Лучшие советы и решения для перехода на безбумажный режим дома и в офисе

Василий Лебедев

2024-11-07 10:22:31 • Категория: Бизнес решение • Проверенные решения

Признаете вы эту проблему или нет, но глобальное потепление является реальной угрозой, и нам придется заботиться об окружающей среде, высаживая больше деревьев и делая планету зеленее, чтобы сделать ее обитаемой для нас и будущих поколений. Каждый день мы пользуемся сотнями листов бумаги, чтобы распечатать разные документы, контракты или письма. Таким образом, переход на безбумажную систему дома позволит нам избежать использования бумаги и печати документов в формате PDF, а также хранить письма, счета, чеки или договоры в виде PDF-файлов. Переход на безбумажное домашнее хозяйство имеет множество преимуществ, включая экономию денег, электроэнергии, заботу об окружающей среде и экономию времени на печать длинных документов. Существуют различные способы или продукты, которые могут помочь вам перейти на безбумажный режим дома или в офисе. 

4 инструмента, которые помогут вам обойтись без бумаги дома

1. Сканер

Прежде всего, вам потребуется качественный сканер, позволяющий сканировать несколько страниц за один раз. Сканирование всех документов и сохранение их в цифровом виде не только поможет перейти на безбумажный документооборот, но также сэкономит массу места в шкафах. Как правило, сканеры, имеющиеся в продаже, позволяют сканировать одну страницу за одно действие, что отнимает много времени.

Наилучшим решением этой проблемы будет приобретение профессионального сканера с высокой скоростью работы, чтобы вам не приходилось подавать страницы по одной за раз. К тому же, сканер должен уметь сканировать обе стороны страницы без необходимости переворачивать их.

2. Измельчитель

Один из самых важных шагов в деле избавления от бумажных документов - это измельчитель бумаги, способный мгновенно превратить все документы в мелкие фрагменты. Вы также могли бы выбрасывать документы в мусорный контейнер, но это было бы слишком трудоемко, а документы могли бы содержать важные сведения. Измельчитель не только порежет документы на маленькие кусочки, но и удалит большую часть информации.

Как правило, измельчители бумаги оснащены специальным мешком, поэтому после уничтожения нескольких документов вы сможете просто выбросить их, не испытывая затруднений. При выборе шредера наибольшее внимание следует уделить скорости, с которой он способен уничтожать бумагу. Таким образом, использование быстрого измельчителя не только сэкономит ваше время, но и освободит от необходимости уничтожать большое количество документов.

3. Evernote или другой облачный сервис

Evernote - одно из наиболее популярных приложений для создания заметок, доступное на Windows, Mac, iOS, Android и даже в веб-версии. Оно позволяет быстро создать документ или сохранить отсканированные данные в облаке за несколько секунд. Это приложение может стать местом для хранения всех отсканированных документов. Evernote предоставляет как бесплатные, так и платные услуги. Профессиональная версия позволяет хранить документы объемом до 10 ГБ в облачном хранилище.

Хотя Evernote в основном известен как инструмент для создания быстрых пометок и списков, у него есть и более профессиональные возможности. Например, он включает в себя инструмент для редактирования отсканированных документов прямо на вашем компьютере. Кроме того, вы можете быстро сохранять электронные письма из вашего почтового ящика в Evernote одним щелчком мыши. Это также самый простой способ аннотировать PDF-файлы на вашем компьютере. В Evernote вы можете создавать разные папки и сортировать документы по степени важности.

4. Инструмент для создания и редактирования PDF

Wondershare PDFelement - Редактор PDF-файлов - универсальный инструмент для работы с документами. Это создатель, конвертер, редактор и приложение для подписания форм PDF. Если ваш сканер сохраняет документы в формате изображения, вы можете конвертировать эти изображения в редактируемые PDF-файлы с помощью функции OCR в Wondershare PDFelement, а также позволит вам аннотировать или редактировать все эти документы. 

С помощью этого приложения вы можете подписывать документы цифровой подписью. Фактически, вам больше никогда не потребуется бумага, и вы сможете синхронизировать отсканированные документы с облачными хранилищами. Таким образом, у вас будет доступ к документам в любое время.

Скачать Бесплатно

Вы также можете использовать программу для создания заполняемых форм и печати PDF-документов с помощью PDFelement. Программа Wondershare PDFelement доступна как для Windows, так и для Mac, а ее пользовательский интерфейс очень интуитивен, что делает ее идеальным выбором для большинства пользователей PDF. 

Шаги по переходу на безбумажный режим дома или в домашнем офисе

Шаг 1: Очистите все старые бумаги

Первый шаг на пути к отказу от бумаги - это избавление от всей имеющейся в доме бумаги. Пересмотрите все свои документы, включая счета, банковские выписки и прочие бумаги. Уничтожьте те документы, которые вам более не нужны.

