4 лучших программы для организации документов

Василий Лебедев

2024-11-07 10:22:31 • Категория: Бизнес решение • Проверенные решения

Организация документов - неотъемлемая часть любого бизнеса, и поэтому программное обеспечение для организации документов необходимо для обеспечения правильного функционирования притока и оттока деловых документов. В зависимости от того, какие деловые документы вам необходимо упорядочить, а также от характера вашего бизнеса, программное обеспечение организатора документов может варьироваться от одного предприятия к другому.

Топ-4 программы для организации документов

1. Patriarch- Archiving Platform

Это облачное решение для электронного архивирования, которое идеально подходит для бизнеса, нуждающегося в архивировании записей и транзакционных данных. Это программное обеспечение для организации документов предлагает высокий уровень безопасности для всех документов, которые вы организуете с помощью этой услуги, и соответствует всем нормативным требованиям. Поскольку это облачная платформа, архивные данные легко передаются вашим деловым партнерам, клиентам и сотрудникам. Это также упрощает быстрое нахождение, управление и eve обмен необходимой информацией, даже если у вас много архивных документов.

Плюсы:

Упрощает поиск нужных документов, экономя время и ресурсы
Облачная система обеспечивает дополнительную безопасность документов, а также легкий обмен ими
Уже соответствует нормативным требованиям, поэтому вам не придется сталкиваться с какими-либо запросами

Минусы:

Первоначальная настройка может быть немного сложной.

2. ScanStation

Это программное обеспечение для организации фронт-офиса для сканирования документов. Оно также имеет функции аутентификации и аудита, а также OCR, OMR, ICR, DMS и облачные возможности. Это решение особенно полезно тем, что оно делает процесс сканирования максимально простым, и пользователю не требуется никаких предварительных технических знаний для работы с ним. В нем также есть возможность сбора электронных подписей, что позволяет пользователям подписывать и отправлять документы на подпись. Функция полнотекстового поиска облегчает поиск и управление отсканированными документами, особенно при работе с большим количеством документов.

Плюсы:

Сканирование документов, а также управление отсканированными документами становится очень простым
В нем есть функции OCR, которые позволяют пользователям редактировать отсканированные документы
Опции облачного хранения делают обмен отсканированными документами намного проще

Минусы:

Из-за многочисленных функций и возможностей его может быть сложно настроить на начальном этапе.

3. PaperSave

Это программное обеспечение для организации файлов, которое особенно полезно, когда вы хотите автоматизировать формирование счетов-фактур и обмен ими. Тот факт, что она очень проста в использовании, означает, что вы можете легко улучшить отношения с клиентами и поставщиками, обеспечив быстрое и простое формирование счетов-фактур. Это также значительно сокращает время, необходимое для подачи документов, а также для их извлечения в случае необходимости. Она основана на облаке, поэтому счета-фактуры могут быть переданы всем заинтересованным сторонам в кратчайшие сроки, а возможность автоматизировать хранение записей означает, что вам не придется повторять часто вводимые данные.

Плюсы:

Поставляется с автоматическим сохранением записей для облегчения ввода данных
Быстрая подача и поиск документов
Имеет функцию OCR для редактирования отсканированных документов
Простые функции управления печатью позволяют быстро получить бумажные копии необходимых документов.

Минусы:

Компания испытывает значительный дефицит в поддержке клиентов.

4. MaxxVault Enterprise

Это программа-органайзер документов, предназначенная для упрощения анализа документов и контроля их качества. Она делает практически все, что вам нужно, включая контроль доступа к документам, архивирование и хранение, сборку документов, преобразование документов в другие форматы, индексирование документов, электронные подписи, OCR и многое другое. Он прост в использовании, а благодаря тому, что развернут в облаке, вы можете легко обмениваться документами. Кроме того, в нем есть функция полнотекстового поиска, которая позволяет найти любой документ даже среди тысяч.

Плюсы:

Она эффективна в управлении всеми аспектами организации документов
Управление электронной почтой - идеальная функция, если вы отправляете и получаете много писем.

Минусы: