Как обойтись без бумаги в 2024 году? - Руководство по безбумажному офису

Средний офисный работник уничтожает около 10 000 страниц бумаги ежегодно. Это не только расточительство ресурсов, но также добавляет дополнительные затраты на копирование, отправку почтой, хранение и переработку всех этих страниц. Крупные компании могут легко потратить тысячи долларов на бумагу, только чтобы увидеть, что она тратится напрасно. Чтобы предотвратить это значительное расточительство ресурсов, многие организации решили перейти на безбумажные офисы.

Переход к безбумажному формату также имеет значительные преимущества для окружающей среды, поскольку он сокращает вырубку лесов и устраняет загрязнители, выбрасываемые в процессе производства бумаги. Если ваша организация заинтересована в ведении безбумажного офиса, важно найти правильное решение для безбумажного офиса или программное обеспечение для вашего бизнеса.

Часть 1: Как перейти на безбумажный офис?

В следующей статье вы узнаете больше о вызовах, с которыми сталкиваются компании при переходе на безбумажный офис, а также о полезных идеях по созданию безбумажного офиса, которые помогут вам изменить рабочие практики вашего офиса. Независимо от того, используете ли вы Windows или MacOS, вы сможете легко создать безбумажный офис с помощью PDFelement.

№ 1: OCR Бумажных документов в PDF

Существует несколько значительных проблем, с которыми сталкиваются компании при переходе на безбумажный офис. Первая основная проблема заключается в том, как справиться с уже имеющимися у компании бумажными файлами.

В некоторых случаях у компаний может быть тысячи файлов, которые должны быть цифровизированы, чтобы офис стал полностью безбумажным. Это особенно распространено для компаний в секторах финансов, юриспруденции и медицины.

Все бумажные файлы должны быть цифровизированы, чтобы их можно было получить доступ к ним через любую новую систему безбумажного офиса. Это потому, что удобство и экономия, связанные с ведением безбумажного офиса, не будут достигнуты, пока все не будет цифровизировано.

К счастью, процесс сканирования бумажных файлов сделан простым благодаря PDFelement. PDFelement — один из лучших выборов, когда речь идет о решениях для безбумажного офиса. Это полностью безбумажное решение для офиса, которое может сэкономить вашей компании тысячи долларов и сотни часов работы ежегодно.

PDFelement также обладает передовой технологией оптического распознавания символов (OCR). OCR обнаруживает точные буквы и символы на отсканированных страницах, что делает все отсканированные файлы редактируемыми и полностью доступными для поиска сразу после того, как они попадают в систему. Эта функция может сэкономить вашему бизнесу тысячи часов, так как вам не придется вручную вводить подробные метаданные, описывающие содержание отсканированных файлов.

После добавления файла в систему вы сможете просматривать его на практически любом электронном устройстве, включая смартфоны, компьютеры под управлением Windows и macOS, а также планшеты. Файл сохраняет свой макет на каждом из этих устройств. Кроме того, отсканированные файлы обычно довольно компактны, что упрощает их отправку другим людям по электронной почте или через программы обмена сообщениями. Профессиональное программное обеспечение для безбумажного офиса, такое как PDFelement, делает управление бумажными документами легким и удобным!

№ 2: Печать всего в PDF

Как только ваш бизнес отсканировал старые файлы в вашу безбумажную систему управления документами, вашей следующей задачей будет изучение, как обрабатывать новые документы. К счастью, это также становится легким благодаря PDFelement.

Всякий раз, когда вы создаете новый документ с помощью текстового процессора, PDFelement позволяет вам печатать в PDF с использованием PDF-принтера. PDF-принтер работает в большинстве текстовых процессоров под управлением Windows и MacOS, включая Microsoft Office и macOS Pages.

Возможность напечатать файлы непосредственно в формат PDF гарантирует, что ваши документы будут использовать одинаковый формат. Это также означает, что все новые документы войдут в ваш рабочий процесс безбумажного офиса, поэтому они сразу станут доступными для поиска и редактирования.

№ 3: Создание заполняемых форм

Заполнение бумажных форм — это очень трудоемкий аспект офисной работы, который обычно включает в себя ручную обработку. Как только бумажная форма заполнена, она либо архивируется, либо данные вручную переносятся в электронную систему. После записи данных бумажная форма обычно утилизируется — это расточительство ресурсов.

PDFelement упрощает процесс заполнения форм, позволяя создавать заполняемые PDF-формы. Больше не нужно заполнять бумажные формы, вы можете легко заполнять формы на компьютере. Эти электронные формы содержат все элементы бумажной формы, включая текстовые поля, флажки, радиокнопки, комбинированные списки и многое другое.

№ 4: Электронная подпись

Отправка подписанных документов может быть ресурсоемким процессом. Обычно документ должен быть напечатан, подписан, отсканирован и отправлен. Этот процесс можно оптимизировать с помощью функции электронной подписи в PDFelement.

Для использования этой функции начните с создания PDF-документа и добавления вашей подписи в PDFelement. Затем перетащите подпись и отпустите ее в вашем документе. После этого вы можете отправить подписанные PDF-файлы нужным получателям. Никакая бумага не используется на протяжении всего процесса!

№ 5: Сканирование в PDF

PDFelement позволяет вам сканировать документы с помощью сканера или мобильного устройства и сразу сохранять их в качественном формате PDF. Это упрощает управление вашими безбумажными документами — даже когда вы находитесь в командировке или вне офиса.

