Топ-6 систем для электронного документооборота
2024-04-10 14:01:54 • Категория: Бизнес решение • Проверенные решения
У каждого предприятия свои потребности, когда речь идет об электронном документообороте. Важно не торопиться с выбором правильного решения, которое принесет пользу вашему бизнесу, прежде чем совершать покупку. Как только вы оцените свои потребности и будете готовы найти подходящую для вас систему электронного управления файлами, эта статья поможет вам сравнить лучшие инструменты на рынке. Ниже представлены 6 лучших систем электронного документооборота (EDMS), которые вы можете рассмотреть.
Выберите подходящую систему цифрового документооборота
1. Zoho Docs
Первая из них - Zoho Docs, решение для электронного документооборота, которое поможет вам работать на ходу. Являясь центральным хранилищем всех документов, Zoho позволяет легко обмениваться файлами и фотографиями в режиме онлайн. Вы можете начать пользоваться им в пробной версии для 25 пользователей с лимитом 5 ГБ на пользователя. А если вам понравится, вы можете подписаться на премиум-версию. Все, что вам нужно сделать, это указать свое имя, адрес электронной почты и пароль.
Плюсы:
- Интуитивно понятный и удобный интерфейс
- Беспроблемная и бесплатная интеграция с приложениями Google
- Отличные инструменты для редактирования документов онлайн
Минусы:
- Места на одного пользователя может быть недостаточно для некоторых пользователей
- Цена ежемесячной подписки может увеличиться
- Вам необходимо зарегистрироваться в Zoho writer, чтобы получить доступ к полному редактору
2. Logical Doc
Это программное обеспечение поможет любой организации получить контроль над процессами управления электронными документами. Основное внимание уделяется поиску содержимого и автоматизации бизнес-процессов. Использование этого инструмента электронного документооборота поможет вам создавать, координировать и соавторизировать любые документы в вашей организации. Ваша производительность значительно повысится благодаря простому в использовании веб-интерфейсу и интеграции с Office и Outlook.
Плюсы:
- Удобный интерфейс облегчает работу новичков
- Отличное общее управление информацией
- Отличная служба поддержки
Минусы:
- Некоторые пользователи требуют, чтобы клиент синхронизировался с локальным каталогом в хранилище
- Нет поддержки по телефону, только поддержка клиентов по электронной почте
- Включает множество дополнительных покупок, которые накапливаются, делая его дороже
3. Microsoft SharePoint Online
Microsoft SharePoint - это отличный вариант, когда вы хотите легко обмениваться деловыми документами. Он позволяет пользователям создавать командные веб-сайты, которые могут действовать как мини-интранеты, что значительно упрощает обмен документами или даже целыми папками. Существует также множество бесплатных приложений, которые можно добавить в учетную запись SharePoint, включая приложения для управления почтой и контактами. Кроме того, этот инструмент дает вам возможность изменять дизайн веб-сайтов, а количество приложений, которые вы можете использовать, не ограничено.
Плюсы:
- Позволяет редактировать документы в режиме онлайн
- Вы можете использовать его для создания нескольких командных сайтов и добавления приложений, чтобы значительно упростить процесс обмена информацией
Минусы:
- Он оснащен множеством функций, что может сделать процесс первоначальной настройки слишком сложным
Скачать Microsoft SharePoint Online>>
4. M-Files DMS
Если вы ищете простой, но эффективный способ управления электронными документами, M-Files, вероятно, является лучшим инструментом для этой работы. Он автоматизирует большинство систем управления электронными документами, чтобы сэкономить ваше время и повысить продуктивность бизнеса. Вы также получаете уникальную возможность отслеживать, над какими файлами ведется работа в данный момент, и даже отслеживать каждое изменение, вносимое в конкретный файл.
