Соответствие требованиям GDPR по защите данных с помощью PDF-документов

Василий Лебедев

2024-11-07 10:22:31 • Категория: Бизнес решение • Проверенные решения

25 мая 2018 года вступил в силу общий регламент ЕС по защите данных (GDPR), первый глобальный закон о защите данных. Так что же такое GDPR? Соблюдение GDPR обязательно для компаний из Европейского союза, а также для компаний из Канады и США, которые обрабатывают персональные данные граждан ЕС.

Что такое защита данных GDPR?

В свете новых обязательств Европейского союза по защите данных GDPR, охватывающих аспекты обработки данных, защиты информации и повышения прозрачности в отношениях между компаниями и субъектами данных, IT-командам по всему миру придется пересмотреть свои подходы к безопасности. Это означает, что необходимо переосмыслить не только инфраструктуру и кибербезопасность на периметре или рабочих станциях, но и принять изменения в хранении и обработке файлов различных типов – от форм до отсканированных счетов, так как в них содержится значительное количество персональной информации.

GDPR включает в себя:

Изменение определения личных данных - теперь оно будет включать генетическую, умственную, культурную, экономическую или социальную информацию.
Введение строгих правил получения согласия на использование личных данных - это включает использование простого языка и четкость в отношении того, как будет использоваться информация.
Обязательное назначение должностного лица по защите данных (DPO) для публичных органов, обрабатывающих персональную информацию.
Введение обязательных оценок влияния на конфиденциальность (PIA).
Гармонизация законов об уведомлении о нарушении данных.
Введение права на отказ от информации и ограничение срока хранения персональных данных в организации.
И многое другое.

Проблемы, связанные с действующими подходами к документам

Большинство организаций в настоящее время используют комбинацию печатных и цифровых документов (таких как файлы Microsoft Office и PDF) для поддержки своей деятельности. Однако существующие процессы оставляют персональную информацию уязвимой, и даже если ваши документы соответствуют политике ЕС GDPR, соблюдение правил обходится огромными затратами.

Хранение документов

Каждый элемент персональной информации, который вы храните в печатных или цифровых документах, подпадает под GDPR. Обычно файлы хранятся в различных форматах, включая:

Редактируемые документы (такие как файлы Microsoft Word), которые небезопасны и могут быть легко изменены
Нешифрованные файлы PDF без контроля доступа

Обмен документами

Внутреннее сотрудничество предполагает широкий обмен документами, часто между несколькими местоположениями, с минимальной или отсутствующей ответственностью пользователей. Кроме того, многие компании делятся целыми документами, как частью процесса, даже если только одна часть документа действительно имеет отношение к обработке.

Рост обмена через электронную почту и облачные сервисы существенно увеличил риск утечки данных. Человеческая ошибка составляет большую часть утечек данных, и большинство документов могут быть открыты любым, кто имеет доступ к файлу.

PDFelement может помочь вам выполнить эти действия:

Шаг 1. Преобразование всех типов файлов офисных документов в PDF

Преобразование документов с бумаги в цифровые офисные файлы - это первый важный шаг к соблюдению правил GDPR. PDFelement позволяет создавать стандартные файлы PDF, полностью соответствующие всем программам для просмотра PDF на практически любом устройстве.

Скачать Бесплатно Скачать Бесплатно Купить Купить

Скачать Бесплатно

Пакетное создание PDF из более чем 300 форматов файлов
Печать в PDF из практически любого приложения

Шаг 2. Изменение данных

Функция изменения данных позволяет компаниям удалять конфиденциальные или идентифицирующие данные, не удаляя всю информацию. Это делает процесс более простым и менее трудоемким.

Шаг 3. Шифрование и защита паролем

Шифруйте документы с уровнями шифрования AES 128 бит или 256 бит, и настройками разрешений для управления просмотром, печатью и изменением файлов.

европейское законодательство по охране прав человека

Шаг 4. Преобразование отсканированных документов в редактируемые файлы PDF

Безбумажный офис давно является мечтой многих людей. Преобразуйте бумажные документы в файлы PDF с возможностью поиска и редактирования для организации, обмена и защиты.

Пакетное сканирование бумаги в формат PDF

Шаг 5. Архивирование

PDF/A - это стандартизированная ISO-версия формата "Portable Document Format" ("PDF"), специализированная для использования в архивировании и долгосрочном сохранении электронных документов.

Убедитесь, что вы остаетесь в курсе этого важного законодательства о защите конфиденциальности, используя PDFelement для помощи вашей компании в соблюдении требований!