6 лучших бесплатных программ для облачного управления документами

author avatar

2024-11-07 10:22:31 • Категория: Бизнес решение • Проверенные решения

Облачный документооборот стал очень популярным в наши дни среди частных лиц и бизнеса. Все благодаря тому, что программное обеспечение сглаживает все в сфере управления документами, где пользователи могут получить доступ и организовать файлы из облачного хранилища. На рынке представлено множество программ облачного документооборота, поэтому бывает трудно сделать выбор, но в этой статье мы провели все исследования за вас и познакомим вас с 6 лучшими из них.

Выберите правильное облачное ПО для управления документами

Характеристики продукта
Поддержка систем В браузере В браузере В браузере Windows, Mac, Android и iOS
Облачное хранилище Максимум 1 ТБ / пользователя Комплексное решение для PDF
Мобильное приложение
Восстановление файлов Ежедневные бэкапы БД
Отправка файлов внешним пользователям
Совместная работа
Средства безопасности Active Directory
Аналитика и отчетность

1. Zoho Docs

Zoho Docs поддерживает управление данными в облаке. Оно также поощряет обмен документами и фотографиями, а также предлагает мгновенный чат, который способствует обсуждению документа между пользователями. Приложение хорошо работает с iCloud, SaaS, веб, Android и iOS устройствами. Он предлагает контроль доступа для предотвращения несанкционированных изменений в документах и поддерживает преобразование документов, управление формами и индексирование документов.

Плюсы:

  • Обладает всеми основными функциями Google Docs, и вы можете интегрировать множество платформ.

Минусы:

  • Несмотря на то, что он имеет функции Google Docs, он работает не так хорошо, как Google Docs, что делает его невыгодным для пользователей.

Скачать Zoho Docs>>


2. Adamero Content Central

Adamero - это удобный инструмент, который помогает быстро хранить и организовывать документы в облачном хранилище. Он позволяет пользователям организовывать файлы в одном месте. Например, вы можете упорядочить квитанции, контракты и различные типы цифровых документов с помощью программы Adamero's Content Central. Вновь добавленные файлы помечаются, конвертируются в PDF-файлы с возможностью поиска и отправляются в соответствующие центры хранения или папки. Если вам нужно создать файлы с нуля, шаблоны создания и редактор очень просты в применении.

Плюсы:

  • Вы можете легко организовать файлы с устройств, поддерживающих веб.

Минусы:

  • Программа не поддерживает работу с PDF внутри приложения.
  • Хотя программа сохраняет файлы в облаке, она не поддерживает автоматическое резервное копирование или восстановление данных.

Скачать Adamero Content Central>>


3. Eisen Vault

Eisen Vault - это облачное программное обеспечение для управления документами, которое используется в большинстве отраслей промышленности для управления документами, необходимыми в повседневной работе. Оно помогает хранить документы как в цифровой, так и в физической форме. Дополнительные возможности этой программы включают сборку документов, совместное использование или доставку документов, преобразование документов и индексирование документов. Приложение поддерживает работу с файлами внутри программы, где вы можете конвертировать различные PDF-файлы или документы в PDF.

Плюсы:

  • Она может быть как веб-ориентированной, так и доступной через установленные приложения на мобильных устройствах.
  • Поддерживает мобильные устройства, что упрощает управление данными в любом месте.

Минусы:

  • Это только веб- и мобильное приложение, версии для настольных компьютеров нет.

Скачать Eisen Vault>>


Лучшее программное решение для облачного документооборота

PDFelement for Business - это очень мощный инструмент управления документами, который поддерживает контроль и модификацию файлов и быстро завоевывает признание как лучший в мире. Он обладает широкими возможностями, необходимыми для ведения бизнеса.

Например, он может конвертировать различные файлы, такие как Excel и Word, в PDF, что избавит вас от необходимости заново создавать документы. Инструмент обладает отличным распознаванием символов, что позволяет легко конвертировать отсканированные документы и искать PDF-файлы на более чем 20 языках. Он может объединять различные файлы в один документ, а также помогать разбивать файлы на отдельные документы. Он обеспечивает защиту документов, позволяя использовать цифровые зашифрованные пароли. И наконец, он предлагает функции редактирования данных, позволяющие выделять, добавлять заметки, штампы и другие примечания к документу. Что ж, пришло время сделать выбор. Просто сделайте свой выбор и наслаждайтесь облачной революцией!


4. SharePoint

SharePoint Document Management - это инструмент, ориентированный на хранение и организацию документов для поддержки непрерывного процесса, включая создание контента и обмен им в рамках учреждения. SharePoint Document Management удовлетворяет потребности организации в документах, предлагая различные услуги. Например, он помогает хранить, организовывать и находить важные деловые материалы. Он также обеспечивает согласованность записей. Кроме того, он помогает управлять метаданными для документов.

