Посмотрите, как
PDFelement создает безопасную и кроссплатформенную среду онлайн-юридических услуг, ориентированную на конфиденциальность
Когда дело доходит до нотариального заверения важных документов, сложнее всего придать юридическую силу множеству громоздких файлов. Для этого нужно совершить несколько визитов к юристу или вызвать нотариуса.
Эта процедура обычно называется «мокрым» подписанием и требует личного присутствия. Однако после того, как электронные подписи были признаны законными, процесс нотариального заверение постепенно перешел в удаленный онлайн-формат. Это позволило отправлять заверенные документы через интернет.
Снимок
Возраст: 66
Место проживания: Соединенные Штаты
Род занятий: Удаленный нотариус
СУТЬ ПРОБЛЕМЫ
Сложность в организации большого количества форматов и многослойных PDF-файлов
Сюзанна Файнберг — удаленный онлайн-нотариус из Аризоны. Она основала свою компанию AZ Roving Notary в январе 2019 года после 30 лет работы в бизнесе.
Менее чем за 2 года штат компании вырос до 8 независимых нотариусов, но была одна серьезная проблема, которую ее команде пришлось преодолеть.
Говорит Сюзанна: «Мои клиенты присылают нам документы в различных форматах, и я должна загружать их на специальную платформу, утвержденную госсекретарем Аризоны. Иногда мне приходится вносить исправления в нотариальные заверения или добавлять текст для заполнения клиентом при подписании. Чтобы документы были совместимы с используемой нами платформой, необходимо получить однослойный (flattened) PDF-файл. Для этого мне требуется эффективный и простой PDF-редактор».
PDF — это отличный формат... но...
Благодаря удаленным нотариусам, работающим онлайн, почти 95% бизнеса в Аризоне ведется через интернет. И все это было бы невозможно без формата PDF, который обеспечивает согласованность и эффективность транзакций. Формат участвует во всех рабочих процессах - от определения цены до отправки счетов клиентам и загрузки документов на платформу для подписи, от обработки документов до их скачивания, печати или распространения.
Сюзанна использовала все продукты Adobe в своей работе из-за популярности бренда. Однако, если пользователи не могут быстро и легко выполнять обычные задачи, богатство функций не очень полезно.
Сюзанна продолжает: «В Acrobat много возможностей, но нет отдельной функции для сведения документа, а это самое важное для меня». Кроме того, Сюзанна столкнулась с множеством трудностей при использовании Acrobat для редактирования документов, например, с подбором шрифтов и внесением изменений. Несомненно, ей было необходимо новое решение.
РЕЗУЛЬТАТ
Сведение и конвертация PDF — ключевые функции для удаленного нотариального заверения документов
По рекомендации Google и других платформ Сюзанна попробовала использовать PDFelement. Она говорит, что основными причинами выбора программы были удобство использования функции сведения PDF (flatten) и отзывчивая техподдержка.
PDFelement легко установить. Взаимодействие пользователя с программой хорошо продумано, а техподдержка всегда готова помочь.
Три функции PDFelement помогли Сюзанне разобраться с кучей юридической документации, за которую она отвечала:
Надежное сведение PDF
С помощью этой функции Сюзанна может выполнять сведение PDF-документов, добавлять аннотации и редактировать многослойные PDF-файлы от клиентов, получая на выходе формат, который можно легко сохранить или распечатать на принтере. Это очень удобно, если требуется внести правки в PDF-файлы клиентов, добавить комментарии и выделить место для подписи. Сюзанне удалось привести все свои документы в соответствие с едиными требованиями, что в гарантирует бесперебойность процесса нотариального заверения.
Как прокомментировала Сюзанна: «В этой программе даже есть отдельный пункт меню под названием FLATTEN».
Мощные инструменты конвертации
Когда клиенты отправляли документы в ненадлежащем формате, Сюзанна использовала PDFelement, чтобы привести их к общему стандарту. Поскольку PDFelement обеспечивает высокое качество преобразования, она может обрабатывать все типы форматов, которые предоставляются клиентами, безопасно и с высокой скоростью. Поддерживаемые варианты конвертации включают Microsoft Office, PDF в изображение, PDF в текст, PDF в ePub, PDF в PDF/A и так далее.
Превосходная поддержка клиентов
Больше всего Сюзанну впечатлила отзывчивость службы поддержки клиентов. Она говорит: «Программой очень легко пользоваться и она интуитивно понятна. Несколько раз, когда мне требовалась поддержка, ответ приходил в течение нескольких минут».
В юридической службе есть много аспектов. Каждый из них получает пользу от использования PDFelement. Далее вы узнаете о практикующем юристе Иларии Баизи. Она расскажет о том, как PDFelement позволяет ей синхронизировать рабочие процессы в юридической практике.
Работая юристом, Илария также сотрудничает с юридическими журналами и принимает участие в юридических учебных курсах. Ей часто приходится иметь дело с большим количеством документов, поэтому ей нужны комплексные и простые инструменты для обработки PDF. Открыв для себя PDFelement, Илария смогла решить все свои проблемы. Сейчас PDFelement уже стал незаменимым инструментом в ее повседневном арсенале, а также пригодился в учебе.
Снимок
Возраст: 26
Место проживания: Италия
Род занятий: Юрист
СУТЬ ПРОБЛЕМЫ
Будучи практикующим юристом, Илария ежедневно имеет дело с большим количеством документов, включая книги,статьи, контракты, соглашения, руководства, предложения, отчеты, эссе, заявления, учебные материалы и т. д. «Моя профессия требует изучения документов и добавления комментариев, которыми я затем делюсь с коллегами, личные данные которых должны оставаться конфиденциальными». Иларии нужен PDF-инструмент, соответствующий ее потребностям. Прежде чем использовать PDFelement, она также пробовала другие инструменты: «В прошлом я пользовалась несколькими приложениями для чтения и редактирования PDF-файлов, но все они оказались недостаточно лаконичными и удобными. »
РЕШЕНИЕ
«Только с PDFelement я нашла то единственное приложение, которое позволяет мне комментировать, компилировать, подписывать и конвертировать множество файлов одновременно и с одного устройства, а также экономить много памяти. Оно оказалось интуитивно понятным и не таким сложным, как аналоги».
Илария открыла для себя PDFelement на последнем курсе колледжа. Теперь PDFelement является неотъемлемой частью ее повседневной жизни, так как она использует его не только для юридических материалов, но и для документов, связанных с домом, счетами, покупками, поездками и медосмотрами.
Кроссплатформенность на все случаи жизни
PDFelement стал отличным дополнением к портфолио Иларии. Она узнала, что программа доступна на нескольких устройствах, и приняла это на вооружение.
Сначала она купила подписку на Mac, так как делала заметки и работала только на ноутбуке. После этого ей понадобился более практичный способ редактирования, и она перешла на iPad и iPhone. В результате она обнаружила, что работа с PDFelement на iOS стала более гибкой и плавной, поэтому она также купила соответствующую подписку.
«Я использую PDFelement на Mac для более официальных мероприятий, таких как встречи или интервью с клиентами», — рассказала Илария.
PDFelement для iOS оказался очень удобным для удаленной работы. «Я пользуюсь версией для iOS на iPad, когда нахожусь на работе или дома, и мне нужно читать и комментировать документы, или поработать над проектом, параллельно обсуждая его с коллегами», — сказала она об использовании PDFelement для iOS.
Защита конфиденциальной информации
С тех пор, как Илария стала пользоваться PDFelement, она смогла скрывать важную информацию с помощью функции скрытия. Сокрытие конфиденциальной информации является одним из основных требований в ее работе.
«Я всегда считала функцию цензуры на Mac очень удобной». Илария отмечает, что при работе с клиентами некоторая информация всегда должна оставаться скрытой, поэтому соответствующая функция PDFelement для Mac является одной из наиболее часто используемых.
Электронная подпись для юристов и клиентов
Еще одним полезным применением программы стало использование электронных и цифровых подписей. «Мы с коллегами ежедневно пользуемся PDFelement, поскольку сейчас в Италии судебные процедуры осуществляются посредством телематики», — ответила Илария, когда ее спросили, как часто ей требуется функция подписи PDFelement. Илария и ее коллеги составляют и подписываюь все судебные акты с помощью PDFelements. Более того, функцией электронной подписи пользуются и клиенты Иларии.
Благодаря ей эффективность работы повысилась невероятно. Подписывать документы, отправленные по интернету, стало легко. PDFelement фактически оцифровал весь процесс.
Сканирование для перехода на электронный документооборот
Цифровая эра вращается вокруг отказа от бумажных носителей. Многие компании успешно переняли эту идеологию и перевели свою работу в полностью безбумажный формат. Илария тоже решила присоединиться к этому подходу, так как она невероятно устала от рутинного использования принтеров и сканеров. Она хотела использовать минимальное количество бумажных носителей, и PDFelement помог ей этого добиться.
«Я больше не пользуюсь принтерами и сканерами, покупаю меньше бумажных книг, и у меня появилось свободное место для других вещей. И последний, но не менее важный момент: я вношу свой вклад в защиту планеты». Так она отозвалась о функции сканирования PDFelement.
РЕЗУЛЬТАТ
«PDFelement значительно повысил качество моей работы и снизил временные затраты на учебу». — сказала Илария.
Она регулярно пользуется кроссплатформенностью PDFelement. Одним из наиболее важных факторов, которые она выделяет, является автономия и разнообразие устройств, поддерживаемых PDFelement. Поскольку программа работает везде, ее можно использовать в любое время и где угодно. Для нее PDFelement — идеальный инструмент. Несмотря на это, у нее есть ценные предложения: «Мне бы хотелось увидеть улучшения в инструментах для добавления аннотаций, которые были бы очень полезны для меня и моих клиентов».