Лучшее программное обеспечение для управления документами в 2024 году

Василий Лебедев

2024-11-07 10:22:31 • Категория: Бизнес решение • Проверенные решения

С постоянным ростом тенденции к отказу от бумажной документации, программное обеспечение для управления документами может предложить альтернативное решение для документации на бумажном носителе, собирая все ваши цифровые файлы в одном центральном месте. Доступ к файлам становится простым, удобным и безопасным, и ваша рабочая жизнь упрощается благодаря множеству преимуществ, которые может предложить программное обеспечение для управления документами. От повышенной безопасности и соответствия требованиям до возможности легкого упорядочивания задач, организации рабочих процессов или экономии огромного объема места для хранения, вы сможете вести более эффективный бизнес, используя одно из лучших программных обеспечений для управления документами 2024 года!

Сравнение программного обеспечения для управления документами

Экономия места и улучшение сотрудничества

Помимо экономии бумаги и помощи бизнесу в переходе к экологически чистому образу жизни, программное обеспечение системы управления документами также освобождает ценное пространство в вашем офисе. Избавьтесь от шкафов для файлов и связанных с ними расходов - теперь вы можете цифровизировать все бумажные документы и освободить складские помещения для создания большего пространства для ваших сотрудников или сократить количество арендованного офисного пространства, существенно снизив расходы компании. Кроме того, наряду с освобожденным пространством, вы также будете наслаждаться более простым сотрудничеством. Объедините цифровые файлы из разных мест и источников в одном репозитории, к которому имеют доступ все. Вы также избежите ненужной работы и сократите дублирование, давая всем работать с одним централизованным документом.

Легкое утверждение, подписание и обмен документами

Документы предназначены для обмена - будь то с клиентами, заказчиками или даже другими сотрудниками. Поэтому имеет смысл использовать инструмент, который делает обмен документами максимально эффективным. Оптимизация процесса общения имеет огромные преимущества, самым очевидным из которых является ускорение утверждения контрактов. Плюс, отслеживание коммуникации помогает ускорить процесс и снизить количество ошибок по пути.

Программное обеспечение документов также обеспечивает маршрутизацию документов нужному лицу для завершения или утверждения, что крайне важно и экономит компании массу времени. Кроме того, используя файлы с нередактируемыми типами, такие как PDF, вы предотвращаете внесение неутвержденных изменений и нарушение процесса.

Большая безопасность и соответствие

Безопасность - это главная проблема для многих бизнесов. При выборе системы управления документами, которую следует использовать, вам нужно будет учитывать возможные вопросы соответствия или юридические проблемы, с которыми сталкивается ваш бизнес, а также возможности разрешений, которые вам понадобятся. Чем продвинутее функции безопасности, тем стабильнее будет ваша компания в случае будущих изменений в ваших потребностях безопасности. Плюс, для отраслей с повышенным риском, таких как финансы и банковское дело или государственный и юридический сектор, вам захочется иметь доступ к продвинутым функциям, таким как журналы аудита, инструменты аутентификации предприятия, интеграция с системой управления устройствами и хранение файлов.

Кроме того, когда речь идет об информации о пациентах или клиентах, соответствие и безопасность - это важные факторы. Многие системы управления документами предлагают функции, чтобы предотвратить обмен файлами с внешними пользователями, которым не следует иметь к ним доступ, или сохранение их на внешние устройства.

Организация, эффективность и интеграция

Интуитивная организация контента может значительно повысить эффективность и упростить задачи для ваших сотрудников. Когда информация отображается простым способом и предлагает более простые методы отслеживания и т.д., это значительно увеличивает производительность. Инструменты автоматизации могут помочь упростить вашу жизнь в части рабочего процесса и интеграции с другими системами бизнеса. Кроме того, некоторые функции, такие как возможность выполнения оптического распознавания символов (OCR) на отсканированных документах, и создание выходных файлов на основе содержимого документа, чрезвычайно полезны.

Многие программные инструменты для управления документами также предлагают мобильные приложения, совместимые как с Android, так и с iOS. Это значительное преимущество, поскольку сотрудники могут получить доступ к своим данным с мобильных устройств в любом месте и в любое время. При выборе такого решения следует убедиться, что в мобильной версии есть все необходимые функции, такие как редактирование и создание документов, обмен файлами, возможность просмотра и подписи документов, а также сканирование и заполнение форм с помощью фотографий на устройстве. Microsoft SharePoint Online обладает удобным мобильным интерфейсом, который позволяет легко переключаться между рабочим столом и мобильным устройством для открытия, скачивания и добавления документов и папок. Adobe PDFelement Cloud Standard также предоставляет простые в использовании мобильные приложения для Android, iOS, а также для планшетов и телефонов Windows.

Совместимость и поддержка пользователей

Совместимость является еще одним важным аспектом. Необходимо учитывать такие факторы, как совместимость с различными браузерами, поддержка API и форматы файлов. Важно также провести аудит документов, чтобы определить, какие форматы файлов чаще всего используют ваши сотрудники, и выявить программное обеспечение, которое используется в вашем бизнесе регулярно. Это поможет убедиться, что выбранная вами система совместима со всеми этими аспектами. Если необходимо перевести файлы в стандартные форматы, такие как PDF, важно, чтобы система, которую вы выберете, могла обрабатывать эти файлы в терминах хранения, маршрутизации, электронных подписей и защиты паролем.

В конечном итоге, поддержка пользователей может либо укрепить, либо подорвать основы любого бизнеса. Система управления документами поможет вашему отделу поддержки работать более эффективно, что ускорит время ответа на запросы клиентов, упростит обмен документами в случае запроса копии документа, а также улучшит планирование, позволяя организовывать и назначать задачи и рабочие процессы соответствующим сотрудникам, обеспечивая прозрачное отслеживание статуса и достижение решений, приемлемых для всех сторон.

Альтернативным решением для ваших потребностей в управлении документами является PDFelement, который может помочь вам редактировать, защищать и архивировать ваши PDF-документы, чтобы оптимизировать рабочий процесс вашей компании и увеличить эффективность. Если вы хотите узнать больше, просто посетите сайт PDFelement.

Wondershare PDFelement - Интеллектуальные PDF-решения, упрощенные с помощью искусственного интеллекта

Преобразование стопок бумажных документов в цифровой формат с помощью функции распознавания текста для лучшего архивирования.

Различные бесплатные PDF-шаблоны, включая открытки с пожеланиями на день рождения, поздравительные открытки, PDF-планировщики, резюме и т.д.

Редактируйте PDF-файлы, как в Word, и легко делитесь ими по электронной почте, с помощью ссылок или QR-кодов.

ИИ-Ассистент (на базе ChatGPT) напишет, отредактирует и переведет ваш контент, чтобы сделать его прекрасным и особенным.

Скачать Бесплатно

Василий Лебедев

Главный редактор

(Нажмите, чтобы оценить эту публикацию)

Общий рейтинг4.5(Участвовало 105 человек)