Все, что нужно знать о подписи договоров

Подпись договора - важнейший компонент договорных процессов, представляющий собой официальное и обязательное для исполнения обязательство одной или нескольких сторон по соблюдению условий, изложенных в юридическом соглашении или договоре. Независимо от носителя, подпись соглашения имеет юридический вес и играет важную роль в установлении и обеспечении договорных отношений в бизнесе, юриспруденции и многих других областях.

В данной статье будут рассмотрены такие темы, как важность подписей на договорах, а также разница между физической и цифровой подписями. Кроме того, в связи с развитием цифрового подписания договоров в статье будет рассказано о том, насколько безопасно и удобно цифровое подписание договоров.

Часть 1: Традиционные физические подписи и цифровые подписи для подписания договоров

Когда речь идет о подписании договора, можно использовать два типа подписей. Это цифровая и "мокрая" подписи. Чем они отличаются друг от друга? Узнайте об этом ниже.

Что такое "мокрая" подпись?

Мокрая подпись - это подпись, выполненная ручкой или другим пишущим инструментом на бумажном документе. Она называется "мокрой" подписью, чтобы отличить ее от электронной или цифровой подписи, которая создается в электронном виде без использования физических чернил на бумаге. "Мокрые" подписи широко используются в различных ситуациях по юридическим и практическим причинам.

Когда и где следует использовать "мокрую" подпись?

Важно отметить, что, хотя "мокрые" подписи играют определенную роль во многих юридических и официальных ситуациях, электронные и цифровые подписи все чаще признаются и принимаются в различных юрисдикциях. Ниже приведены некоторые часто используемые случаи применения "мокрой" подписи.

• Юридические документы
• Формы государственного управления
• Финансовая деятельность
• Требования к свидетелям
• Особые требования законодательства
• Предпочтение или традиция

Что такое цифровая подпись?

Цифровая контрактная подпись, также известная как электронная подпись или Esign, - это форма подписи, используемая для подписания и удостоверения подлинности цифровых контрактов и соглашений. Такие подписи создаются в электронном виде, часто с использованием специализированного программного обеспечения или платформ, и призваны обеспечить безопасное и юридически признанное средство выражения согласия и договоренности с условиями договора.

Законность договоров, подписанных цифровыми подписями

Правомерность использования цифровых и электронных подписей в разных странах различна и зависит от конкретных законов и нормативных актов. Во многих странах существуют специальные законы или нормативные акты, регулирующие электронные подписи. Например, Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN) и Единообразный закон об электронных сделках (UETA) создают правовую основу для электронных подписей в США.

В некоторых отраслях, таких как здравоохранение (HIPAA в США) и финансовые услуги (например, Закон E-SIGN и UETA в США), использование цифровых подписей может регулироваться специальными нормативными актами, обеспечивающими конфиденциальность данных. Аналогичным образом, ряд международных соглашений, таких как Конвенция ООН об использовании электронных сообщений в международных договорах (UNCITRAL), способствуют использованию электронных подписей и признают их юридическую силу при трансграничных продажах.

Часть 2: Преимущества цифровых подписей договоров

Хотя и "мокрые", и цифровые подписи служат одной и той же цели, цифровые подписи все чаще становятся стандартом для подписания контактов по нескольким причинам. Одной из них является изменение потребностей и соответствия требованиям современных организаций. Ниже перечислены некоторые преимущества, которые дает пользователям электронная подпись.

Эффективность

Цифровое подписание контрактов значительно сокращает время на их подписание и окончательную доработку. С помощью электронных подписей контракты могут быть подписаны, оформлены и завершены в течение нескольких минут или часов, а не недель, как это требуется для физических подписей. Такая оперативность крайне важна для компаний и организаций, стремящихся к быстрому завершению проектов и сделок.

Экономия затрат

Переход на электронные подписи позволяет экономить средства за счет сокращения расходов на печать, рассылку и хранение физических документов. Организации экономят деньги на бумаге, чернилах, почтовых расходах и физическом пространстве для хранения документов. Со временем эта экономия может оказаться существенной.

Интеграция с бизнес-процессами

Контракт на использование цифровой подписи часто легко интегрируется с другим программным обеспечением и системами, что позволяет организациям интегрировать цифровые подписи в существующие процессы и рабочие процессы.

Соответствие требованиям

Многие контракты Esign разработаны в соответствии с отраслевыми нормами и стандартами соответствия, что обеспечивает выполнение соглашений в соответствии с требованиями законодательства.

