6 лучших менеджеров по работе с документами

Василий Лебедев

2024-11-07 10:22:31 • Категория: Бизнес решение • Проверенные решения

С каждым годом растут технологические запросы, что приводит к появлению широкого спектра потребностей в управлении документами. Компании постоянно ищут интеллектуальных менеджеров документов, обладающих различными и выдающимися функциями. Эффективный и многофункциональный менеджер документов способен помочь организациям собрать важные данные в одном месте, экономя при этом время и ресурсы. Мы тщательно изучили и проанализировали множество менеджеров для работы с документами, и выбрали те, которые, по нашему мнению, идеально подходят для различных видов бизнеса.

6 лучших менеджеров по работе с документами, которые обязательно должны быть у вас

1. eFileCabinet

Данная уникальная система управления документами идеально подходит для разнообразных предприятий, независимо от их размера и отрасли деятельности. Её успешно используют в таких сферах, как бухгалтерские и финансовые услуги, производство, розничная торговля и здравоохранение. Выбор между облачным хранилищем программного обеспечения как услуги (SaaS) или локальной сетью компании остается на усмотрение пользователя, в зависимости от их индивидуальных интересов. Уникальное предложение eFileCabinet заключается в возможности интеграции с Salesforce для веб-клиентов.

Таким образом, пользователи могут легко управлять файлами из любой системы, просто перетаскивая их. Онлайн-версия eFileCabinet также доступна через мобильные приложения для использования на смартфонах или планшетах. Эту функцию можно использовать, чтобы сфотографировать документы и загрузить их прямо в приложение. Единственным недостатком данной системы является ее высокая цена для обычного покупателя. В остальном эта система заслуживает вашего внимания.

2. Content Central

Content Central - это программное обеспечение для управления документами с помощью браузера. Оно может быть установлено в офисе или доступно через облачное хранилище. Данный инструмент способен собирать документы и текстовое содержимое из различных источников, включая многофункциональные копировальные аппараты, настольные сканеры, почтовые ящики, факсимильные устройства и сетевые папки. Отсканированные изображения можно конвертировать в PDF-файлы, которые полностью поддерживают функцию поиска. Ключевые слова содержимого могут использоваться для извлечения всех документов и другой индексной информации в зависимости от типа документа.

У него есть встроенные функции электронной почты и факса, что позволяет использовать их для распространения документов внутри вашей компании, не прибегая к сторонним программам. Кроме того, есть система рабочего процесса, которая может автоматически управлять информацией, оперируя событиями и графиками. Важно отметить, что Content Central легко интегрируется с другими известными программами, включая программы управления проектами, бухгалтерские решения и Microsoft Office.

3. Box

Данная платформа управления контентом идеально подходит для компаний всех масштабов, обеспечивая безопасность и удовлетворяя потребности администраторов. Кроме того, она предоставляем клиентам возможность обмена и совместной работы, что отличается от подобных продуктов на рынке. С помощью этой платформы, пользователи могут легко и безопасно работать с данными, вне зависимости от их местоположения.

Данный менеджер документов также обеспечивает соблюдение требований FINRA, HIPAA, FedRAMP, предоставляя постоянные разрешения на доступ и контролируемые функции безопасности, такие как управление данными, водяные знаки и доверие к устройствам.

Box дает возможность работать с любыми типами файлов где угодно и на любых устройствах. Пользователи могут выбирать место хранения данных, контролировать уровень шифрования и создавать автоматизированные рабочие процессы на основе метаданных для оптимизации работы с контентом. Более того, Box предлагает интеграцию с такими ПО, как Microsoft Office, Google Apps, Adobe и другими. Тем не менее некоторые пользователи могут быть разочарованы возможностью использовать только одну учетную запись с одним и тем же адресом электронной почты, а также ограниченным объемом бесплатного хранилища.

4. PDFelement для бизнеса

Многофункциональные возможности PDFelement для бизнеса может с легкостью решать все задачи, связанные с модификацией документов. Создавайте, редактируйте, изменяйте и подписывайте файлы, шифруйте и делитесь ими, сотрудничайте и публикуйте ваши документы в считанные секунды. Pdfelement для бизнеса - ваш надежный и эффективный помощник во всех деловых вопросах.

Скачать Бесплатно Скачать Бесплатно Купить Купить

Скачать Бесплатно

Для достижения максимальной эффективности в вашей работе, разработчики внесли дополнение в виде функции распознавания оптического текста (OCR). Теперь вы можете конвертировать отсканированные изображения в полноценный текст, который можно применять по вашему усмотрению.
Вы можете легко загрузить все свои важные документы в облако всего несколькими щелчками мыши и обеспечить их безопасность.
Благодаря возможности конвертирования документов в различные форматы, вы можете использовать эти документы везде, где это необходимо.

5. HP Document Manager

HP Document Manager - многофункциональный инструмент, обладающий широким спектром возможностей и преимуществ. Данный менеджер документов гарантирует полную поддержку всех продуктов HP и предоставляет эффективные решения для захвата документов. Программные драйверы, встроенные в совместимые продукты HP, позволяют использовать этот менеджер документов, а принтеры HP могут воспользоваться его возможностями для оптимальной передачи документов. Он обеспечивает ускорение рабочих процессов и снижение затрат, а также многофункциональность и возможность сканирования документов на струйных принтерах. Благодаря поддержке цифрового программного обеспечения МФУ, данный инструмент работает с цифровыми устройствами и сканерами HP с невероятной скоростью и надежностью. Помимо этого, он совместим с программным обеспечением сторонних производителей, таких как Imagenow, Omtool и Readsoft. HP Document Manager делает глобальный обмен документами максимально простым, экономя ваше время и средства на обработку и хранение документов.

6. PinPoint

Pinpoint - это многофункциональный веб-менеджер документов, который обладает уникальными возможностями масштабирования и настройки. Он может быть установлен и адаптирован непосредственно на ваших веб-серверах. После установки программы вы сможете получить удаленный доступ к ней из любого места и на любом устройстве, подключенном к интернету. Благодаря Pinpoint вы сможете эффективно управлять вашими документами и работать с ними из любого удобного для вас места.

Предприятия и компании имеют возможность настроить систему Pinpoint в соответствии с собственными рабочими процессами и ежедневными операциями. Пользователь может определить типы документов, а также изменить названия экранов в соответствии с внутренними процессами. CRM интегрирована в эту систему для отслеживания и управления контактами, а также функция слияния почты, позволяющая пользователям быстро создавать массивные электронные письма с автоматическим заполнением и печатью. Компания, предоставляющая эту систему, считает, что дает все необходимое клиенту, поэтому предлагает пакеты с более высокими ценами, что заставляет клиента обдумать свой выбор.