Топ-4 лучших программ для безбумажного документооборота

Василий Лебедев

2024-11-07 10:22:31 • Категория: Бизнес решение • Проверенные решения

Мы живем в цифровом мире, где все сдвигается к компьютерам, смартфонам или робототехнике. Ушли те времена, когда вам приходилось хранить все свои документы в шкафах, которые были не только тяжелыми, но и занимали много места в вашем доме или офисах. В наши дни появился новый тренд для домашнего офиса, который называется безбумажной документацией, что побуждает людей сокращать потребление бумаги и хранить больше документов в цифровом формате. Когда речь заходит о безбумажной документации, первое, что приходит в голову, это управление этими цифровыми документами, и вот где на помощь приходит инструмент управления безбумажной документацией. Вот пошаговое руководство по организации безбумажных документов, которое расскажет вам все детали о том, как управлять безбумажными документами. Лучшие 4 программы для управления безбумажной документацией включают в себя:

Топ 4 программ для управления безбумажной документацией

1. PDF Transformer Pro

PDF Transformer Pro - это еще одна программа для управления безбумажной документацией, которая позволяет редактировать или конвертировать отсканированные документы с вашего компьютера под управлением Windows. После сканирования документов вы можете быстро перенести их в PDF Transformer Pro и вносить изменения в эти документы. Кроме того, он также предоставляет несколько опций для конвертирования или извлечения определенных частей из файла PDF. Этот инструмент также имеет OCR, но ему все еще не хватает многих функций профессионального уровня, таких как невозможность напрямую загружать документы в облачные сервисы и отсутствие версии для Mac.

сравнение программ управления документами

2. Evernote

Evernote - это одна из самых популярных программ для создания и организации заметок на устройствах под управлением Windows, Mac, iOS, Android и Chrome OS. В отличие от некоторых профессиональных редакторов PDF, в Evernote нет возможности редактировать текст или изображения в файлах PDF в базовой версии. Однако в премиум-версии доступна функция OCR за $5 в месяц. Еще одно преимущество Evernote - вы можете хранить документы прямо в программе без необходимости покупки отдельного облачного сервиса. Интерфейс программы прост в использовании и идеально подходит для организации и управления электронными документами PDF на любом компьютере.

безбумажное управление документами в юридическом офисе

3. Adobe Acrobat

Adobe Acrobat - это одна из самых популярных программ для работы с PDF-файлами. Она предоставляет широкий спектр функций, включая создание, редактирование, конвертирование, объединение и разделение PDF-документов. Программа также обладает профессиональной функцией OCR и позволяет цифрово подписывать документы. Единственным недостатком является высокая цена: около $400 для единовременной покупки или $15 в месяц для использования на нескольких устройствах.

программное обеспечение для управления электронными документами без бумаги

Как только вы выбрали идеальное программное обеспечение для управления электронными документами, следующим шагом будет управление всеми PDF-файлами. Вот как вы можете это сделать.

4. PDFelement

Лучшее программное обеспечение для управления бумажными документами - это PDFelement для бизнеса с неограниченными возможностями. От создания нового документа на пустом листе до редактирования уже существующего документа, конвертирования существующих PDF-документов в цифровую подпись, объединения различных PDF-файлов в их разделение на разные части, этот инструмент может сделать все это.

лучшая система управления документами с открытым исходным кодом

Большинство пользователей ценят эту программу за ее простой и интуитивно понятный интерфейс, который предоставляет все необходимые опции в удобной форме. Она не только предлагает основные функции редактирования и конвертации PDF, но и обладает профессиональными возможностями, такими как OCR для работы с отсканированными документами, конвертирование веб-страниц в PDF, мгновенный обмен документами с другими пользователями и загрузка их в Dropbox. Все эти возможности упакованы в небольшой, но крайне полезный инструмент для управления электронными документами, который вы можете найти в интернете.

Скачать Бесплатно Скачать Бесплатно Купить Купить

Скачать Бесплатно

Шаги по управлению электронными документами

При управлении бумажными документами ключевую роль играет система хранения. Вам нужно упорядочить все PDF-файлы так же, как вы это делаете с бумагами в шкафах. Создайте отдельные папки для разных типов файлов и давайте им простые и понятные имена, чтобы легко находить нужный документ. Мы рекомендуем использовать инструмент поиска документов для Windows, такой как "Search Everything", который бесплатен и поможет вам быстро находить нужные файлы.
Сохраняйте все ваши важные входящие электронные письма в виде PDF-файлов. В операционной системе Mac OS X большинство инструментов редактирования документов предоставляют опцию "Сохранить как PDF", в то время как пользователи Windows могут установить "Paperless Printer", виртуальный принтер для сохранения любого документа в виде PDF-файла на компьютере.
Используйте облачные сервисы и делайте резервные копии всех ваших файлов в облачных сервисах, таких как Dropbox или Google Drive. Мы рекомендуем вам приобрести платную версию в зависимости от объема хранилища.
Составьте список всех документов, которые вы сохранили на своем компьютере, в файле "Notes" на вашем Mac или "Evernote" на компьютере с Windows. Таким образом, вы будете помнить, какие типы файлов вы сохранили на своем компьютере.

После управления бумажными документами или использования соответствующего программного обеспечения вы будете в безопасности, перейдя к электронным документам. Лучший инструмент для управления бумажными документами - это Wondershare PDFelement, который не только доступен по цене, но и предоставляет все профессиональные функции. Какую программу вы собираетесь использовать для управления бумажными документами? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже.