Как создать безбумажную компанию?

Василий Лебедев

2024-11-07 10:22:31 • Категория: Бизнес решение • Проверенные решения

Один из способов, которыми компании из различных отраслей учились снижать затраты, заключается в ведении бумажной документации. Теперь термин "безбумажная компания" уже не просто выражение, а фактическое описание компании, которая сократила зависимость от бумаги практически во всех аспектах повседневной работы своего бизнеса. Но остается вопрос: превышают ли преимущества безбумажной компании связанные процедуры перехода к безбумажному формату? В этой статье мы постараемся ответить на этот вопрос, описав преимущества безбумажной компании.

Преимущества ведения безбумажной компании

1. Более высокий уровень безопасности

Для безбумажных компаний безопасность документов воспринимается так же серьезно, как и у любого другого бизнеса. Но факт того, что компания безбумажная, означает, что безопасность лучше, потому что, допустим, документы в вашем шкафу для хранения документов могут быть уничтожены наводнением или пожаром в любое время. То же самое не относится к документам в облаке.

Для безбумажной компании вам следует сканировать бумажный документ в формат PDF или изображения. Компании также могут использовать профессиональный инструмент управления документами для защиты, редактирования отсканированных документов с OCR и обмена PDF-файлами с другими.

2. Более высокая прибыль и бизнес-скорость

Поскольку безбумажные компании редко тратят время на поиск того или иного документа, они лучше подготовлены к росту в эту эпоху гиперсвязанности. Простая задержка в транзакции может означать, что ваш потенциальный клиент обратится к вашему конкуренту в будущем. Поэтому тот факт, что безбумажная компания способна выполнять быстрее и лучше обслуживание, может сделать ее более прибыльной, чем бумажная компания.

3. Экономия времени, которое иначе было бы потрачено на несущественные задачи

Система безбумажной работы практически устраняет время, которое вы тратите на поиски определенного документа на своем столе или время, затраченное на доставку счета, когда вы могли бы просто прикрепить его к электронному письму. Когда вы учитываете тот факт, что вы можете потратить это время на более продуктивные аспекты бизнеса, вы понимаете картину.

Как создать безбумажную компанию?

К настоящему моменту вы уже думаете о том, как ваш бизнес может стать безбумажным. Но прежде чем мы расскажем об этом, вот, что вам нужно знать о переходе к безбумажной компании.

1. Рассмотрите начальные затраты на программное обеспечение, хранение и конвертацию

Прежде чем переходить к безбумажной системе, вы должны учитывать тот факт, что для безбумажной компании потребуется больше места для хранения, и это может быть дополнительным расходом в начале перехода. Есть также стоимость конвертации.

Вам придется сканировать и подписывать документы в бумажном виде, что означает инвестирование в программы, которые помогут вам это сделать легко. Вы можете выбрать Evernote для хранения всех ваших безбумажных документов, и если вам нужно редактировать документы или подписывать документ, вы можете использовать PDFelement для бизнеса, который разработан для экономии затрат и перехода к безбумажному формату для бизнеса.

2. Обучение членов команды

Хотя некоторые из ваших членов команды могут быть знакомы с безбумажными процессами, не все из них будут согласны. Поэтому вам нужно учитывать затраты на обучение членов команды. Обеспечение того, чтобы каждый член команды чувствовал себя комфортно с новой системой, может быть лучшим вложением, которое вы когда-либо сделаете. Это означает, что ваша безбумажная компания будет работать без препятствий.

3. Сделайте безопасность документов основным вопросом

Также разумно определить, будут ли документы храниться локально или в облаке. Оба варианта имеют свои преимущества. Хранение документов локально может означать их легкий доступ, но может поставить под угрозу безопасность. Облако предлагает комплексное решение, если безопасность ваших документов является приоритетом (как и должно быть). Конечно, есть документы, которые вы храните локально, своего рода гибридная система, и это тоже нормально.

Инструмент для бизнеса, который поможет создать безбумажную компанию

Теперь, когда вы знаете, что вам нужно для легкого перехода к безбумажной компании, мы хотели бы помочь вам, поделившись одной из лучших программ, которая поможет вам в этом переходе. Этой программой является PDFelement для бизнеса, один из лучших инструментов управления PDF в бизнесе. Вы заметите, что по мере перехода PDF станет форматом документа, который будет занимать видное место в ваших безбумажных бизнес-процессах.

Скачать Бесплатно

Поэтому иметь способ легко управлять всеми аспектами документов в формате PDF — это то, что вам очень пригодится. PDFelement для бизнеса может сделать всё это и даже больше, благодаря следующим функциям.

• Программа позволяет изменять PDF-документ любым способом. Вы можете редактировать текст документа, редактировать и даже стирать изображения, а также объединять и разделять PDF-документы для создания целых новых PDF-документов.
• Учитывая, что часть перехода к безбумажной компании включает сканирование ваших старых документов, вы обнаружите, что функция OCR в PDFelement очень полезна. Эта функция помогает легко редактировать отсканированный PDF-файл.
• Программа также позволяет назначать уникальную цифровую подпись для любого PDF-документа. Это отличная функция, которая дополнительно обеспечивает безопасность ваших документов и придает им штрих подлинности.

• Если вас беспокоит стоимость перехода к безбумажной компании, PDFelement сделает это более доступным процессом для вашего кошелька, предлагая скидку на объемные лицензии.
• Факт того, что программа очень проста в использовании, сделает процесс более легким для вашей команды, чтобы овладеть всеми аспектами, которые им необходимо изучить во время перехода.

Компании, которые уже стали безбумажными

В поисках вдохновения? Вот некоторые компании, о которых вы, возможно, уже знаете, и которые уже перешли к безбумажному формату.

• Ideal Rebel, цифровое агентство, основанное Джейми Гарретом
• Юнг и Томпсон, юридическая фирма
• Страховая компания Dain Insurance в Иллинойсе, США
• Virginia Cancer Institute
• Отдел здравоохранения Кливленда, государственное учреждение

Это всего лишь некоторые из компаний, которые завершили этот переход. Еще многие, до 30% опрошенных компаний, заявили, что они уже на полпути к полному переходу к безбумажному формату. Основная причина в том, что переход к безбумажному формату имеет смысл для бизнеса. А вы хотите перейти к безбумажной работе?

Wondershare PDFelement - Интеллектуальные PDF-решения, упрощенные с помощью искусственного интеллекта

Преобразование стопок бумажных документов в цифровой формат с помощью функции распознавания текста для лучшего архивирования.

Различные бесплатные PDF-шаблоны, включая открытки с пожеланиями на день рождения, поздравительные открытки, PDF-планировщики, резюме и т.д.

Редактируйте PDF-файлы, как в Word, и легко делитесь ими по электронной почте, с помощью ссылок или QR-кодов.

ИИ-Ассистент (на базе ChatGPT) напишет, отредактирует и переведет ваш контент, чтобы сделать его прекрасным и особенным.

Скачать Бесплатно

Василий Лебедев

Главный редактор

(Нажмите, чтобы оценить эту публикацию)

Общий рейтинг4.5(Участвовало 105 человек)