Топ-5 безбумажных приложений для iOS и Android [Обновлено]

Василий Лебедев

2024-11-07 10:22:31 • Категория: Бизнес решение • Проверенные решения

Переход на безбумажный способ работы может стать ключом к увеличению прибыли для малых предприятий. Это может показаться сложной задачей, но есть приложения, которые помогают облегчить этот процесс и поддерживать его безбумажность. Безбумажные приложения доступны как для пользователей Android, так и для iOS, и они не только помогают во время перехода, но и поддерживают ваш бизнес безбумажным в долгосрочной перспективе. В данной статье будут рассмотрены пять лучших безбумажных приложений для оптимизации вашего бизнеса.

5 лучших безбумажных приложений для мобильных устройств

1. PDFelement для iOS

PDFelement - отличное приложение для работы с форматом PDF на iOS. Оно позволяет редактировать, аннотировать и обмениваться PDF-файлами. Если вы работаете с бумагами в формате PDF и переходите на безбумажное делопроизводство, это приложение будет очень полезным для вас.

Вы можете использовать программу и камеру своего компьютера для сканирования PDF, который хотите изменить, а потом использовать эту же программу для редактирования текста и картинок в документе. Функции редактирования PDF включают возможность комментировать или добавлять примечания к PDF, а также подчеркивать или вычеркивать текст. Если вы пользуетесь Android, вам не о чем беспокоиться - PDFelement доступен и для компьютера.

2. Evernote

Возможно, вы слышали об этом приложении. Оно одно из самых продвинутых и функциональных безбумажных приложений. Оно позволяет людям, среди прочего, делать заметки, снимать на камеру чеки, сохранять снимки и даже вырезать части веб-страниц. И все это с помощью очень удобной функции, позволяющей делиться результатами работы с другими. Это замечательное приложение доступно как на iOS, так и на Android.

3. Scannable

Это простой сканер для айфона, который отлично подходит для того чтобы сканировать документы, которые потом можно использовать. Все что вам нужно это открыть приложение, навести камеру на документ и затем нажать на меню чтобы отсканировать его. Также в приложении есть настройки, которые позволят вам выбрать как вы хотите видеть отсканированный документ.

4. Expensify

Expensify - это отличное приложение для записи расходов без бумаги. Оно избавит вас от необходимости прикреплять чеки к печатным формам. Оно поможет вам сканировать чеки и другие документы чтобы вы могли просто добавить их в свой отчет. Приложение доступно для пользователей Android и iOS. Оно также само определяет детали вашего отчета, включая дату, имя, место и общую сумму.

5. Scanner Pro 7

Это еще один сканер для бумаги, который упрощает сканирование документов с помощью камеры. Все что нужно сделать, навести камеру на документ который вы хотите сканировать и затем нажать на красный значок в углу приложения. Приложение покажет предварительный просмотр, который можно сохранить нажав на кнопку "Готово" или можно вернуться и сделать это еще раз.

Кроме того, оно позволяет легко делиться отсканированными документами и имеет базовые функции редактирования. Вы можете изменить цвет или переключиться в режим фото. Также можно обрезать, поворачивать и даже менять контрастность и яркость.

Советы по правильному использованию безбумажных приложений

Безбумажные технологии - это только один из способов успешного перехода на безбумажное делопроизводство. Вот несколько других советов, которые помогут вам быстрее добиться этой цели:

1. Инвестируйте в правильные инструменты

С помощью этих приложений вы уже имеете все необходимое для перехода на безбумажную работу. Например, было бы неплохо найти способ обмениваться документами онлайн. Возможно, стоит подумать о Google Drive или других вариантах, таких как Dropbox или OneDrive.

2. Создайте политику, поддерживающую переход к безбумажному документообороту

Вероятно, ваши сотрудники, особенно на первых порах, не будут знакомы с процессом перехода на безбумажные технологии. Ваша задача убедиться, что они согласны, и чтобы избежать сопротивления вы можете ввести политику, которая будет помогать в переходе. Например, можно активно ограничивать количество документов, которые один сотрудник может распечатать за день.

Вы также можете стимулировать этот процесс, придумав поощрения для сотрудников, проявляющих наибольшую инициативу.

3. Перейдите на безбумажный режим

Если возможно, попросите ваших поставщиков присылать счета-фактуры в формате PDF. Это сильно сократит количество бумаг на вашем столе. То же можно сделать, присылая счета клиентам в формате PDF.

Мы говорили о том что с безбумажными технологиями вы получаете доступ к информации мгновенно? В современном мире менеджеры и сотрудники должны находить и использовать информацию за секунды, а не дни. Это возможно только в безбумажном формате.

Еще один способ уменьшить количество бумаги - сканировать все документы которые можно и избавиться от бумажных копиров. Если у вас, например, слишком много визиток, используйте одно из безбумажных приложений которые мы обсуждали выше чтобы создать отсканированные копии визиток. Возможно вы даже обнаружите, что их легко организовать таким образом.

Вы также можете получить факс не в бумажном виде, а в виде электронного письма. Для этого нужен онлайн-провайдер факсов. Таких много, некоторые даже бесплатные.

И наконец, узнайте, может ли ваш банк посылать вам выписки в электронном виде вместо бумажного. Если это возможно, попросите их начать с сегодняшнего дня. По крайней мере, ваш стол станет меньше захламлен.