Плюсы:
- Позволяет получать доступ к документам с любого устройства с доступом в Интернет, включая смартфоны и планшеты
- Позволяет пользователям отслеживать изменения, внесенные в файлы, в режиме реального времени
Минусы:
- Для его использования требуется загрузка, поэтому ему не хватает удобства системы управления документами, доступ к которой можно получить онлайн
5. Ascensio System OnlyOffice
Если вы ищете систему электронного документооборота, которая также является менеджером проектов, то Ascensio System OnlyOffice может стать для вас правильным выбором. На первый взгляд, она похожа на Google Drive, но предлагает гораздо больше, чем просто обмен файлами и функции онлайн-документов и совместной работы. Он также упрощает управление целыми проектами, позволяя интегрировать электронную почту и календари и даже создавать собственный URL-адрес для вашей учетной записи. Даже при наличии всех этих замечательных функций он по-прежнему прост и удобен в использовании, а еще проще в настройке.
Плюсы:
- Она совместима со многими облачными сервисами, что делает хранение и обмен невероятно простым
- В нем есть функции управления задачами, что делает его универсальным решением для всех ваших задач по хранению документов
Минусы:
- Он имеет относительно небольшой объем доступного пространства для облачного хранения по сравнению с другими подобными инструментами
Скачать Ascensio System OnlyOffice>>
6. Evernote Business
Вы ищете систему электронного документооборота, которая также полезна для проведения мозговых штурмов? Evernote Business поможет вам в этом. Большинство людей думают о Evernote как о простой программе для ведения заметок, но недавно она расширилась и теперь включает инструменты для обмена документами и совместной работы, которые конкурируют с лучшими в своем деле. С его помощью вы можете фиксировать результаты мозговых штурмов различными способами, включая вложенные документы, аудио, изображения и многое другое. Evernote имеет множество отличных инструментов для малого бизнеса, который хочет иметь возможность делиться мыслями, даже находясь вне офиса. Он поставляется с приложениями для iOS и Android, которые делают удаленное сотрудничество гораздо более удобным.
Плюсы:
- Нет ограничений по количеству пользователей, которые могут использовать Evernote одновременно
- Предлагает полностью онлайн и мобильный доступ благодаря тому, что имеет мобильные приложения
Минусы:
- Редактирование документов может осуществляться только через приложение для настольных компьютеров
Представляем PDFelement - комплексное решение для вашего электронного документооборота
С ростом цифровизации и переходом к безбумажному документообороту системы управления электронными документами приобрели важное значение, поскольку они позволяют легко создавать, хранить и управлять цифровыми документами. Наиболее распространенным типом цифровых файлов является PDF.
Но даже лучшие инструменты системы электронного управления имеют свои ограничения при работе с PDF, поскольку этот формат не был создан для простого редактирования или совместной работы.
PDFelement поможет вам преодолеть эти ограничения. Эта программа предлагает комплексное решение для работы с документами PDF, позволяя редактировать и гибко работать с данными, цифровыми формами и полями форм, предлагая функции для безопасной совместной работы (включая простое комментирование и редактирование) и безопасного обмена.
Пакетное преобразование файлов в PDF и извлечение данных из нескольких документов одновременно означает, что время, необходимое для управления важными электронными документами, значительно сокращается. PDFelement - это программа, которая существенно поможет вашему программному обеспечению системы управления электронными документами.
5 решений, которые PDFelement предлагает для улучшения вашей системы электронного документооборота
1. Стандартизация документов в формате PDF для улучшения совместной работы всех команд
Если у вас много разных команд, работающих с различными типами файлов в разных программах, производительность часто снижается из-за того, что все типы файлов ведут себя по-разному. PDFelement предлагает быстрое и простое решение для преобразования файлов различных форматов в стандартные PDF-файлы, которые можно использовать совместно несколькими командами. Поддерживаемые форматы файлов включают Word, Excel, PPT, HTML, EPUB и RTF.
Документы могут быть преобразованы в PDF с помощью процесса пакетного преобразования, что, опять же, сокращает время, необходимое для создания стандартизированных процессов для более эффективного электронного документооборота. Это то, чего не могут предложить стандартные программные средства управления электронными документами.
Wondershare PDFelement - Интеллектуальные PDF-решения, упрощенные с помощью искусственного интеллекта.
Преобразование стопок бумажных документов в цифровой формат с помощью функции распознавания текста для лучшего архивирования.
Различные бесплатные PDF-шаблоны, включая открытки с пожеланиями на день рождения, поздравительные открытки, PDF-планировщики, резюме и т.д.
Редактируйте PDF-файлы, как в Word, и легко делитесь ими по электронной почте, с помощью ссылок или QR-кодов.