Шаг 2: Переведите в цифровой формат все бумажные документы

Чтобы отказаться от бумаги, вам потребуется отсканировать необходимые документы и сохранить их либо в формате PDF, либо как изображения на вашем компьютере. Мы советуем сохранять документы в формате PDF, поскольку он более надежен, и вы сможете редактировать документ или делать в нем изменения в любое время.

Если у вас нет сканера, вы всегда можете воспользоваться приложением для сканирования документов на вашем телефоне или компьютере.

Шаг 3: Храните и сортируйте отсканированные документы

Безусловно, документы останутся на вашем компьютере; однако мы настойчиво рекомендуем вам сохранить их в облачном сервисе или в Evernote. Следовательно, если ваш компьютер выйдет из строя, вы легко сможете восстановить документ, использовав логин и пароль от своей учетной записи.

Шаг 4: Перейдите на электронные платежи, электронные карты и онлайн-платежи

Подпишитесь на получение квитанций и банковских выписок по электронной почте. Вместо распечатки счетов, счетов-фактур или других документов выберите "Печать > Сохранить как PDF" для сохранения файлов в формате PDF. Если вы каждый год отправляете поздравительные письма или открытки ко дню рождения, попытайтесь заменить их электронными открытками, отправленными по электронной почте.

Шаг 5: Инвестируйте в облачное хранилище

Облачное хранилище дает возможность доступа к вашим файлам из любого места. При загрузке классифицируйте различные типы файлов. Отмечайте файлы и придерживайтесь порядка отметок, чтобы легче находить документы в вашем онлайн-хранилище.

Шаг 6: При необходимости отредактируйте цифровой документ

Если вам потребуется внести изменения в документ, вы можете использовать PDFelement при работе со сканированными документами. Вы сможете вносить изменения даже в документы, отсканированные в виде изображений. Благодаря функции оптического распознавания символов (OCR) вы сможете вносить различные правки в документ. Более того, при наличии более 10 страниц в документе вы сможете сохранить все страницы в одном файле PDF, что упростит идентификацию документа и поможет сэкономить время.

Вы также можете удалять PDF-страницы при помощи Wondershare PDFelement - Редактор PDF-файловWondershare PDFelement или напрямую сохранять или загружать документы с вашего компьютера. PDFelement предлагает бизнес-решение для удовлетворения потребностей различных компаний. Если вы являетесь владельцем компании, вы можете связаться с нашим представителем для получения дополнительной информации о ценах.

Скачать Бесплатно

Шаг 7: Всегда обходитесь без бумаги

После того как вы закончите, уничтожите все документы и загрузите их в облако или в Evernote, вам останется лишь сохранить привычку работать без бумаги у себя дома. Вот несколько полезных советов, которые могут помочь вам сохранить привычку работать без бумаги в домашних условиях.

Как сохранить привычку обходиться без бумаги в домашних условиях?

• Прежде всего, постарайтесь сократить количество писем, получаемых вами ежедневно. Откройте сайт своего банка или кредитного учреждения и подпишитесь на получение выписок по электронной, а не обычной почте.
• Во-вторых, привяжите свой банковский аккаунт к таким важным компаниям, как компании кабельного телевидения, газоснабжения и теплоснабжения, и оплачивайте счета автоматически одним нажатием кнопки.
• После выполнения первых двух шагов вы сократите объем получаемой бумаги более чем наполовину каждую неделю. Затем вам следует немедленно сканировать все почтовые документы.
• Если вы хотите что-либо распечатать из интернета, распечатывайте это в формате PDF на вашем компьютере. Для этой задачи можно воспользоваться PDFelement.

Часть 3: Преимущества перехода на безбумажный режим дома

Безбумажное домашнее хозяйство может сократить бумажный хаос и освободить больше пространства в вашем доме. К тому же вам не придется рыться в почте или папках, как сейчас, что экономит ваше время. И что еще важнее, меньшее использование бумаги идет на пользу нашей планете. Давайте же с этого дня вести экологичный образ жизни.

Wondershare PDFelement - Интеллектуальные PDF-решения, упрощенные с помощью искусственного интеллекта

Преобразование стопок бумажных документов в цифровой формат с помощью функции распознавания текста для лучшего архивирования.

Различные бесплатные PDF-шаблоны, включая открытки с пожеланиями на день рождения, поздравительные открытки, PDF-планировщики, резюме и т.д.

Редактируйте PDF-файлы, как в Word, и легко делитесь ими по электронной почте, с помощью ссылок или QR-кодов.

ИИ-Ассистент (на базе ChatGPT) напишет, отредактирует и переведет ваш контент, чтобы сделать его прекрасным и особенным.

Скачать Бесплатно

Василий Лебедев

Главный редактор

(Нажмите, чтобы оценить эту публикацию)

Общий рейтинг4.5(Участвовало 105 человек)