Она также помогает защитить документы от неавторизованных пользователей и гарантирует согласованность рабочих процессов, показывая, как обрабатываются документы. Она имеет многократно используемые параметры, которые описывают общее поведение конкретного документа, предоставляя пользователям возможность управлять, организовывать и контролировать содержимое последовательным образом. Более того, SharePoint помогает создавать сайты для создания, использования и хранения множества документов. Разработанные сайты имеют специальные функции управления документами, которые помогают вносить и регистрировать изменения в существующем документе. Этот инструмент также позволяет отслеживать изменения в документе или, скорее, вы можете сказать, кто добавил или отредактировал содержимое в данном документе.

Следующие советы помогут получить максимальную пользу от управления документами с SharePoint.

  •   Разработайте план эффективной организации информации. План должен учитывать культуру компании, то, как люди сотрудничают, принимают решения и ведут бизнес.
  • Убедитесь, что сотрудники прошли соответствующее обучение по использованию программного обеспечения и стратегий, помня о том, что обучение сотрудников является критически важным для любой системы управления документами.
  • Используйте все возможности вашего программного обеспечения. Необходимо понимать все функции и то, как они могут упростить работу в вашей организации.
  • Убедитесь, что владельцы контента несут ответственность за управление своим контентом. Знайте людей, создающих информацию и работающих с ней, и определите их роли в жизненном цикле документа.
  • Убедитесь, что ваши сотрудники или все пользователи программного обеспечения придерживаются единого мнения о том, как отделы сотрудничают и обмениваются документами.

Скачать SharePoint>>


5. PaperPort Pro

PaperPort Pro позволяет пользователю выполнять множество задач по управлению документами в облаке изнутри программы. Он предлагает безопасное резервное копирование в облаке, и данными можно управлять из облачного хранилища. Программа предоставляет пользователям возможность конвертировать документы в PDF, а также выбирать комбинацию OCR и PDF при хранении документов в папках. Программа позволяет задавать разрешения безопасности для сотрудников, обеспечивая тем самым безопасность документов.

Плюсы:

  • Вы можете использовать камеру телефона для загрузки документа в приложение.
  • Приложение предоставляет инструменты для защиты даже самых конфиденциальных файлов в вашей компании.

Минусы:

  • Отсутствует интеграция с CRM.

Скачать PaperPort Pro>>


6. FileCenter Pro

FileCenter Pro - это простое в использовании и установке программное обеспечение, которое поддерживает облачный документооборот путем хранения и отслеживания документов в облаке. Оно позволяет пользователю помечать, классифицировать и подавать электронные данные, а также правильно оформлять бумажные файлы. При установке программы она подсказывает, как перенести файлы в библиотеку. Кроме того, настроено облачное хранение и резервное копирование. В программе предусмотрена возможность сканирования документов непосредственно из программы, что позволяет экономить время.

Плюсы:

  • Встроенные возможности распознавания текста помогают сканировать документы.

Минусы:

  • Отсутствует контроль рабочего процесса и версий, что делает использование программного обеспечения сложным.

Скачать FileCenter Pro>>


Wondershare PDFelement - Интеллектуальные PDF-решения, упрощенные с помощью искусственного интеллекта

Преобразование стопок бумажных документов в цифровой формат с помощью функции распознавания текста для лучшего архивирования.

Различные бесплатные PDF-шаблоны, включая открытки с пожеланиями на день рождения, поздравительные открытки, PDF-планировщики, резюме и т.д.

Редактируйте PDF-файлы, как в Word, и легко делитесь ими по электронной почте, с помощью ссылок или QR-кодов.

ИИ-Ассистент (на базе ChatGPT) напишет, отредактирует и переведет ваш контент, чтобы сделать его прекрасным и особенным.

pdfelement


Скидка до 30%: выберите подходящий тарифный план для себя и своей команды.

PDFelement для физических лиц

Редактируйте, печатайте, преобразуйте, подписывайте и защищайте PDF-файлы на ПК.

Годовая подписка
$79,99
$55,99/год
$55,99/год
Подарок: Бесплатное Облачное хранилище документов объемом 20 ГБ.
PDFelement для команд

Командный план позволяет гибко настраивать, отслеживать и управлять лицензиями в разных группах и командах.

Годовая подписка
$129
$109/год
(1 пользователь)
Свяжитесь с нами, если вы хотите приобрести бизнес-план с доступом для более чем 10 пользователей.
author avatar

Василий Лебедев

Главный редактор

(Нажмите, чтобы оценить эту публикацию)

Общий рейтинг4.5(Участвовало 105 человек)

Главная страница > Бизнес решение > 6 лучших бесплатных программ для облачного управления документами
Повысьте свою производительность сегодня.