Возможно, Вы уже когда-то использовали простой онлайн инструмент для объединения PDF файлов или онлайн конвертер PDF файлов. Или у Вас уже есть опыт работы с редактором PDF или программой для создания PDF. Фактически, Вы даже можете быть профессионалом и работать с расширенными задачами PDF, такими как распознавание текста и извлечение данных. Каким бы ни был Ваш уровень опыта, использование PDF файлов может по-разному помочь Вашему бизнесу. Будь то оцифровка бумажных документов напрямую с помощью средства создания PDF или расширенная пакетная обработка задач PDF, использование PDF файлов дает множество преимуществ для любого бизнеса. Давайте рассмотрим некоторые преимущества использования PDF для бизнеса.
Часть 1. 7 Значительных Преимуществ Использования PDF
#1: Фиксированный Формат Документа
Формат PDF универсален, так как он не зависит от устройства и ОС. Независимо от того, какое устройство или браузер Вы используете, файл PDF всегда будет выглядеть одинаково. Что нельзя сказать о большинстве других форматов, таких как Word, HTML и т.д. Это основная причина, по которой данный формат так полезен для бизнеса. Согласованность, которую он обеспечивает, приводит к точному распределению информации независимо от платформы.
#2: PDF Повсеместен
Хотя в первые годы использование PDF формата документов было очень редкой практикой, этот формат быстро набирал популярность, пока не стал мировым стандартом для документов в бизнесе. Теперь, когда с момента появления первого формата прошло почти три десятилетия, существует множество скачиваемых и онлайн инструментов для обработки PDF. Это доказывает то, что PDF формат файлов востребован и не исчезнет с рынка.
#3: Безопасность Гарантирована
Безопасность PDF файлов стала важной частью современного бизнес-процесса и развивалась со временем. Сегодня функции безопасности корпоративного уровня такие как шифрование и редактирование паролей, являются функциями по умолчанию в приложениях PDF премиум-класса, таких как Wondershare PDFelement и Adobe Acrobat DC. Эти инструменты обеспечивают превосходную защиту данных и сохраняют конфиденциальность документов, которыми Вы делитесь за пределами своей компании.
#4: Компактность (Файловое Хранилище)
Файлы PDF обычно занимают меньше места по сравнению с аналогичными документами Word и других форматах. Если Ваш файл не содержит изображений с высоким разрешением, его размер будет всего несколько МБ. Конечно, файлы большего размера часто используются для нужд бизнеса, таких как нормативные документы, учебные пособия и т.д. Тем не менее, PDF занимает меньше места с точки зрения размера файла. Это позволяет организациям экономить на локальном или облачном хранилище и расходах на архивировании, которые могут легко выйти за рамки бюджета.
#5: Поддерживается Любой Операционной Системой
Файлы PDF поддерживаются независимо от того, использует ли пользователь Windows, Mac, Linux, ChromeOS, Android, iOS, iPadOS или любую другую операционную систему. Все, что Вам нужно - это браузер, который может отображать PDF файлы, или программное приложение, предназначенное для работы с PDF файлами. Независимо от требований Вашего бизнеса, всегда найдется подходящая программа для работы с PDF.
#6: Поддерживает Нетекстовые Элементы
Прелесть PDF в том, что он поддерживает все типы контента, даже встроенные медиа. Сочетание мультимедийных и многоэлементных возможностей наряду с небольшим размером файла делает его лучше, чем такие форматы, как TXT или даже RTF. Это позволяет предприятиям использовать PDF файлы для текста, изображений, графиков, таблиц, встроенного содержимого, вложенных файлов, водяных знаков, редактирования и других типов нетекстовых элементов. Это еще одна причина, по которой формат отлично подходит для использования в бизнесе.
#7: Это Будущее Рабочих Процессов Управления Документами
PDF очень универсален, что делает его готовым к будущему. Большинство предприятий уже оцифровали свои документы и заархивировали их в виде файлов PDF, и будущее принадлежит PDF. Как гибкое и надежное решение для электронной информации, он превосходит почти любой другой формат файла, большинство из которых подходят только в определенных ситуациях. Напротив, PDF можно использовать где угодно, и все, что Вам нужно - это простой инструмент, позволяющий редактировать и выполнять другие действия.
Часть 2. Какую Программу Можно Использовать для Создания PDF файлов?
Создание PDF файла с нуля или создание PDF файла путем преобразования файла из другого формата можно выполнить только с помощью специального онлайн сервиса или программного обеспечения, предназначенного для решения таких задач. Прекрасным примером такой программы является Wondershare PDFelement.
