, чтобы быть всегда на связи. Перейдите на план "Стандартный" за $3.20 в месяц или за $2.67 в месяц по годовому плану, и вы получите групповые видеовызовы, функции гостя и неограниченные интеграции приложений. План "Плюс" стоит $6 в месяц или $5 в месяц при годовой подписке, на 99.99% гарантированно оправдывает свои преимущества. Пользователям корпоративного плана предоставляются назначенные менеджер-аккаунты, и платформа сама может масштабироваться до полумиллиона пользователей.
Почему стоит приобрести эту программу:
Мощная платформа обмена сообщениями, обмена файлами и проведения встреч, которая может интегрироваться с более чем 2000 другими приложениями для повышения производительности, является ценным и необходимым активом для любой компании, рассматривающей переход к удаленной работе для всех или даже только критически важных ролей. Slack достаточно доступен и гибок, чтобы стать идеальным инструментом для удаленной работы.
#3 - ClickMeeting: Комплексный инструмент для вебинаров
Еще один полезный инструмент для встреч - ClickMeeting, который также является главным конкурентом Zoom. Основное различие между ними заключается в том, как они классифицируются и какие инструменты они предлагают. ClickMeeting более подходит для презентаций и вебинаров, в то время как Zoom позиционирует себя, как утилиту единого коммуникационного сервиса.
Что вы получите:
ClickMeeting предлагает аудио- и видеоконференции, записи, обмен экраном, комнаты для проведения параллельных встреч и многое другое. Функция чата особенно полезна для обмена сообщениями в реальном времени во время вебинаров. Дополнительные инструменты включают автоматизированные электронные письма, облачное хранилище, отслеживание рекламы с интеграцией аналитики, настраиваемые записи, интеграцию с платежными системами и многое другое.
Стоимость:
Нет бесплатного постоянного плана, но есть пробный период в 30 дней перед тем, как вы будете платить за один из планов. Эти планы основаны на количестве участников вебинара и начинаются от $25 в месяц за план "Live" ("В прямом эфире"), в котором могут участвовать до 25 участников.
Почему стоит приобрести эту программу:
Вебинары являются основой цифровых продуктов, таких как программное обеспечение и другие утилиты. Наличие такого инструмента позволяет автоматизировать ваши продажи и повысить конверсию продаж благодаря интерактивным вебинарным инструментам. Это идеально подходит для обучения удаленных сотрудников через автоматизированные вебинары, а также для проведения живых сессий с несколькими докладчиками.
#4 - Google Doc/Sheet/Slide/Forms: Конкурент Office 365
Облачный эквивалент инструментов MS Office от Google является естественным дополнением к этому списку. С самого начала это была облачная среда, в отличие от Office 365, который прошел через существенные изменения, прежде чем онлайн-версия MS Office была признана фактическим лидером офисных пакетов продуктивности. G Suite был создан в качестве конкурента на том же рынке, и многие предпочитают Google Docs, Sheets и т. д. перед довольно громоздкой подпиской Office 365. Они делают в основном то же самое, но постоянные пользователи хорошо осведомлены о тонкостях каждого из них, которые делают их более привлекательными.
Что вы получите:
В двух словах, вы получаете набор инструментов для совместной работы в реальном времени, который включает текстовый редактор, программу для работы с электронными таблицами, программное обеспечение для создания презентаций, инструмент для создания форм и несколько других полезных интеграций. В эти продукты также встроены функции безопасности, комментирования, контроля версий и многое другое.
Стоимость
G Suite - это услуга, оцениваемая по использованию, которая начинается примерно от $72 в год на пользователя для версии "Basic" ("Базовый") и достигает примерно $300 на пользователя для версии "Enterprise" ("Предприятие"). Доступны скидки в рамках гибких и годовых планов, и есть 14-дневный пробный период перед началом выставления счета.