ИИ-Ассистент (на базе ChatGPT) напишет, отредактирует и переведет ваш контент, чтобы сделать его прекрасным и особенным.
2. Простое редактирование файлов PDF
PDF файлы никогда не создавались для редактирования и адаптации, но поскольку в последние годы они стали стандартным форматом деловых файлов, нередактируемые PDF стали проблемой. Предыдущие решения, позволяющие сделать PDF-файлы редактируемыми, были сложными и дорогостоящими, но PDFelement стал лучшим решением для редактирования PDF-файлов, создав программное обеспечение, которое работает так же, как все хорошие текстовые процессоры.
Легко редактировать и добавлять текст в существующие и новые документы PDF, а также вставлять изображения и символы для создания разнообразных документов по мере необходимости. Вы можете вносить эти правки так же легко, как и в Microsoft Word, а PDFelement обладает всеми функциями, которые предлагает Word, но только для PDF-файлов. Создавайте, редактируйте и управляйте содержимым PDF-документов так, как вы не сможете сделать, используя только систему электронного документооборота.
3. Автоматическое извлечение данных из документов
По мере стандартизации документооборота возникает необходимость переноса важных данных из файлов в новые документы и системы. Раньше для этого требовалось вводить данные вручную, что приводило к потере времени и ресурсов.
Функция автоматического извлечения данных из PDFelement быстро извлекает данные в формат, готовый для анализа. Несколько файлов можно обрабатывать пакетно, чтобы еще больше сократить время работы, необходимое для ввода данных в новые программы. Благодаря полностью настраиваемым полям данных PDFelement также предлагает полный контроль над тем, какие данные могут быть извлечены.
4. Простое, эффективное и редактируемое создание форм
Все предприятия нуждаются в тех или иных формах. Но для их создания часто требовались специальные знания программного обеспечения и навыки дизайна, чтобы создать фирменные интерактивные формы. PDFelement предлагает еще одно простое решение, которое делает работу с формами намного удобнее.
С помощью инструментов редактирования PDFelement можно легко создавать интерактивные формы, заполняемые в цифровом виде, на все случаи жизни. Простая функция перетаскивания позволяет добавлять такие элементы, как поля цифровой подписи, поля формы, кнопки, галочки, а также комбинации всех элементов для создания удобных интерактивных форм. Эта функция очень полезна для процесса электронного документооборота.
5. Защита конфиденциальных файлов с помощью паролей
Многие деловые документы содержат конфиденциальную информацию, которую необходимо защищать. Часто необходимо, чтобы все документы или их разделы были защищены паролем, чтобы только определенные доверенные лица могли получить доступ к информации. Решения для электронного документооборота не всегда предоставляют простой способ добиться этого. Но PDFelement делает это.
Простое добавление полностью зашифрованных паролей к документам (или пакетам документов) позволяет защитить доступ к этим файлам и их открытие. Благодаря возможности добавлять, изменять и управлять паролями и средствами контроля паролей для нескольких документов одновременно, PDFelement создан с полными, гибкими функциями безопасности. Эффективно управляйте конфиденциальными документами с помощью PDFelelment.
Wondershare PDFelement - Интеллектуальные PDF-решения, упрощенные с помощью искусственного интеллекта
Преобразование стопок бумажных документов в цифровой формат с помощью функции распознавания текста для лучшего архивирования.
Различные бесплатные PDF-шаблоны, включая открытки с пожеланиями на день рождения, поздравительные открытки, PDF-планировщики, резюме и т.д.
Редактируйте PDF-файлы, как в Word, и легко делитесь ими по электронной почте, с помощью ссылок или QR-кодов.
ИИ-Ассистент (на базе ChatGPT) напишет, отредактирует и переведет ваш контент, чтобы сделать его прекрасным и особенным.
Скидка до 30%: выберите подходящий тарифный план для себя и своей команды.
PDFelement для физических лиц
Редактируйте, печатайте, преобразуйте, подписывайте и защищайте PDF-файлы на ПК.
PDFelement для команд
Командный план позволяет гибко настраивать, отслеживать и управлять лицензиями в разных группах и командах.
Василий Лебедев
Главный редактор
Общий рейтинг4.5(Участвовало 105 человек)