Какие Еще Функции Предлагает PDFelement?
Конвертировать PDF в Другие Форматы
- PDFelement может точно и быстро конвертировать файлы PDF в более чем десяток различных форматов, таких как DOCX, XLSX HTML, RTF, EPUB, JPG, PNG и другие. Контент будет сохранен в том же формате, что и в исходном PDF файле, но теперь Вы сможете редактировать его в собственном приложении.
Безопасность PDF
- Вы можете защитить документы, добавив пароли для открытия или разрешения на выполнение определенных операций. Вы также можете замаскировать существующий контент с помощью инструмента редактирования, который является постоянным действием, защищающим конфиденциальную информацию от попадания в чужие руки.
Аннотации
- Функция коллаборации - это простые и надежные инструменты с аннотацией для просмотра и комментирования общих файлов PDF. Новая версия PDFelement дает пользователю больше, благодаря спискам аннотаций и другим расширенным функциям.
Управление Формами
- Вы можете легко заполнить форму, создать ее или преобразовать из другого незаполняемого формата для создания заполняемых PDF файлов. Интуитивно понятные инструменты, такие как распознавание полей, формы и выделение, помогут Вам в этом. Кроме того, Вы можете применять к документам PDF юридически действительную электронную подпись или собственную цифровую подпись.
Оптическое Распознавание Символов
- PDFelement может преобразовывать текст на основе изображений в текст с возможностью поиска или редактирования на 20 разных языках. Преобразование происходит быстрее и точнее, чем у большинства других модулей PDF оптического распознавания символов.
Пакетный Процесс
- Вместо того, чтобы обрабатывать файлы по одному, Вы можете конвертировать, добавлять водяные знаки, извлекать данные сразу из множества файлов. Поместите большое количество файлов в очередь программы PDFelement и она сделать все остальное за Вас.
Оптимизация файлов
- Размер файла может быть уменьшен на 80% и более, в зависимости от типа содержимого, которое в нём находится. Это достигается с помощью сложного внутреннего процесса, но пользователю нужно только выбрать качество вывода и нажать кнопку «Оптимизировать», что упрощает задачу.
Управление Файлами и Страницами
- Легко разделяйте или объединяйте PDF файлы, систематизируйте страницы, удаляйте и добавляйте контент, меняйте нумерацию PDF файлов и делайте все, чтобы получилось так, как Вы хотите.
Использование PDFelement
Шаг 1: После того, как Вы установите продукт и запустите его, Вы увидите начальную домашнюю страницу, где аккуратно и лаконично изложены различные действия. Выберите действие, которое Вы хотите выполнить, и используйте меню Файл, чтобы открыть файл PDF. Кроме того, Вы можете просто перетащить PDF файл в интерфейс, и он автоматически откроет Ваш файл. Вы также можете напрямую открыть файл, используя значок страницы приветствия для открытия файлов.
Шаг 2: Когда файл открыт, Вы можете выполнять различные задачи, используя вкладку инструментов вверху, где расположено редактирование, преобразование, заполнение форм, электронная подпись, безопасность и многое другое.
Шаг 3: После выбора определенного режима, Вы увидите все инструменты, относящиеся к этой функции, они появятся в удобном месте прямо над документом. Нажатие по любому из параметров откроет дополнительные инструменты прямо над выделенным фрагментом. Здесь Вы можете вносить правки более низкого уровня, такие как размер шрифта и т.д.
Шаг 4: Закончив редактирование файла, используйте меню Файл, чтобы сохранить документ в нужное место на компьютере. В новом PDFelement Pro DC для Windows Вы даже можете сохранить документ непосредственно в Wondershare PDFelement Cloud, который представляет собой автономное облачное хранилище и платформу электронной подписи от Wondershare, интегрированную с PDF.
Заключение
PDFelement для PDF файлов то же самое, что PDF файлы для управления документами. Другими словами, гибкость и универсальность, которые мир бизнеса приобрёл благодаря PDF документам - это именно то, что PDFelement привнес в сами PDF документы. С PDFelement у Вас есть свобода создавать, конвертировать и управлять файлами PDF так, как Вы хотите, что делает программу незаменимой частью арсенала корпоративного программного обеспечения. Она также будет полезна для образовательных учреждений, учителей, студентов, профессионалов, творческих групп и всех, кто ищет лучший способ безопасного хранения и распространения критически важной для бизнеса и любой важной информации, будь то текст, изображения, вложения файлов, ссылки и т.д.
Василий Лебедев
Главный редактор