Комплексная и эффективная система выставления счетов напрямую влияет на эффективность любого бизнеса. Важно обеспечить своевременную доставку счетов клиентам, поскольку это оказывает существенное влияние на движение денежных средств. Малые предприятия часто считают полезным использовать бесплатные программы для выставления счетов-фактур, особенно учитывая высокие затраты, связанные с покупкой премиум-приложений.
Лучшие бесплатные программы для выставления счетов-фактур часто представляют собой веб-решения, которые автоматизируют процесс выставления счетов-фактур, отправляя и отслеживая их состояние клиентам через Интернет или по почте.
Часть 1: 5 лучших бесплатных программ для выставления счетов-фактур
1. Invoicely
Invoicely - это уникальное, безопасное, простое и бесплатное программное обеспечение для выставления счетов для малого бизнеса. Она хранит все финансы в одном центральном месте с множеством функций, настраиваемыми сводками и бизнес-отчетами. Этот инструмент для выставления счетов принимает онлайн-платежи, отслеживая пробег, расходы и время. Вы можете создавать сметы или счета-фактуры одним щелчком мыши. Invoicely имеет отличный пользовательский интерфейс, визуально привлекательный и простой в использовании, с превосходными бесплатными механизмами выставления счетов, поддерживающими неограниченное количество клиентов и счетов-фактур.
Плюсы
- Простота и удобство использования
- Доступ к неограниченному количеству счетов
- Отличный дизайн пользовательского интерфейса
- Бесплатно
- Настраиваемые функции
Минусы
- Ограниченные возможности настройки счетов-фактур
- Множество интеграций
- Задержки в поддержке
- Импорт данных невозможен
2. Invoice2Go
Invoice2Go предлагает уникальные способы настройки счетов-фактур с помощью различных шаблонов, а также позволяет пользователям загружать или создавать свои собственные логотипы. Это программное обеспечение также предлагает функции отслеживания расходов для управления и организации квитанций и их экспорта в течение нескольких секунд, что экономит массу времени, особенно в налоговый сезон. Вы также можете создавать счета-фактуры, быстро получать оплату и даже отслеживать платежи, поскольку программное обеспечение для выставления счетов-фактур позволяет пользователям принимать платежи по кредитным и дебетовым картам в режиме онлайн. Другие функции включают отслеживание счетов и напоминания клиентам об оплате. Эта программа не слишком сложна в навигации и может добавлять налоги там, где это необходимо.
Плюсы
- Превосходные мобильные приложения
- Высокотехнологичная настройка счетов
- Хорошая поддержка клиентов
- Простота в использовании
- Профессиональные шаблоны счетов-фактур
Минусы
- Не предлагает банковскую информацию в режиме реального времени
- Обновления недостаточно качественные
- Немного завышенная цена
- Ограниченные возможности интеграции
3. Billy
Billy позволяет легко выставлять профессиональные счета клиентам, получать платежи онлайн и легко управлять расходами. Функции включают профессионально выглядящие счета, возможность прикреплять предложения и отправлять их клиентам на рассмотрение. Предложения легко преобразуются в счета-фактуры одним щелчком мыши. Благодаря функции отслеживания платежей вы будете знать, кто из клиентов вам должен и когда будут произведены платежи. Кроме того, система отправляет клиентам дружеские напоминания в случае задержки платежей. Отслеживание расходов происходит автоматически, как только вы связали инструмент с кредитной картой или банком.
Плюсы
- Простота в использовании
- Отличный дизайн
- Отзывчивая поддержка клиентов
- Отправляет повторяющиеся предложения и счета-фактуры
- Отслеживание нескольких валют
- Нестандартные счета-фактуры
- Простое и интуитивно понятное управление
Минусы
- Синхронизация и отслеживание банковских операций не очень понятны
- Невозможность отслеживать и добавлять несколько налоговых линий
- Невозможно использовать PayPal
4. Scoro
Scoro позволяет объединить отчеты, продажи, проекты и всю команду. Он поставляется с функциями выставления счетов и бюджетирования. Он позволяет отправлять первичные счета клиентам, а также отслеживать трудозатраты и выполнять расширенную отчетность по документам. Этот инструмент также предлагает сотрудникам различные уровни доступа и разрешения в зависимости от проекта, над которым они работают. Программное обеспечение для выставления счетов-фактур постоянно обновляется, и вы можете просматривать изменения в режиме реального времени по мере их вступления в силу. Месячные, еженедельные или ежедневные задачи, которые были запланированы, будут отображаться в списках задач, поэтому их легко сортировать.
Плюсы
- Интегрируется с такими инструментами, как MailChimp, Dropbox, Microsoft Dynamics и Outlook
- Хорошие цены
- Отличная поддержка по телефону, электронной почте, в руководствах и видеоуроках
- Высокая интуитивность
- Обеспечивает четкое отслеживание времени и результатов
- Простое использование
Минусы
- Не обрабатывает мультивалютные расходы
- Немного дороговато
- Неожиданные обновления могут сбивать с толку
5. Wave
Бесплатное программное обеспечение для выставления счетов Wave позволяет легко и просто создавать профессиональные неограниченные счета-фактуры. Вы можете бесплатно настраивать счета-фактуры и устанавливать повторяющиеся счета-фактуры, что обеспечивает повторный бизнес, поскольку вы получаете оплату быстро и автоматически от постоянных клиентов с помощью уникального планировщика выставления счетов-фактур. Автоматическое напоминание о платежах будет отправлено по электронной почте, поскольку данные об оплате и выставлении счетов автоматически синхронизируются с бухгалтерской программой. Этот инструмент также позволяет принимать платежи по кредитным картам, надежно сохраняя информацию о кредитных картах для автоматической оплаты в будущем при необходимости.
