4 Лучшие безбумажные системы для управления документами - Обновлено

Василий Лебедев

2024-11-07 10:22:31 • Категория: Бизнес решение • Проверенные решения

Первый шаг к созданию безбумажного офиса - это просто решить, что вы хотите безбумажный офис. Но после того, как вы приняли это решение, вам нужно хорошее решение по управлению документами, безбумажная система хранения, если хотите. Важно понять, какая система лучше всего подходит для вашей организации. Некоторые из них имеют разные функции, разные преимущества, разные цены и многое другое. Наш руководство поможет вам определиться с тем, какая подходит и выбрать лучший вариант из множества бумажных бизнес-систем.

Часть 1: 4 лучшие безбумажные системы для управления документами

1. PDFelement - Редактирование отсканированных PDF-документов

PDFelement разработан для малых предприятий и предприятий. Это ключевая безбумажная система, помогающая пользователям работать с цифровыми документами и редактировать PDF-документы. Как известно, PDF-документы становятся все более популярными среди бизнеса. Например, большинство важных конфиденциальных файлов в формате PDF, правила и регламенты в формате PDF, контракты в формате PDF и т.д.

Скачать Бесплатно

Самый важный момент для безбумажной системы хранения заключается в том, что вам возможно захочется редактировать эти отсканированные PDF-файлы или отсканированные изображения. Тогда функция OCR в PDFelement может вам в этом помочь. OCR может превратить отсканированный PDF в редактируемые и поисковые тексты, если вам нужно что-то изменить в нем.

Основные характеристики:

• Скидка на объемные лицензии для бизнеса.
• Все в одном PDF-решении.
• Создание электронной подписи и подпись документов.
• Настраиваемость под ваш бизнес.
• Создание заполняемых форм.
• Сохранение файлов в облачном хранилище. 1 ГБ бесплатного облачного хранилища.

Скачать Бесплатно

2.CrashPlan - Резервное копирование документов

Их девиз довольно прост: "Резервное копирование компьютера сделано просто". CrashPlan позволяет малому бизнесу и предприятиям легко и без лишних хлопот резервировать свои файлы. Программное обеспечение также доступно для домашних пользователей. Со стандартным планом вы получаете бесплатное резервное копирование на внешний носитель, кроме облачного хранилища. Другими словами, ваши файлы сохраняются в двух разных местах, а уровень безопасности тройной.

Вы также можете воспользоваться опцией частного ключа, которая позволяет защитить вашу цифровую жизнь с помощью 448-битного шифрования. По сути, вы создаете практически непроницаемое поле вокруг ваших документов. Есть различные планы, в зависимости от того, нужны ли вам гигабайты онлайн-резервного копирования или терабайты. Можно сказать, что CrashPlan может сделать и то, и другое. И лучшая часть в том, что CrashPlan не берет дополнительную плату за восстановление файлов. Наконец, но не менее важно, вы получите доступ к бесплатному мобильному приложению CrashPlan, которое позволит вам получить доступ к файлам на вашем компьютере с вашего мобильного телефона, где бы вы ни находились.

3. Yep от Iconic Software - безбумажная система хранения для Mac

Даже с реальным барьером Yep является отличной безбумажной системой хранения. Yep работает только на компьютерах Macintosh на базе Intel, но его функции делают его одним из лучших для компаний, использующих продукты Apple.

Основные функции включают в себя слияние и тегирование всех цифровых документов, поиск, управление и просмотр PDF-документов, а также интеграцию со сканером. Думайте так: вы можете хранить свою музыку в iTunes, фотографии в iPhoto, и теперь ваши PDF-документы могут храниться в Yep. Когда вы впервые запускаете программное обеспечение, вы автоматически получаете список всех ваших PDF-документов, документов Office и документов iWork.

Одно из самых больших преимуществ Yep по сравнению с другим программным обеспечением заключается в том, что вы можете быстро искать документы, не беспокоясь о том, где вы их сохранили. И сверх того, вы можете добавить свои собственные теги к любому документу. Yep помогает вам сохранить ваши документы организованными и дает вам историю всех ваших счетов, научных статей, квитанций и всего прочего. И если вы думали, что создание PDF-документов трудно и сложно, то Yep позволяет создавать PDF-документы без сканирования. Просто перетаскивая текст, вы создаете текстовый файл. Или вы можете создать изображение таким же образом.

4. Mariner Paperless - безбумажная система хранения для Mac и Windows

Mariner и Fujitsu стали партнерами, и их сотрудничество позволило Mariner интегрировать программное обеспечение Paperless в самые продаваемые сканеры ScanSnap от Fujitsu. Теперь компания предлагает пакет "Paperless" компаниям в Соединенных Штатах, Канаде, Австралии и Европе.

Независимо от того, у вас есть Mac OS или компьютер с Windows, сканер совместим. Компания настоятельно рекомендует использовать Paperless с ScanSnap. Однако вы можете использовать любой другой сканер благодаря методу Apple Image Capture. Если у вас компьютер с Windows, вам нужен сканер, поддерживающий TWIN или WIA, чтобы использовать Paperless. Опять же, ScanSnap является рекомендуемым вариантом, но вы можете купить другой сканер. И вы всегда можете попробовать пробную версию, прежде чем выбрать Paperless.

