Каждый человек, каждая коммерческая компания, каждая организация, каждое государственное учреждение и все остальные организации имеют документы, которые они обрабатывают ежедневно. Многие задаются вопросом, насколько безопасны эти документы? Безопасность документов можно определить как "способы подачи, хранения, резервного копирования, доставки, обработки и всего, что между ними". Это широкое понятие, но простая реальность заключается в том, что компании и организации находят способы обеспечить безопасность своих документов, шифруя их паролями и сохраняя в надежном месте.
Сегодня мы живем в мире безбумажных офисов, и эта тенденция набирает обороты. В прошлом компании нанимали хранилища документов для хранения своих документов и повышения их безопасности. Однако сегодня системы защиты документов обеспечивают надежную сохранность ваших данных в облаке, защищенных шифрованием и паролем.
Топ-6 систем защиты документов
1. Symantec Endpoint Encryption
Как уже упоминалось, шифрование - это один из способов защиты документов и повышения их безопасности. Symantec делает это возможным, защищая конфиденциальную информацию. Вы можете использовать Symantec для шифрования всего диска, сектора за сектором или шифрования флэш-накопителей. В любом случае, это программное обеспечение предназначено для людей, шифрующих большое количество документов.
Среди плюсов - круглосуточная поддержка клиентов, возможность шифрования объемных документов, 45-дневная гарантия возврата денег и даже защита электронной почты.
Недостатком этой системы защиты документов является то, что вы не можете использовать ее на мобильных устройствах или в операционной системе Linux. Поскольку мобильные устройства становятся важной частью бизнеса, Symantec не справляется с этой задачей. Еще одна жалоба - всплывающие окна появляются почти все время.
2. InvisibleSecrets
С помощью программы вы можете шифровать файлы непосредственно в проводнике Windows, а затем передавать их по электронной почте. Кроме того, вы можете скрывать файлы в таких местах, как звуковые файлы и изображения.
Сильные стороны InvisibleSecrets включают простой в использовании интерфейс, эффективное, универсальное, интуитивно понятное и адаптивное программное обеспечение. С другой стороны, программное обеспечение стоит довольно дорого, гораздо дороже, чем аналогичные системы защиты документов. Кроме того, пробная версия длится всего 15 дней, после чего вам придется заплатить за полную версию. А если вы решите удалить программу, у вас останутся остатки файлов. После деинсталляции вам придется вручную удалить несколько файлов.
3. PDFelement for Business
Верхняя строчка - это система защиты документов, которая, по нашему мнению, намного лучше всех перечисленных ниже. И это PDFelement for Business. Для вашего бизнеса это отличное решение для чтения, открытия, редактирования, цифровой подписи и защиты документов PDF. Программа обладает множеством функций, все из которых делают вашу жизнь в безбумажном офисе проще и удобнее. Но давайте остановимся на некоторых наиболее важных из них в области защиты документов.
Для начала PDFelement предлагает двухфакторное шифрование документов. Вы можете зашифровать документы при отправке их на подпись, а также зашифровать все документы и ограничить пользователям доступ к редактированию и копированию файлов.
Вы также можете отредактировать документ. Это очень простой и полезный инструмент. Просто перетащите и выберите текст/изображение, которое вы хотите отредактировать, нажмите "Применить редактирование", и все. Вся конфиденциальная информация, которую вы хотите отредактировать, исчезнет.
4. PDF Suite
С помощью PDF Suite можно открывать, создавать, редактировать и конвертировать файлы PDF. Что касается систем безопасности документов, вы можете защитить их с помощью 256-битного шифрования и ограничения.
К сильным сторонам программы относятся довольно низкая цена, интуитивно понятный интерфейс и множество ключевых функций, которые вы можете найти в более дорогих вариантах программного обеспечения для PDF. В итоге, если вам нужна базовая программа для шифрования PDF, то эта программа подойдет. Кроме того, у PDF Suite Professional есть свои преимущества, в основном мультимедийные возможности.
С другой стороны, вы не сможете использовать эту программу для редактирования документов. Аналогичные расширенные функции также отсутствуют.
5. Adobe® Acrobat® Pro DC
Adobe Pro DC, система защиты документов для пользователей, работающих с конфиденциальной информацией, пользуется большой популярностью. Вы можете создавать и редактировать документы PDF, а затем использовать пароли и ограничения для контроля доступа к данным. Защита команды также является частью программного обеспечения. Некоторые считают Adobe Pro DC простым и удобным способом контроля безопасности документов, в то время как другие отвергают его как профессиональный вариант.
Основным преимуществом является новый интерфейс, а также значительные улучшения в технологии OCR. Что касается защиты документов, то здесь мало что изменилось по сравнению с EchoSign.
Недостатком является запутанные планы подписки и покупки, которые никто не может понять. В функции коррекции OCR нет функции отмены. Интерфейс также находится под пристальным вниманием, поскольку пользователям не нравятся большие кнопки. Пользовательская панель в верхней части также исчезла, что было большим преимуществом EchoSign.
6. Foxit PDF Security Suite
Последний в списке - Foxit PDF Security Suite, важное программное обеспечение, помогающее открывать, организовывать и редактировать текст. Foxit интегрирует Microsoft Rights Management Services, объединяя два программных решения, в результате чего обеспечивается надежный обмен конфиденциальными документами.
К плюсам Foxit можно отнести легкость и надежность, а благодаря интеграции Box вы можете читать PDF-документы в Foxit. Еще одним преимуществом является режим безопасного чтения, а также кнопка "Поделиться" для Facebook и Twitter. Это делает Foxit удобным вариантом для чтения PDF-файлов, но не очень удобным в плане безопасности.
Недостатком является то, что за легкость приходится платить. Пользователи постоянно просят о дополнительных функциях. Например, нет помощи в создании цифровых подписей. Кроме того, Foxit не может отображать сложные типы PDF.
Василий Лебедев
Главный редактор