Топ-6 систем управления файлами - Обновлено 2024

Василий Лебедев

2024-11-07 10:22:31 • Категория: Бизнес решение • Проверенные решения

С широким использованием цифровых документов появляются огромные массивы данных. Поэтому надлежащая система управления файлами - это еще одна вещь, о которой предприятия должны серьезно подумать. Хорошая система документооборота может решить множество задач для малых и крупных предприятий. Программное обеспечение для ведения картотеки может упорядочить документы, ограничить доступ к конфиденциальным документам, отслеживать ход работы над различными документами и выполнять множество других полезных функций, без которых, по нашему мнению, не может обойтись достойное программное обеспечение для системы управления файлами. Рассмотрим 6 лучших систем управления файлами.

6 лучших систем управления файлами

1. PDFelement for Business

PDFelement for Business - один из лучших в своем роде по возможностям, управляемости и простоте использования. Его легко можно считать лучшим программным обеспечением для системы управления файлами. Есть несколько функций, которые сделают обработку и управление документами в вашем бизнесе намного проще. Во-первых, это безопасность. Не все документы в организации доступны каждому сотруднику. Некоторые документы требуют ограниченного доступа, и с помощью функции защиты паролем эта задача решается очень удобно.

Wondershare PDFelement - Интеллектуальные PDF-решения, упрощенные с помощью искусственного интеллекта.

Скачать Бесплатно Скачать Бесплатно

Преобразование стопок бумажных документов в цифровой формат с помощью функции распознавания текста для лучшего архивирования.

Различные бесплатные PDF-шаблоны, включая открытки с пожеланиями на день рождения, поздравительные открытки, PDF-планировщики, резюме и т.д.

Редактируйте PDF-файлы, как в Word, и легко делитесь ими по электронной почте, с помощью ссылок или QR-кодов.

ИИ-Ассистент (на базе ChatGPT) напишет, отредактирует и переведет ваш контент, чтобы сделать его прекрасным и особенным.

Руководство высшего уровня всегда ведет переговоры, чтобы сделать бизнес лучше. С помощью электронной или цифровой подписи можно легко заключить любой договор или соглашение, требующее нескольких подписей. Просто добавьте свою подпись, отправьте ее другим и дождитесь их подписи. Все это делается виртуально. Эти подписи имеют юридическую силу, поэтому у вас не возникнет никаких нежелательных проблем.

OCR упрощает поиск в PDF-файлах на основе изображений. Он также может конвертировать PDF-файлы в Word, Excel или PowerPoint. Вы можете извлекать различные страницы из разных PDF-файлов и объединять их в один для лучшего понимания или создания красивой презентации. Функция создания и обнаружения форм помогает заполнять и создавать PDF-формы. Программа поддерживает множество операционных систем, таких как Mac, Windows и iOS. В целом, это комплексное решение для управления файлами на предприятии.

Скачать Бесплатно Скачать Бесплатно Купить Купить

Скачать Бесплатно

2. Agiloft

Agiloft отлично подходит для управления большими корпоративными документами. Функция графического рабочего процесса позволяет создать пошаговую модель того, как определенный документ должен быть обработан на каждом этапе. Больше информации и меньше хлопот приводят к эффективному выполнению задач. С помощью функции Audit Trail вы можете легко найти, какие изменения были сделаны в определенное время и кто за них отвечал. Функция Round Robin Assignment помогает справедливо распределять работу.

С таким количеством возможностей по настройке этой платформы иногда возникает ряд сложностей, которые могут привести к замедлению темпов работы.

3. Alfresco One

Alfresco One доступна как в облачном, так и в самостоятельном варианте. Совместимость этой системы управления файлами с различными устройствами и операционными системами позволяет пользователям легко просматривать, управлять и изменять документы из любого места. Надежное и безопасное хранилище контента гарантирует, что никто не посягнет на ваши конфиденциальные данные. Alfresco доступна как в облачном, так и в самостоятельном варианте.

Единственная проблема заключается в том, что при огромном спектре возможностей настройки и поддержки дополнений это может привести к осложнениям и увеличить кривую обучения для администраторов.

4. Cabinet

Эта система управления файлами также доступна в вариантах с самостоятельным размещением и в облаке. Это не простая система управления файлами, поскольку вы можете просматривать и управлять своими документами из любого места. Она совместима с несколькими бухгалтерскими программами и почтовыми клиентами. Обмен документами защищен с помощью шифрования по промышленным стандартам. В документы также можно вставлять электронные подписи. Хранение, поиск и извлечение документов просты и эффективны.

Единственная проблема - это требования к облаку, когда крупному предприятию требуется более высокая скорость загрузки и выгрузки.

5. Contentverse

Эта система управления файлами разработана очень универсально, так что она может соответствовать требованиям любой малой или большой организации. Хранение и поиск или извлечение файлов происходит очень быстро. С помощью управления рабочими процессами вы можете устанавливать этапы и цели для своей команды.

Благодаря кросс-платформенной совместимости вы можете работать из любого места. Весь ваш бизнес-контент находится в безопасности благодаря современной цифровой защите, обеспечиваемой Contentverse. Журналы аудита помогут вам найти, что было изменено, когда и кем.

6. DigitalDrawer

Эта система управления файлами доступна только в локальных вариантах. Импорт документа - это простой процесс, поскольку вы можете сканировать или загружать документы. Каждый документ защищен, и никто не может получить доступ к вашим данным без авторизации. Организация документов эффективна, так как вы можете размещать файлы в окне как в древовидной структуре папок. Управление документами действительно эффективно, и вы можете найти и получить доступ к любому файлу в течение нескольких секунд.