Плюсы
- Легко настраивается
- Отличный пользовательский интерфейс
- Хорошая поддержка клиентов
- Бесплатный инструмент
- Профессиональные шаблоны счетов-фактур
- Принимает онлайн-платежи
Минусы
- Медленный импорт данных, связанных с проектами, зарплатой и часами
- Невозможно отслеживать пробег
- Загрузка страниц может быть медленной
Часть 2: Комплексное решение для выставления счетов-фактур в формате PDF
Бесплатное ПО для выставления счетов-фактур часто имеет решающее значение для малого и среднего бизнеса. Тем не менее, пользователи иногда жалуются на отсутствие функций извлечения данных, невозможность защитить важные файлы и данные паролями, а также на неспособность создавать стандартизированные документы, которые могут быть использованы несколькими пользователями. PDFelement облегчает использование программного обеспечения для выставления счетов-фактур, предлагая дополнительные функции, которых не хватает программному обеспечению для выставления счетов-фактур. Легко извлекайте данные из программы для выставления счетов-фактур и конвертируйте их в PDF-файл, а также защищайте файлы паролем. Создавайте заполняемые счета-фактуры, используйте автоматическое распознавание полей формы и редактируйте конфиденциальную информацию с помощью PDFelement.
5 решений, которые PDFelement предлагает для поддержки ПО для выставления счетов-фактур
1. Пакетное извлечение данных из счета-фактуры
Многие пользователи программного обеспечения для выставления счетов-фактур жалуются на невозможность извлечь и импортировать из инструмента сразу несколько счетов-фактур для совместного использования в отделе. PDFelement упрощает эту задачу и избавляет вас от необходимости тратить время на бумажные формы или анализировать и копировать данные вручную. Простым нажатием кнопки можно извлечь и экспортировать несколько счетов-фактур и преобразовать их в удобный для использования, редактирования и обмена формат. Кучи счетов-фактур полностью настраиваются, а пакетный экспорт является дополнительной функцией PDFelement, позволяющей упростить работу с финансовыми данными.
2. Создание заполняемых счетов-фактур в формате PDF
Почти ни одно программное обеспечение для выставления счетов-фактур не является достаточно интуитивным или продвинутым, чтобы позволить вам создавать интерактивные и заполняемые счета-фактуры, которыми можно управлять с помощью функций быстрого перетаскивания. Традиционно для этого требуется много навыков, усилий и времени, но PDFelement позволяет сделать это быстро и легко, работая вместе с вашим программным обеспечением для выставления счетов-фактур. PDFelement предлагает интерфейс редактирования со всеми элементами, необходимыми для создания форм и шаблонов счетов-фактур, включая кнопки, цифровые подписи, галочки и поля формы. Кроме того, вы можете воспользоваться всеми другими инструментами создания и редактирования, предлагаемыми PDFelement, чтобы удовлетворить все ваши финансовые потребности.
3. Автоматическое распознавание полей формы
Оформление и заполнение счетов-фактур никогда не бывает легким, даже при использовании компьютерных программ. PDFelement избавит вас от утомительной работы по ручной отправке, заполнению и печати счетов-фактур. PDFelement обладает функцией автоматического распознавания полей форм в конвертированных PDF-файлах и легко взаимодействует с программой для выставления счетов-фактур, позволяя вам сэкономить много времени на работе со счетами-фактурами в процессе управления финансами.
4. Конвертация документов счетов-фактур в стандартный для отрасли формат PDF
Счета-фактуры должны соответствовать определенным стандартам документации. PDFelement гарантирует, что все счета-фактуры могут быть преобразованы в тип файла PDF, который соответствует всем стандартам ISO (Международная организация по стандартизации) для PDF/A. Это означает, что ваши счета-фактуры могут быть отправлены, переданы или сохранены практически на любой платформе, чтобы к ним мог получить доступ любой коллега или клиент, независимо от устройства. PDFelement гарантирует, что ваши счета-фактуры в формате PDF остаются безопасными, эффективными и простыми на протяжении всего процесса управления счетами-фактурами.
5. Подписание счетов-фактур
В программном обеспечении для выставления счетов-фактур редко предусмотрена возможность цифровой подписи документов. Часто этот процесс приходится выполнять вручную, фактически подписывая и отправляя распечатанную копию клиенту на подпись. PDFelement расширяет возможности вашего программного обеспечения для выставления счетов-фактур, предлагая альтернативный способ подписания счетов-фактур. PDFelement оцифровывает счета-фактуры и ускоряет процесс их подготовки, создания и подписания благодаря использованию цифровых подписей.
Василий Лебедев
Главный редактор