Массовая отправка в DocuSign и лучшая альтернативная платформа

Отправка документов всегда будет времязатратной, особенно при традиционном способе. Однако сегодня все больше организаций привыкают к отправке юридических документов электронно. Массовая отправка документов DocuSign нескольким адресатам позволяет обрабатывать соглашения или документы эффективно и упрощает процесс, экономя время и ценные ресурсы, такие как бумага и чернила.

Цифровые платформы для контрактов, такие как DocuSign и комплексная альтернатива PDFelement, играют важную роль в запросе, отправке и подписании контрактов. С учетом этого, в этой статье будет рассказано о различных функциях этого программного обеспечения для электронной подписи.

Часть 1. Как массово отправлять документы нескольким адресатам с помощью DocuSign?

DocuSign предоставляет разнообразные методы подписания, включая рействование подписей, ввод текста или использование загруженных изображений подписей. Платформа предоставляет функции для отслеживания прогресса документов, безопасного хранения подписанных документов в облаке и создания подробных журналов аудита, чтобы обеспечить законность и подлинность электронных подписей.

Функции и преимущества использования DocuSign

DocuSign - это онлайн-решение для электронных подписей и других задач, связанных с документами, которое предлагает эффективные инструменты, надежные, соответствующие и эффективные. Инструменты платформы перечислены ниже, чтобы узнать больше о программном обеспечении.

Генерация документов

Пользователи могут легко создавать шаблоны с использованием помощника по шаблонам DocuSign для Word, включая условные метки, скрывающие или отображающие содержание в соответствии с правилами бизнеса, чтобы уменьшить количество необходимых шаблонов. Этот процесс позволяет пользователям более эффективно отправлять документ через DocuSign.

Преобразование PDF-форм

Компании могут экономить время на подготовке документов с преобразованием PDF-форм. DocuSign автоматически распознает и преобразует поля PDF в поля для подписи при загрузке PDF.

Интеграция с облачным хранилищем

Загружайте различные форматы документов (например, PDF, Word) в DocuSign и надежно храните их в облаке. Доступны управление версиями и политики хранения.

Многоразовые шаблоны

Пользователи могут создавать шаблоны для часто используемых документов, что упрощает отправку стандартизированных контрактов, соглашений или форм с заранее определенными полями.

Массовая отправка

Организации могут легко отправлять один и тот же документ нескольким адресатам. Просто импортируйте список подписантов, и каждый получит уникальную копию для подписания. Управляйте множеством конвертов одновременно с массовыми действиями, такими как аннулирование, коррекция и повторная отправка.

Отслеживание в реальном времени

DocuSign может предоставлять обновления в реальном времени о состоянии вашего документа и данных формы через API, по мере движения документа через действия к завершению с Connect.

Руководство по массовой отправке DocuSign

Онлайн-платформа отправки документов DocuSign отличается простым процессом и удобным использованием. Имея это в виду, вот краткое руководство.

Шаг 1: Создание шаблона

• Выберите вкладку "Шаблон" и нажмите "Создать шаблон" > "Создать шаблон"

Шаг 2: Загрузка и название шаблона

• В поле "Имя шаблона" укажите имя и описание файла.

• Загрузите необходимые файлы, документы, соглашения или контракты с помощью кнопки "Загрузить" в разделе "Добавить документы".

Шаг 3: Назначение адресатов

• После загрузки вашего файла добавьте необходимые данные для адресатов документов
• Нажмите кнопку "Добавить адресата", если вам нужно добавить больше вкладок для адресатов.

Шаг 4: Указать тему письма

• Вы можете настроить тему электронной почты и сообщение и сохранить его в шаблоне. Это сообщение всегда будет использоваться каждый раз, когда вы отправляете шаблон.
• Нажмите "Далее", когда закончите.

Шаг 5: Назначение полей для адресатов

• Выберите адресата из меню адресатов и перетащите поле(1) на документ(2).
• Наконец, нажмите "Сохранить и закрыть"

Шаг 6: Массовая отправка конвертов

• Чтобы начать массовую отправку, нажмите кнопку "Запустить" и нажмите "Отправить конверт."

Шаг 7: Выбор шаблона

• Выберите/Загрузите желаемый документ для отправки.

• Импортируйте ваш список массовых CSV для отправки документов нескольким адресатам. Если вы еще не закончили свой список CSV, нажмите кнопку "i" с информацией о том, как это сделать.

• После загрузки вашего списка массовых CSV нажмите кнопку "Завершить импорт."

• Проверьте список массовой отправки на наличие ошибок и убедитесь, что загружен правильный список.

• Отредактируйте детали сообщения массовой отправки при необходимости. Если нет, нажмите "Далее", чтобы продолжить с полями для адресатов.

• Перетащите необходимое поле из вкладки "Стандартные поля" на документ.
• После завершения вы можете отправить документ вашим адресатам. Нажмите "Отправить."

---

Часть 2. PDFelement: Лучшая альтернатива DocuSign для массовой отправки

Если вы ищете всестороннюю альтернативу DocuSign, почему бы вам не попробовать PDFelement? PDFelement - это универсальное и простое в использовании программное обеспечение для работы с PDF, которое предлагает несколько убедительных причин, чтобы выбрать его для массовой отправки документов. PDFelement упрощает процесс отправки, предоставляя важные инструменты для управления документами, конвертации, безопасности и настройки.

PDFelement как платформа для массовой отправки

Возможность PDFelement интегрироваться с электронной почтой и облачными службами дополнительно повышает его пригодность для эффективной обработки задач по массовому распространению документов. Вот некоторые преимущества, которыми пользуются пользователи при использовании этой платформы.

Пакетная обработка

PDFelement упрощает процесс массовой отправки с функцией пакетной обработки. Этот инструмент позволяет пользователям обрабатывать и отправлять несколько документов одновременно, экономя много времени и усилий.

Интуитивный интерфейс

Платформа имеет интуитивный и простой в использовании интерфейс, что делает ее доступной для пользователей с разным техническим опытом и упрощает возможности массовой отправки.

Преобразование документов

Пользователи могут без труда преобразовывать различные форматы файлов, такие как Word, Excel и PowerPoint, в PDF, обеспечивая совместимость документов и их легкую отправку адресатам.

Интеграция с электронной почтой и облачными сервисами

PDFelement без труда интегрируется с платформами электронной почты и облачными службами, что упрощает процесс отправки массовых документов. Это облегчает обмен документами внутри компании или организации.

Меры безопасности

PDFelement предлагает надежные меры безопасности, такие как шифрование, защиту паролем и цифровые подписи, обеспечивая конфиденциальность, целостность и подлинность ваших файлов на всем пути массовой отправки.

Как массово отправлять документы для электронных подписей с помощью PDFelement?

При начале процесса цифрового подписания соглашения важно иметь надежный способ выполнения этой задачи. Платформа PDFelement предоставляет необходимые инструменты для отправки контрактов нескольким сторонам. Вот пошаговое руководство.

Шаг 1: Сбор подписей от других лиц

• Запустите PDFelement и откройте соглашение, требующее подписей. Нажмите кнопку "Запрос на электронную подпись" в разделе "Защита".

Шаг 2: Добавление адресатов

• Во всплывающем окне найдите поле "Добавить адресатов". Добавьте адреса электронной почты адресатов в желаемом порядке подписания. Отрегулируйте последовательность подписания с помощью интуитивного метода перетаскивания. По желанию используйте кнопку "Добавить CC", чтобы включить адреса электронной почты для информационных целей.
• Выберите, будите ли подписывать документ сначала или в конце, используя опцию "Добавить меня первым" или "Добавить меня последним".
• Перейдите в раздел настроек и решите, каким будет порядок отправки электронных писем. Настройте частоту напоминаний, чтобы обеспечить своевременное и эффективное завершение подписания.
• После настройки параметров нажмите кнопку "Далее", чтобы перейти к следующему этапу.

Шаг 3: Добавление полей и назначение адресатам

• Улучшите соглашение, добавив важные поля для заполнения. Включите поля, такие как Подпись/Инициалы, Дата, Должность и Компания. Перетащите их на соответствующие места в соглашении. Назначьте каждое поле соответствующим адресатам по мере необходимости.
• После добавления необходимых полей убедитесь, что все элементы на своих местах. Щелкните "Отправить", чтобы отправить соглашение адресатам для подписания.

Шаг 4: Отслеживание соглашения

Следите за ходом подписания, выполняя следующие действия:

• После отправки соглашения для подписания найдите и нажмите "Перейти к списку соглашений".

• Для обновления статуса подписания просто нажмите кнопку "Обновить".

• Будьте в курсе действий подписантов через уведомления по электронной почте. Получайте уведомления, когда подписанты просматривают или завершают подпись на соглашении.

• После завершения процесса подписания найдите и получите доступ к своему документу в панели "Соглашения".
• В правой панели вы найдете подробный отчет обо всех действиях, связанных с соглашением. Это предоставляет ясное представление о всем процессе подписания.
• Загрузите как само соглашение, так и подробный аудиторский отчет. Аудиторский отчет представляет собой все действия по подписанию для вашего рассмотрения.

Заключение

Отправка документа через DocuSign или любую другую платформу для массовой отправки необходима для организаций, компаний и правительств для упрощения коммуникации, снижения затрат, обеспечения точности и соответствия, а также адаптации к цифровым ожиданиям получателей. Однако если вы ищете альтернативное онлайн-решение для массовой отправки DocuSign, которое также обладает возможностями программного обеспечения для редактирования PDF, то PDFelement - отличное приложение для выбора. Вместе с его конкурентоспособной ценой, платформа PDFelement призвана создавать более эффективную среду рабочего процесса.

---

Wondershare PDFelement - Интеллектуальные PDF-решения, упрощенные с помощью искусственного интеллекта

Преобразование стопок бумажных документов в цифровой формат с помощью функции распознавания текста для лучшего архивирования.

Различные бесплатные PDF-шаблоны, включая открытки с пожеланиями на день рождения, поздравительные открытки, PDF-планировщики, резюме и т.д.

Редактируйте PDF-файлы, как в Word, и легко делитесь ими по электронной почте, с помощью ссылок или QR-кодов.

ИИ-Ассистент (на базе ChatGPT) напишет, отредактирует и переведет ваш контент, чтобы сделать его прекрасным и особенным.

---