№ 6: Извлечение данных из форм

Еще одна причина, по которой бумажные формы могут быть настолько трудоемкими, заключается в том, что многие офисы записывают полученную информацию вручную. В большинстве случаев клиент заполняет форму, а затем сотрудник переносит эту информацию в компьютерную систему.

PDFelement избавляет от этой проблемы, автоматически извлекая данные из ваших PDF-форм. Нет необходимости в повторном вводе данных или ручной обработке информации. PDFelement позволяет настроить, какие части формы извлекать и что делать с собранными данными. Все данные формы могут быть импортированы в таблицу Excel всего лишь за несколько шагов.

№ 7: Бесплатные шаблоны для ежедневной работы

Даже в безбумажном офисе все еще есть некоторые задачи, которые могут занимать много времени. Например, создание документации, разработка анкет для заявлений и написание бизнес-отчетов.

PDFelement помогает, предоставляя доступ к большой библиотеке шаблонов. Это позволяет вам быстро создавать документы из готовых шаблонов PDF, что потенциально экономит огромное количество времени.

№ 8: Аннотация документов совместно

Совместная работа может быть очень сложной при использовании бумажных документов. Каждый участник, участвующий в совместной работе, должен делиться документами или иметь индивидуальную распечатанную копию для себя.

В безбумажном офисе с использованием PDFelement каждый участник может делать аннотации и комментировать один файл. Это позволяет каждому члену команды быстро получить доступ к файлу и просматривать ввод от других участников.

№ 9: Сохранение в формате PDF/A для долгосрочного архивирования

У большинства офисов есть определенные типы файлов, которые важны, но не используются очень часто. Это могут быть налоговые декларации, сертификаты и бизнес-соглашения. Эти долгосрочно архивируемые документы могут быть сохранены в формате PDF/A.

PDF/A может блокировать функции PDF, которые не подходят для долгосрочного архивирования. Он также может экономить место благодаря своим эффективным алгоритмам сжатия. Этот формат уже широко используется многими правительствами, организациями и предприятиями.

№ 10: Защитите безбумажные документы паролем

Использование бумажных документов может представлять серьезные риски для безопасности вашего бизнеса. Невозможно установить пароль, который бы блокировал доступ к бумажным документам, и сложно ограничить доступ к определенному персоналу.

К счастью, PDFelement может помочь. После того как ваши файлы будут цифровыми, вы сможете установить пароли или уровни доступа, ограничивающие доступ. Нет риска того, что несанкционированный персонал просмотрит или скопирует файл после того, как он будет защищен паролем. PDFelement также позволяет удалять конфиденциальную информацию из документа.

Как видите, PDFelement содержит широкий спектр функций, которые делают переход к безбумажному офису простым! Но стоит ли вашему офису перейти на безбумажный режим? Вот несколько преимуществ и недостатков безбумажного офиса:

Теперь мы узнали о концепции бумажного офиса, предложенной PDFelement. Будет ли бумажный офис реальностью или нет, вы определенно получите положительный ответ. Чтобы лучше построить ваш бумажный офис, просто читайте дальше и узнавайте больше о его определении, а также о преимуществах и недостатках бумажного офиса.

---

Часть 2: Преимущества безбумажного офиса

Концепция безбумажного офиса: Безбумажный офис - это офис, который полностью избавляется от бумажных продуктов и, следовательно, от стоимости покупки, копирования, печати и хранения бумаги. Он выполняет большинство задач с использованием электронных коммуникаций, включая электронную почту и онлайн-сервисы документов. Все документы будут преобразованы в цифровую форму, а бумажные документы будут утилизированы.

Преимущества безбумажного офиса:

• Первое преимущество ведения безбумажного офиса заключается в положительном воздействии на окружающую среду. Потребление меньшего количества бумаги позволяет сохранять природные ресурсы и уменьшать использование ископаемых топлив.
• Создание безбумажного офиса сэкономит много физического пространства, так как большинство записей будет храниться в интернете, а не в бумажных файлах в шкафах.
• Помимо экономии пространства, еще одним преимуществом безбумажного офиса является его большое влияние на расходы компании. Меньше пространства означает меньше затрат на аренду или аренду вашего офиса.
• Экономия времени: Вам не придется просматривать каждый шкаф, чтобы найти файл — вы можете легко выполнять поиск через свой компьютер или мобильное устройство, чтобы найти нужный файл.
• Легкий доступ: Все файлы вашего бизнеса будут легко доступны.
• Безбумажный офис может быть более безопасным, так как файлы могут быть защищены паролем, а доступ к ним может быть ограничен определенными сотрудниками.

---

Wondershare PDFelement - Интеллектуальные PDF-решения, упрощенные с помощью искусственного интеллекта

Преобразование стопок бумажных документов в цифровой формат с помощью функции распознавания текста для лучшего архивирования.

Различные бесплатные PDF-шаблоны, включая открытки с пожеланиями на день рождения, поздравительные открытки, PDF-планировщики, резюме и т.д.

Редактируйте PDF-файлы, как в Word, и легко делитесь ими по электронной почте, с помощью ссылок или QR-кодов.

ИИ-Ассистент (на базе ChatGPT) напишет, отредактирует и переведет ваш контент, чтобы сделать его прекрасным и особенным.

---