Почему стоит приобрести эту программу:
Это базовый набор инструментов офисного рабочего процесса, который нужен каждой компании, большой или малой. Преимущество здесь в том, что все находится в облаке, а безопасность основана на том, как администратор настраивает разрешения пользователей и доступ к различным инструментам.
#5 - Microsoft Teams: Компонент коллективной работы команд в составе Office 365
Microsoft Teams является частью экосистемы Office 365 и обеспечивает комплексные возможности звонков, обмена сообщениями и проведения встреч. Teams доступен либо бесплатно, как самостоятельная услуга для чатов, обмена файлами и базового сотрудничества, либо в составе подписки Office 365. Бесплатный план также включает онлайн-версии программ MS Office, но лишен расширенных функций безопасности, загружаемых приложений Office и других премиальных функций.
Что вы получите:
Это мощная платформа сотрудничества, которая дополняется инструментами Office и другими функциями, включенными в платные подписки. Teams в составе премиум-плана предоставляет доступ к другим продуктивным инструментам Office 365.
Стоимость:
Подписки на Office 365 начинаются от $5 в месяц на пользователя до $20 в месяц на пользователя при годовой подписке.
Почему стоит приобрести эту программу:
Если вы привыкли к офисной среде на основе Windows, Office 365 имеет смысл с точки зрения миграции пользователей. Сотрудники, которые уже знакомы с портфолио офисных продуктивных инструментов Microsoft, быстро адаптируются к удаленной работе с Office 365.
#6 - Google Drive: Компонент облачного хранилища G Suite
Облачное хранилище является абсолютной необходимостью при управлении рабочими процессами, к которым нужно иметь доступ из нескольких удаленных местоположений. Оно делает документы доступными из любой точки и предлагает гибкие планы. У каждого пользователя G Suite есть неограниченное место для хранения, за исключением базового плана, который ограничен 30 ГБ.
Что вы получите:
Если кратко, то вы получите глобально доступные файлы и данные. Возможности управления пользователями обширны, а сам сервис масштабируем от одного пользователя до тысяч сотрудников в нескольких местоположениях международной компании.
Стоимость:
Планы G Suite были рассмотрены в разделе инструментов программного обеспечения выше. Напомним, что стоимость планов варьируется от $6 в месяц до $25 в месяц на пользователя, как в гибком плане, так и в годовом плане, хотя конкретные скидки могут различаться.
Почему стоит приобрести эту программу:
Google Drive, безусловно, один из лучших сервисов облачного хранения, преимущество которого заключается в том, что все инструменты размещены в облаке. Потенциальные удаленные работники уже будут знакомы с инструментами, такими как Gmail и Drive, что упрощает переход к модели работы из дома из-за COVID-19.
#7 - Todoist: Списки дел
Todoist в основном является платформой управления задачами на основе проектов, чтобы следить за сроками выполнения пунктов вашего списка дел, отсюда и название. Это идеальный инструмент для управления удаленными сотрудниками и помощи им в своевременном выполнении задач. Он также может быть интегрирован с другими инструментами, такими как ваш календарь Google или даже Amazon Alexa. Другие функции включают статистику выполнения задач, комментирование и организацию задач.
Что вы получите:
Премиум и командные планы предоставляют доступ ко всем инструментам и функциям, необходимым для удобного управления задачами. Это включает напоминания, загрузку файлов, комментирование и т.д. Интуитивно понятный интерфейс легко осваивается, и инструмент действительно полезен с точки зрения повышения производительности и достижения результатов в условиях, требующих выполнения в срок.
Стоимость:
Бесплатный план ограничен 50 проектами и ограниченным совместным использованием. Премиум и бизнес-планы стоят $3 и $5 в месяц на пользователя при годовой подписке.
Почему стоит приобрести эту программу:
Управление задачами на основе проектов облегчает назначение ответственности и отслеживание задач, сроки выполнения которых ограничены. Это поможет менеджерам, ответственным за удаленные команды, быть в курсе своих обязательств и своевременно достигать своих целей.