Безопасность

Ведущие решения в области цифровой подписи договоров включают надежные средства защиты, в том числе технологии шифрования и защиты от подделки, что позволяет гарантировать целостность подписанного договора.

Экологические аспекты

Предприятия и частные лица все чаще задумываются о том, как они влияют на окружающую среду. Использование цифровых подписей позволяет сократить потребление бумаги, что вносит свой вклад в обеспечение экологической безопасности.

При этом поиск приложения или инструмента, обеспечивающего бесперебойную работу цифровой подписи, может оказаться не очень удобным. Если вы находитесь в поиске такого приложения, попробуйте воспользоваться PDFelement.

Часть 3: PDFelement: Лучший инструмент для подписания договоров

PDFelement - это мощное и универсальное программное приложение, предназначенное для работы с файлами формата PDF (Portable Document Format). PDFelement предоставляет множество инструментов и функций, позволяющих пользователям эффективно создавать, редактировать, конвертировать, аннотировать и управлять PDF-документами.

Функция PDFelement Request eSign позволяет безопасно и в электронном виде отправлять PDF-документы нескольким сторонам, соблюдая при этом различные юридические и нормативные требования. PDFelement eSign соответствует отраслевым стандартам (ISO 27001, HIPAA), нормам защиты данных (GDPR) и другим стандартам безопасности в Интернете (PDS2, Swift, CMMC и NITES).

Как безопасно отправить PDF для электронной подписи нескольким сторонам?

Приступая к подписанию цифрового соглашения, очень важно иметь надежный и в то же время безопасный способ его реализации. Платформа PDFelement обладает необходимыми инструментами для отправки договоров нескольким сторонам. Ниже приводится пошаговое руководство.

Шаг 1: Сбор подписей от других сторон

• Запустите PDFelement и откройте договор, требующий подписи. Нажмите на кнопку "Запросить электронную подпись", удобно расположенную на вкладке "Защита".

Шаг 2: Добавьте получателей

• Во всплывающем окне найдите поле "Добавить получателей". Добавьте адреса электронной почты получателей в нужном порядке подписания. Легко настроить последовательность подписания с помощью интуитивно понятного метода перетаскивания. Дополнительно можно использовать кнопку "Добавить CC" для включения адресов электронной почты в информационных целях.
• С помощью опции "Добавить меня первым" или "Добавить меня последним" можно выбрать, кто подпишет документ первым или последним.
• Перейдите в раздел настроек и определите порядок отправки писем. Установите частоту напоминаний, чтобы обеспечить своевременное и эффективное выполнение подписей.
• Нажмите кнопку "Далее", чтобы перейти к настройке параметров.

Шаг 3: Добавление полей и назначение получателей

• Усовершенствуйте договор, добавив в него необходимые заполняемые поля. Включите в договор такие поля, как "Подпись/Инициалы", "Дата", "Название" и "Компания". Легко перетащите эти поля в соответствующие места соглашения. При необходимости назначьте каждое поле соответствующим получателям.
• После добавления необходимых полей убедитесь, что все элементы находятся на своих местах. Нажмите кнопку "Отправить", чтобы отправить договор на подпись получателям.

Шаг 4: Следите за выполнением соглашения

Следите за ходом подписания соглашения, выполняя следующие действия:

• После отправки договора на подпись найдите и нажмите кнопку "Перейти к списку договоров".

• Для обновления статуса подписания достаточно нажать кнопку "Обновить".

• Получайте информацию о действиях подписывающих лиц с помощью электронных писем с уведомлениями. Получайте обновления, когда подписанты просматривают или завершают свои подписи под соглашением.

• После завершения процесса подписания найдите и откройте документ на панели "Соглашение".
• В правой части панели отображаются все действия, связанные с соглашением. Это позволяет получить наглядное представление обо всем процессе подписания.
• Вы можете скачать как само соглашение, так и комплексный отчет об аудите. В аудиторском отчете представлены все действия по подписанию договора для ознакомления.

Шаг 5: Проверка достоверности подписей под соглашением

Убедитесь в достоверности собранных подписей, выполнив следующие действия:

• Получить доступ к PDF-договору через панель "Договор".

• После открытия соглашения обратите внимание на уведомление "Подписано, все подписи действительны".
• Нажмите кнопку "Управление подписями", расположенную на вкладке "Защита". Выберите опцию "Проверить все подписи", чтобы продолжить работу.

• В окне "Validate All Signatures" проверьте информацию о цифровых подписях. Просмотрите историю изменений документа с момента применения подписи.
• Для проверки сертификата выберите в окне пункт "Certificate Details...".

Как подписать договор в формате PDF с помощью функции PDFelement eSign?

