Облачный документооборот стал очень популярным в наши дни среди частных лиц и бизнеса. Все благодаря тому, что программное обеспечение сглаживает все в сфере управления документами, где пользователи могут получить доступ и организовать файлы из облачного хранилища. На рынке представлено множество программ облачного документооборота, поэтому бывает трудно сделать выбор, но в этой статье мы провели все исследования за вас и познакомим вас с 6 лучшими из них.
Выберите правильное облачное ПО для управления документами
1. Zoho Docs
Zoho Docs поддерживает управление данными в облаке. Оно также поощряет обмен документами и фотографиями, а также предлагает мгновенный чат, который способствует обсуждению документа между пользователями. Приложение хорошо работает с iCloud, SaaS, веб, Android и iOS устройствами. Он предлагает контроль доступа для предотвращения несанкционированных изменений в документах и поддерживает преобразование документов, управление формами и индексирование документов.
Плюсы:
- Обладает всеми основными функциями Google Docs, и вы можете интегрировать множество платформ.
Минусы:
- Несмотря на то, что он имеет функции Google Docs, он работает не так хорошо, как Google Docs, что делает его невыгодным для пользователей.
2. Adamero Content Central
Adamero - это удобный инструмент, который помогает быстро хранить и организовывать документы в облачном хранилище. Он позволяет пользователям организовывать файлы в одном месте. Например, вы можете упорядочить квитанции, контракты и различные типы цифровых документов с помощью программы Adamero's Content Central. Вновь добавленные файлы помечаются, конвертируются в PDF-файлы с возможностью поиска и отправляются в соответствующие центры хранения или папки. Если вам нужно создать файлы с нуля, шаблоны создания и редактор очень просты в применении.
Плюсы:
- Вы можете легко организовать файлы с устройств, поддерживающих веб.
Минусы:
- Программа не поддерживает работу с PDF внутри приложения.
- Хотя программа сохраняет файлы в облаке, она не поддерживает автоматическое резервное копирование или восстановление данных.
Скачать Adamero Content Central>>
3. Eisen Vault
Eisen Vault - это облачное программное обеспечение для управления документами, которое используется в большинстве отраслей промышленности для управления документами, необходимыми в повседневной работе. Оно помогает хранить документы как в цифровой, так и в физической форме. Дополнительные возможности этой программы включают сборку документов, совместное использование или доставку документов, преобразование документов и индексирование документов. Приложение поддерживает работу с файлами внутри программы, где вы можете конвертировать различные PDF-файлы или документы в PDF.
Плюсы:
- Она может быть как веб-ориентированной, так и доступной через установленные приложения на мобильных устройствах.
- Поддерживает мобильные устройства, что упрощает управление данными в любом месте.
Минусы:
- Это только веб- и мобильное приложение, версии для настольных компьютеров нет.
Лучшее программное решение для облачного документооборота
PDFelement for Business - это очень мощный инструмент управления документами, который поддерживает контроль и модификацию файлов и быстро завоевывает признание как лучший в мире. Он обладает широкими возможностями, необходимыми для ведения бизнеса.
Например, он может конвертировать различные файлы, такие как Excel и Word, в PDF, что избавит вас от необходимости заново создавать документы. Инструмент обладает отличным распознаванием символов, что позволяет легко конвертировать отсканированные документы и искать PDF-файлы на более чем 20 языках. Он может объединять различные файлы в один документ, а также помогать разбивать файлы на отдельные документы. Он обеспечивает защиту документов, позволяя использовать цифровые зашифрованные пароли. И наконец, он предлагает функции редактирования данных, позволяющие выделять, добавлять заметки, штампы и другие примечания к документу. Что ж, пришло время сделать выбор. Просто сделайте свой выбор и наслаждайтесь облачной революцией!
4. SharePoint
SharePoint Document Management - это инструмент, ориентированный на хранение и организацию документов для поддержки непрерывного процесса, включая создание контента и обмен им в рамках учреждения. SharePoint Document Management удовлетворяет потребности организации в документах, предлагая различные услуги. Например, он помогает хранить, организовывать и находить важные деловые материалы. Он также обеспечивает согласованность записей. Кроме того, он помогает управлять метаданными для документов.
Она также помогает защитить документы от неавторизованных пользователей и гарантирует согласованность рабочих процессов, показывая, как обрабатываются документы. Она имеет многократно используемые параметры, которые описывают общее поведение конкретного документа, предоставляя пользователям возможность управлять, организовывать и контролировать содержимое последовательным образом. Более того, SharePoint помогает создавать сайты для создания, использования и хранения множества документов. Разработанные сайты имеют специальные функции управления документами, которые помогают вносить и регистрировать изменения в существующем документе. Этот инструмент также позволяет отслеживать изменения в документе или, скорее, вы можете сказать, кто добавил или отредактировал содержимое в данном документе.
Следующие советы помогут получить максимальную пользу от управления документами с SharePoint.
- Разработайте план эффективной организации информации. План должен учитывать культуру компании, то, как люди сотрудничают, принимают решения и ведут бизнес.
- Убедитесь, что сотрудники прошли соответствующее обучение по использованию программного обеспечения и стратегий, помня о том, что обучение сотрудников является критически важным для любой системы управления документами.
- Используйте все возможности вашего программного обеспечения. Необходимо понимать все функции и то, как они могут упростить работу в вашей организации.
- Убедитесь, что владельцы контента несут ответственность за управление своим контентом. Знайте людей, создающих информацию и работающих с ней, и определите их роли в жизненном цикле документа.
- Убедитесь, что ваши сотрудники или все пользователи программного обеспечения придерживаются единого мнения о том, как отделы сотрудничают и обмениваются документами.
5. PaperPort Pro
PaperPort Pro позволяет пользователю выполнять множество задач по управлению документами в облаке изнутри программы. Он предлагает безопасное резервное копирование в облаке, и данными можно управлять из облачного хранилища. Программа предоставляет пользователям возможность конвертировать документы в PDF, а также выбирать комбинацию OCR и PDF при хранении документов в папках. Программа позволяет задавать разрешения безопасности для сотрудников, обеспечивая тем самым безопасность документов.
Плюсы:
- Вы можете использовать камеру телефона для загрузки документа в приложение.
- Приложение предоставляет инструменты для защиты даже самых конфиденциальных файлов в вашей компании.
Минусы:
- Отсутствует интеграция с CRM.
6. FileCenter Pro
FileCenter Pro - это простое в использовании и установке программное обеспечение, которое поддерживает облачный документооборот путем хранения и отслеживания документов в облаке. Оно позволяет пользователю помечать, классифицировать и подавать электронные данные, а также правильно оформлять бумажные файлы. При установке программы она подсказывает, как перенести файлы в библиотеку. Кроме того, настроено облачное хранение и резервное копирование. В программе предусмотрена возможность сканирования документов непосредственно из программы, что позволяет экономить время.
Плюсы:
- Встроенные возможности распознавания текста помогают сканировать документы.
Минусы:
- Отсутствует контроль рабочего процесса и версий, что делает использование программного обеспечения сложным.
Василий Лебедев
Главный редактор