Программное обеспечение для управления файлами предлагает функции для организации, редактирования, управления и отслеживания рабочего процесса файлов в вашем бизнесе. Например, они могут помочь вам получить комментарии от соответствующих сторон относительно того или иного документа. Программное обеспечение для управления файлами также способствует ведению учета соответствующих документов в вашей компании, в то время как пользователи могут также использовать цифровое программное обеспечение для управления всеми электронными файлами на предприятии. Проще говоря, любой бизнес нуждается в эффективном программном обеспечении для управления файлами для бесперебойной работы и повышения производительности фирмы, поэтому в этой статье мы представляем вам 5 лучших программ для работы с файлами.
Топ-5 программ для управления файлами
1. eFileCabinet
eFileCabinet - это исключительный выбор для управления файлами в малом и среднем бизнесе. Он предоставляет различные функции, такие как сканирование, маркировка, рабочий процесс и облачное хранение. Функции довольно просты в использовании и достаточно надежны для любого пользователя. В нем есть неограниченное хранилище, автоматизированная служба резервного копирования в облаке и огромная библиотека шаблонов. Он предоставляет различные версии своих приложений как для серверного, так и для размещенного программного обеспечения для управления файлами.
Программное обеспечение для управления файлами поставляется с несколькими инструментами управления, поэтому с их помощью администраторы могут устанавливать ряд полномочий для сотрудников. Например, сотруднику может быть поручено запретить отдельным сотрудникам удалять документы. Функции DMS также помогают управлять изменениями значимых файлов. Она поддерживает Word, Excel, PDF, PowerPoint и QuickBooks.
Плюсы:
- В нем есть датировка хранения, которая позволяет пользователям хранить или удалять файлы с истекшим сроком хранения
- Он имеет мощный ORC, который делает документы доступными для поиска.
Минусы:
- Из-за большого количества функций, количество опций может быть немного чрезмерным для понимания
2. M-Files
M-Files - это уникальное программное обеспечение для управления файлами, которое повышает производительность бизнеса за счет организации и управления всеми электронными документами. Она имеет функцию проверки, которая помогает отслеживать каждый документ, над которым ведется работа, а также отслеживать изменения, вносимые в документ.
Это простое в применении программное обеспечение, которое помогает вам создавать, пересматривать, организовывать, обмениваться и контролировать документы вашей компании. Версии M-Files доступны для компьютеров Windows и Mac, а также совместимы с устройствами Android и IOS, что упрощает их использование в удобном для вас месте. Дополнительные возможности, предоставляемые этим программным обеспечением, включают сканирование, редактирование, сохранение документов в базе данных и многие другие.
Плюсы:
- Вы можете получить доступ к документам через любое устройство с доступом в Интернет, включая планшеты и телефоны на базе ios и android.
Минусы:
- Вы должны загрузить и установить M-files на свой компьютер, чтобы использовать их, что не очень удобно в качестве программы, к которой вы получаете доступ и используете ее онлайн.
3. PDFelement for Business
PDFelement for Business позволяет пользователям создавать, конвертировать, совместно работать, редактировать и подписывать профессиональные PDF-файлы с легкостью, не говоря уже об интерактивной обработке документов, которую он предоставляет пользователям. С его помощью можно создавать различные PDF-файлы путем преобразования других документов, таких как Word, Excel и PowerPoint.
Этот инструмент также может преобразовывать отсканированные файлы в редактируемые и доступные для поиска PDF-файлы для деловых целей. Кроме того, программа обладает отличной функцией OCR, которая распознает изображения и тексты в PDF-файлах с помощью 20 поддерживаемых языков. Программа также поддерживает объединение различных PDF-файлов в один документ, более того, компания может выделить несколько файлов из одного PDF и хранить их отдельно для различного использования. Инструмент также способствует безопасности профессиональных документов, позволяя добавлять зашифрованные пароли для защиты документа.
4. Dokmee
Dokmee - это программное обеспечение для управления файлами, которое поможет вам сэкономить время и энергию, предоставляя ряд инструментов для визуализации и отслеживания документов, которые помогут организовать важные электронные файлы в вашем бизнесе. Она предлагает множество конфигураций для настольных компьютеров и веб-сайтов по разным ценам.
Программа для работы с файлами имеет удобный интерфейс и уникальные инструменты захвата и редактирования. Программа интегрируется с офисным программным обеспечением, сканерами, программами электронной почты и мобильными устройствами. Программа работает с большинством сканеров, и вы можете импортировать файлы из текстового процессора и программ электронной почты. Программа также позволяет добавлять метаданные, теги и другую информацию о сортировке к каждому отсканированному или импортированному в Dokmee Professional файлу. Вы можете конвертировать PDF-файлы, а также объединять и разделять PDF-файлы с помощью Dokmee.
Плюсы:
- Вы можете получить доступ к документам через любое устройство с доступом в Интернет, включая планшеты и телефоны на базе ios и android.
Минусы:
- Вы должны загрузить и установить M-files на свой компьютер, чтобы использовать их, что не очень удобно в качестве программы, к которой вы получаете доступ и используете ее онлайн.
5. PinPoint
Pinpoint - это очень мощное программное обеспечение для управления файлами, которое можно запускать со своего сервера или из облачного центра обработки данных. Оно автоматически создает файлы документов и работает с компьютерами Mac, PC и мобильными устройствами. Настройка и установка программы очень просты. Помимо сохранения исходного файла, программа создает доступный для просмотра PDF-файл для авторизованных пользователей и сотрудников, а другие заинтересованные лица могут добавить к документу свои отзывы или комментарии.
Плюсы:
- Ключевые люди могут редактировать или предлагать отзывы на ключевые документы компании.
- PinPoint подает документы автоматически, без необходимости вмешательства.
Минусы:
- Часы поддержки клиентов, предлагаемые компанией, ограничены, и вы можете связаться с ответственным лицом только по телефону или электронной почте.
Василий Лебедев
Главный редактор