Напротив, если вы являетесь получателем цифрового PDF-договора, вот какие действия вы можете предпринять, используя функцию PDFelement eSign.

Шаг 1: Откройте PDFelement и перейдите к разделу "Договоры".

Запустите PDFelement на своем компьютере и перейдите на панель Соглашения. Дважды щелкните на соглашении с надписью "Ждет меня", чтобы начать процесс подписания.

Шаг 2: Запуск процесса заполнения

Щелкните на теге "Подписать", чтобы перейти к полям для подписи и другим полям, в которые необходимо ввести запрашиваемую информацию.

Шаг 3: Выбор предпочтительного способа подписания

Выберите поле для подписи, а затем выберите предпочтительный способ подписания:

• Загрузить: Импортировать изображение подписи.
• Нарисовать: Нарисовать подпись в поле.
• Ввести: Введите свое имя с возможностью выбора цвета и стиля шрифта.

Нажмите "OK", чтобы применить подпись.

Шаг 4: Выполнение процесса заключения договора

В нижней части интерфейса появится уведомление, подтверждающее ваше согласие с его условиями и согласие клиента на ведение бизнеса с отправителем в электронном виде. Нажмите кнопку "Click to Sign" и "Next" для завершения процесса.

Как использовать функцию PDFelement eSign для подписания соглашения по ссылке, полученной по электронной почте?

В некоторых случаях вы можете получить договор, подписанный с помощью вложенной ссылки в электронное письмо. В этом случае ниже приводится краткое руководство по получению доступа к договору и его загрузке с помощью программы PDFelement.

Шаг 1: Доступ к договору

Перейдите к договору из письма-уведомления и нажмите кнопку "Подписать документ".

Шаг 2: Согласие с условиями конфиденциальности

Установите флажок "Я согласен с EULA и условиями конфиденциальности на использование электронных записей и подписи" и нажмите кнопку "Продолжить".

Шаг 3: Заполнить поля для подписи

Щелкните на поле "Подпись/Инициалы".

Для начинающих пользователей создайте подпись одним из трех способов:

• Ввести: Введите свое имя в поле с возможностью выбора цвета подписи.
• Загрузить: Найдите и выберите изображение подписи.
• Нарисовать: Нарисуйте подпись в поле.

Шаг 4: Сохранение электронной подписи

Нажмите кнопку "Сохранить". Подпись будет применена к договору, а добавленная подпись надежно сохранена в Wondershare Document Cloud для дальнейшего использования.

Шаг 5: Загрузить договор

Нажмите кнопку "Загрузить" и выберите вариант:

• Только PDF: Скачать договор;
• Загрузить PDF и аудиторское заключение: Загрузить и соглашение, и аудиторское заключение в заархивированном файле;
• Загрузить PDF и комбинированный файл аудиторского заключения: Загрузить договор и аудиторское заключение в виде комбинированного PDF-файла.

Шаг 6: Получение полностью подписанного документа

После подписания соглашения всеми сторонами вы получите электронное письмо с доступом к полностью подписанному документу.

Вывод

Цифровое подписание договоров - это быстрый и эффективный способ утверждения соглашений без ущерба для защищенных деталей любого важного документа. Использование универсальных и многофункциональных инструментов PDFelement для редактирования PDF-файлов, таких как функция eSign contract, обеспечивает удобный интерфейс, позволяющий любому пользователю легко подписывать договоры в формате PDF. Помимо подписей, PDFelement предоставляет широкий набор инструментов для создания аннотаций и пометок, позволяющих добавлять в договоры комментарии, выделения, штампы и примечания, что облегчает совместную работу и предоставление обратной связи.

Если вы ищете быстрый, но эффективный способ оформления неподписанных договоров в цифровом виде, то PDFelement - это отличное приложение. Программа не только позволяет легко подписывать договоры в цифровом формате, но и помогает с легкостью редактировать другие файлы PDF.

---

Wondershare PDFelement - Интеллектуальные PDF-решения, упрощенные с помощью искусственного интеллекта

Преобразование стопок бумажных документов в цифровой формат с помощью функции распознавания текста для лучшего архивирования.

Различные бесплатные PDF-шаблоны, включая открытки с пожеланиями на день рождения, поздравительные открытки, PDF-планировщики, резюме и т.д.

Редактируйте PDF-файлы, как в Word, и легко делитесь ими по электронной почте, с помощью ссылок или QR-кодов.

ИИ-Ассистент (на базе ChatGPT) напишет, отредактирует и переведет ваш контент, чтобы сделать его прекрасным и особенным.

---