#8 - Zoom: Мощное программное обеспечение для видеоконференций
Этот облачный виртуальный зал для встреч и программное обеспечение для видеоконференций идеально подходит для частных встреч, командных совещаний и крупных конференционных сессий, таких как тренинги. Автоматизированные напоминания и интеграция с календарем гарантируют, что участники будут информированы о своем расписании встреч на день и на неделю. В сочетании с другими инструментами продуктивности, перечисленными здесь, этот универсальный инструмент для встреч может значительно повысить производительность удаленных команд и их менеджеров.
Что вы получите:
Zoom предоставляет возможность проводить частные встречи в комнатах с доступом только по приглашениям. Также имеется функция совместного использования экрана, телефонная система и все необходимые инструменты для аудио-, видео- и веб-конференций. Есть также многочисленные расширения, плагины, одновременные аннотации во время совместного использования экрана и целый ряд функций и инструментов, связанных с проведением удаленной встречи.
Стоимость:
Бесплатный план дает вам до 40 минут группового времени на встречу в одной сессии, а также нет ограничений на количество индивидуальных встреч. Про-план стоит $14.99 в месяц на ведущего, но может вместить до 100 участников. Выше по ценовой лестнице находятся тарифные планы для бизнеса и корпоративные, которые поставляются с множеством дополнительных функций, таких как индивидуальный URL-адрес и возможность работать с максимум 1000 участниками.
Почему стоит приобрести эту программу:
Простыми словами, Zoom - это виртуальная платформа для встреч, которая удовлетворяет всем изменяющимся потребностям в расписании встреч как малых, так и крупных организаций. С функциями, такими как интеграция с календарем, инструменты планирования, совместное использование экрана, аннотирование во время совместного использования экрана и т. д., это идеальная среда для веб-встреч, будь то встреча руководителя с подчиненным или крупный интерактивный вебинар.
#9 - Trello: Инструмент управления задачами
Trello - это инструмент управления задачами с богатой визуализацией, использующий заметные карточки, которые легко можно переупорядочить, отредактировать, установить сроки и так далее. Он состоит из досок, которые могут быть созданы для различных задач и проектов. Затем заинтересованным лицам предоставляется доступ к доскам, и их можно назначить на конкретные задачи модератором. Таким образом, это идеальный инструмент как для работы в офисе, так и для удаленной работы любой компании.
Что вы получите:
С помощью Trello вы получите полный набор инструментов для управления проектами. Пользователи могут общаться, когда их задачи выполнены, чтобы им могли быть назначены новые. Вокруг интерфейса досок и карточек создана обширная экосистема, которая позволяет прикреплять изображения и другие вложения, использовать списки задач, обмениваться URL-адресами, загружать в облако, использовать инструменты мониторинга и так далее. Он также поставляется с функцией искусственного интеллекта под названием "Butler", который помогает автоматизировать рабочие процессы с помощью триггеров и команд, основанных на времени.
Стоимость:
Бесплатный план способен обрабатывать до 9 командных досок и имеет еще несколько ограничений. Переходите на платный план "Business Class" ("Бизнес-класс") за $12.50 в месяц или $9.99 в месяц при ежегодной оплате, и вы получите интеграцию приложений, приоритетную поддержку, шаблоны для командных досок, экспорт данных и т.д. Полный корпоративный план стоит $20.83 на пользователя до 300 членов команды, а затем пропорционально снижается, когда вы достигаете 5000 пользователей, где вы платите всего $5.92 за пользователя в месяц.
Почему стоит приобрести эту программу:
Trello использует визуализацию для упрощения управления задачами и проектами. Это прозрачная система, которая уточняет результаты и сроки, что всегда было серьезной проблемой при работе с удаленными командами, члены которых находятся в разных географических местах.
Василий Лебедев
Главный редактор