Что такое конфиденциальная информация и как ее защитить? - Обновлено

Василий Лебедев

2024-11-07 10:22:31 • Категория: Бизнес решение • Проверенные решения

Учитывая, что неспособность защитить конфиденциальную информацию вашего бизнеса может стоить вам некоторых клиентов, важно, чтобы вы научились делать это. В бизнесе может быть конфиденциальная информация в различных секторах, и в качестве владельца бизнеса вы должны убедиться, что эта конфиденциальная информация не попадет в неправильные руки.

Если вы не справитесь с этим, вы можете поставить под угрозу безопасность не только своих клиентов, но и нарушить доверие, которое ваши сотрудники возлагают на вас. Конфиденциальная информация каждого бизнеса в целом может быть разделена на три категории. Давайте более подробно рассмотрим каждую из них.

Три типа конфиденциальной информации

1. Информация о сотрудниках

Информация о ваших сотрудниках содержит значительное количество конфиденциальных данных, включая личные идентификационные сведения, такие как номер социального страхования, а также другие личные сведения, такие как адрес проживания, контактный номер телефона и адрес электронной почты. Эта информация крайне важна и не должна попадать в неправильные руки. Даже закон требует обеспечения защиты определенных данных о сотрудниках, включая медицинские записи.

2. Информация об управлении

Вероятно, у вас также имеется конфиденциальная информация, связанная с управлением вашим бизнесом. Эта информация может включать данные о взаимоотношениях с персоналом, расследованиях инцидентов неэтичного поведения сотрудников, информацию о процессах увольнения или планируемых сокращениях штатов, а также любые существующие трудовые контракты.

3. Бизнес-информация

Конфиденциальная информация также может иметь деловую природу. Она может включать собственную информацию и другие данные, включая бизнес-планы, процессы и методы производства, финансовые данные, включая бюджеты, или даже процедуры компиляции программ и данных.

Лучшее программное обеспечение для защиты конфиденциальной информации

Конфиденциальную информацию, описанную выше, необходимо защищать любой ценой, и лучшая программа, которая поможет вам сохранить эту информацию в безопасности, если она находится в формате PDF, - это PDFelement для бизнеса. Это программа, разработанная для того, чтобы упростить каждый аспект управления PDF-документом, предлагает вам множество различных способов обеспечения безопасности файлов и защиты их от несанкционированного доступа.

Скачать Бесплатно Скачать Бесплатно Купить Купить

Скачать Бесплатно

Почему стоит обратить внимание на инвестирование в PDFelement для бизнеса:

Можно создавать и добавлять подписи к PDF-документам.
С его помощью можно редактировать все аспекты PDF-документа, включая текст и изображения. Вы также можете поворачивать и редактировать страницы.
Он очень удобен для аннотирования PDF-документов. Вы можете добавлять комментарии, заметки и даже добавлять пользовательские печати к документу.
Вы можете шифровать PDF-документы различными способами, добавляя пароли для защиты документа и ограничивая определенные действия над ним.
Программа также имеет функции редактирования, позволяющие полностью удалять определенные части документов, которые слишком конфиденциальны для просмотра.

Как защитить конфиденциальную информацию в документе? Начните с установки программы на свой компьютер, а затем следуйте этим простым шагам для защиты документа паролем.

Шаг 1: Откройте PDF-документ

Запустите PDFelement и затем нажмите на "Открыть". Это позволит вам просматривать ваш компьютер для выбора PDF-документа, который вы хотите защитить.

Шаг 2: Добавьте пароль к PDF

Чтобы добавить пароль, нажмите на "Защита" в главном меню, а затем выберите "Пароль". Появится диалоговое окно. Установите флажок "Создать пароль для открытия документа". Введите пароль, который хотите использовать, затем нажмите "OK", чтобы завершить. Документ теперь будет защищен паролем.

Советы по защите конфиденциальной информации

Есть несколько мер, которые вы можете принять, чтобы защитить документы с конфиденциальной информацией, даже если они не в формате PDF. Вот некоторые хорошие советы.

Инвестируйте в брандмауэры и программное обеспечение для шифрования, чтобы защитить вашу конфиденциальную информацию.
Конфиденциальные документы должны храниться в запирающихся файловых шкафах и в помещениях, к которым имеют доступ только авторизованные сотрудники.
Сотрудники должны знать, что они не могут оставлять конфиденциальную информацию на мониторах своих компьютеров, когда они не на рабочих местах.
При необходимости вся конфиденциальная информация должна быть уничтожена правильным образом. Например, конфиденциальный документ лучше уничтожить измельчителем, прежде чем выбрасывать.
Сотрудники должны знать, что нельзя обсуждать конфиденциальную информацию компании в общественных местах и следует избегать использования личных адресов электронной почты для отправки и получения конфиденциальной информации.
Если это необходимо, ограничьте количество личной информации о сотрудниках, которое вам требуется. Например, если вам не нужна их банковская информация, не спрашивайте ее. Это означает меньше бумажной работы и меньше конфиденциальной информации, которую вам нужно защищать.
Все конфиденциальные документы, независимо от физического или электронного формата, должны быть помечены, как конфиденциальные. Это предотвращает путаницу в том, какая информация является конфиденциальной, а какая нет.