Компания также предлагает Paperless Lite, которая является упрощенной версией программного обеспечения. Среди возможностей - создание простой цифровой системы учета квитанций, где вы можете хранить и создавать все квитанции.

Как перейти на безбумажный режим с системой хранения Paperless?

Существуют шаги, которые вам нужно предпринять, чтобы преобразить свой бизнес и офис из хранилища с большим количеством бумаги в безбумажный офис.

Шаг 1: Создайте рабочий процесс

Первый шаг, который вам нужно сделать, это определить рабочий процесс и какие виды бумаги вы можете устранить. Например, некоторые компании выбирают только цифровые квитанции, в то время как другие идут дальше, такие как счета, документы, данные, научные статьи и т.д.

Шаг 2: Сканируйте и цифровизируйте документы

Теперь, когда мы знаем, какие бумаги мы хотим сохранить, а какие мы собираемся выбросить, пришло время разобраться с ними. Бесполезные бумаги можно просто уничтожить. Бумаги, которые нужно отсканировать и выбросить, нужно отсканировать, а затем уничтожить. Наконец, бумаги, которые вы планируете сохранить как отсканированные и бумажные, можно отсканировать, а затем сохранить.

Шаг 3: Редактирование отсканированных документов

Если вы хотите отредактировать один из отсканированных документов, используйте PDFelement. Просто откройте документ в PDFelement, и вы увидите желтое предупреждение вверху документа, сообщающее вам, что нужно выполнить OCR для документа. Нажмите "Выполнить OCR" и дождитесь завершения процесса.

Скачать Бесплатно

Как только документ откроется в формате PDF, вы можете приступить к его редактированию. Чтобы редактировать текст в документе, нажмите "Редактировать", а затем выберите "Редактировать текст". Щелкните по тексту, который вы хотите изменить, а затем щелкните внутри появившегося текстового поля, чтобы появился курсор. Затем вы можете выбрать текст, чтобы изменить шрифт, размер шрифта и даже цвет.

Чтобы редактировать изображения или графику, нажмите "Редактировать", а затем выберите "Редактировать объекты". Щелкните по изображению, которое вы хотите изменить, и вы увидите вокруг него рамку. Затем просто перетащите рамку, чтобы изменить расположение изображения или изменить его размер. Вы можете удалить изображение, нажав "Delete" на клавиатуре.

Шаг 4: Подпись документов

Перейдите к электронной подписи. Используя электронную подпись, вам не нужно печатать документы для подписи. Вы можете подписывать документы с помощью PDFelement. Чтобы подписать ваш отредактированный документ, просто нажмите "Защита", а затем нажмите "Подписать документ". Появится новое диалоговое окно, в котором вам будет сообщено, что делать.

Скачать Бесплатно

Почему стоит переходить на безбумажную систему?

Мы хотели бы привести несколько причин, которые оправдают инвестиции в переход на безбумажную систему. Есть много причин, но мы остановимся только на основных.

Первая и самая важная причина, почему вы хотите перейти на безбумажную систему, - это экономия денег. В офисе куча бумаг, и они стоят денег. Но в безбумажном офисе вам не нужно платить за бумагу. Сэкономленные деньги можно использовать для других целей.

Ваши документы будут храниться и организованы, и вы сможете легко находить нужную информацию. Все документы проиндексированы, и с дополнительными метками вы легко и быстро найдете нужную информацию.

И упоминали ли мы, что у вас будет доступ к вашим документам отовсюду? В современном мире, в котором мы живем, руководители и сотрудники должны использовать и находить информацию в считанные секунды, а не дни. Это возможно только с безбумажным офисом.

Говоря о ускорении процесса и эффективности вашего бизнеса, безбумажные системы позволяют ускорить утверждения. Компании сегодня используют электронные подписи для обработки как внутренних, так и внешних документов. А также есть автоматизация процессов, программное обеспечение, которое помогает управлять и распределять документы. Вы можете использовать автоматизацию процессов для хранения, распределения и маршрутизации электронных документов, а также для совместной работы с коллегами. Всеми документами можно делиться, что означает, что несколько человек могут просматривать их одновременно.

В конце дня все преимущества безбумажных офисных систем направлены на одну цель - улучшение обслуживания клиентов. Мы все хотим удовлетворить наших клиентов, и безбумажный офис помогает в этом.

Wondershare PDFelement - Интеллектуальные PDF-решения, упрощенные с помощью искусственного интеллекта

Преобразование стопок бумажных документов в цифровой формат с помощью функции распознавания текста для лучшего архивирования.

Различные бесплатные PDF-шаблоны, включая открытки с пожеланиями на день рождения, поздравительные открытки, PDF-планировщики, резюме и т.д.

Редактируйте PDF-файлы, как в Word, и легко делитесь ими по электронной почте, с помощью ссылок или QR-кодов.

ИИ-Ассистент (на базе ChatGPT) напишет, отредактирует и переведет ваш контент, чтобы сделать его прекрасным и особенным.

Скачать Бесплатно

Василий Лебедев

Главный редактор

(Нажмите, чтобы оценить эту публикацию)

Общий рейтинг4.5(Участвовало 105 человек)