Как перейти на безбумажный режим? Все нюансы перехода на безбумажный режим

Василий Лебедев

2024-11-07 10:22:31 • Категория: Бизнес решение • Проверенные решения

Безбумажный офис стал возможен благодаря развитию технологий и автоматизации процессов. В 1975 году Business Week предсказал, что компьютеры заменят бумагу в офисе, но тогда технологии еще не были достаточно развиты. Сегодня многие компании переходят на безбумажное делопроизводство, и результаты уже видны.

Первый безбумажный офис появился в 1978 году, когда компания Microsoft представила свою систему электронного документооборота. Сегодня безбумажный офис - это рабочее пространство, где использование бумаги сведено к минимуму или полностью исключено. Это достигается путем перевода всех документов и информации в цифровой формат и хранения их в электронном виде. Для перехода на безбумажную технологию необходимо приобрести соответствующее оборудование и программное обеспечение, а также обучить сотрудников работе с новыми системами.

5 шагов для перехода на безбумажный режим

Переход на безбумажный документооборот значительно упрощает работу офиса. Больше не нужно упаковывать и распаковывать документы при переезде. Однако, процесс перехода может быть сложным и требует определенных знаний и навыков. Сначала необходимо отсортировать все бумажные документы в офисе, а затем перевести их в цифровой вид. Это может быть трудоемкой задачей, но результат стоит усилий.

Шаг 1. Сортировать все документы по категориям

Перед сканированием документов необходимо их отсортировать по категориям. Это можно сделать по типу документов, по отделам или по другим признакам. Затем можно отсканировать каждую категорию и перевести ее в цифровой вид. После сканирования бумажные документы можно уничтожить. Сортировка документов поможет организовать рабочий процесс и упростит работу с документами.

Вы можете сортировать документы по разным категориям, например, по типу документов (счета, резюме, учебные материалы и другое), по отделам или другим признакам. Затем следует отсортировать документы по степени их использования. Например, счета-фактуры часто используются чаще других документов, поэтому их следует отсортировать в первую очередь. Также можно сортировать документы по принципу "сначала сканирую, потом уничтожаю" или "сначала сканирую, затем сохраняю".

Шаг 2. Отсканируйте все документы

Для перехода на безбумажный документооборот необходимо приобрести сканер или другое устройство для оцифровки документов. Одним из лучших сканеров является Fujitsu ScanSnap iX500. Также можно использовать камеру смартфона для фотографирования документов и сохранения их в виде изображений. Однако отсканированные документы имеют более высокое качество и точность, чем изображения, полученные с помощью камеры.

Шаг 3. Храните отсканированные документы в облаке или на компьютере

Для хранения оцифрованных документов необходимо использовать специальное программное обеспечение. Существуют программы, которые позволяют хранить документы в облачном хранилище и обеспечивают их безопасность с помощью современных методов шифрования. Однако, если вы не хотите тратить много денег на начальном этапе, вы можете просто хранить документы на компьютере и делиться ими с другими сотрудниками по сети.

как перейти на безбумажную работу в офисе

Также рекомендуется приобрести программу для работы с форматом PDF, которая позволит редактировать отсканированные документы. Основные возможности PDFelement включают редактирование отсканированных документов и изображений, объединение и конвертацию стандартных документов в PDF-файлы.

Шаг 4. Измельчайте или перерабатывайте бумагу

Когда все документы отсканированы, можно приступать к уборке в офисе и избавиться от лишнего бумажного мусора. Поскольку на предыдущем этапе документы были отсортированы, теперь можно решить, какие из них следует уничтожить, а какие переработать для дальнейшего использования. Некоторые документы, такие как счета-фактуры и налоговые документы, лучше всего сразу уничтожить.

Искусство заключается в том, чтобы уничтожать конфиденциальные данные и обрабатывать документы, не содержащие такой информации, связанной с компанией. Всегда существует риск, когда вы передаете бумаги на переработку, поскольку нельзя быть абсолютно уверенным в том, что произойдет с этой информацией. В кино часто демонстрируют, что преступники моментально уничтожают конфиденциальные данные, как только возникают подозрения. Здесь не говорится, что вы преступник, просто следует быть осторожным с документами, содержащими конфиденциальную информацию.

Шаг 5. Создайте безбумажный рабочий процесс

Теперь вам необходимо перейти на электронные счета за коммунальные услуги и налоги. Это самый простой этап, так как вам просто нужно изменить свои привычки и перестать получать бумажные счета по почте. Большинство банков и коммунальных служб предлагают возможность получения электронных счетов на своих сайтах. Все что вам нужно - это зарегистрироваться на их сайте. Учтите, что процесс получения и оплаты электронных счетов может отличаться в зависимости от компании, однако со временем вы освоитесь. Возможно, это займет месяц или два, но в итоге вы освоитесь с процессом.

Также вам потребуется решить вопрос с входящей бумажной почтой. Для этого можно обратиться в компанию Earth Class Mail. Они могут превратить ваш физический почтовый ящик в цифровой. Вся ваша почта будет отправляться в ECM, а вы будете получать сканы всех входящих документов.

Есть и другой вариант: вы можете купить центральный ящик для документов и сложить туда всю входящую бумагу. На верхней полке вы будете оставлять все новые документы, а раз или два в неделю просматривать их и решать, что с ними делать. Обычно ненужную почту можно сразу выбросить, а документы, которые необходимо отсканировать, переместить на среднюю полку и отсканировать.

Причины, по которым вам следует перейти на безбумажный режим работы дома или в офисе

Компании, которые принимают решение перейти к безбумажным офисам, указывают на многочисленные преимущества жизни без бумаги, и их рассуждения вполне обоснованы. Существует ряд причин, по которым вам стоит задуматься о переходе от использования копировальной бумаги к цифровому формату. Давайте перечислим основные из них.

Экономия времени и денег. Безбумажный офис не только более экологичен, но и может сэкономить много денег. Вам придется инвестировать в оборудование, такое как сканер, программное обеспечение для PDF и облачное хранилище, но эти затраты единовременные. Средний офисный работник в США использует около 10 000 страниц бумаги в год, что стоит немалых денег. Кроме того, безбумажная система сокращает время на поиск необходимых документов, делая рабочий процесс более эффективным.

Безопасность - еще один аспект, который необходимо учитывать. Компании, перешедшие на безбумажный документооборот, имеют больше преимуществ. Их документы хранятся на облачных серверах или на отдельных жестких дисках компьютеров, что обеспечивает высокий уровень безопасности. Некоторые облачные сервисы предоставляют шифрование данных на уровне банковских систем безопасности.

Мы упоминали, что контентом легче управлять. Технология OCR и теги позволяют быстро находить нужные документы. Поиск документа в цифровом виде занимает не более 5 секунд, в то время как в бумажном офисе на это может уйти более 5 минут.

Ваши клиенты будут счастливее. Когда вы переходите на безбумажный документооборот, ваша служба поддержки может быстрее обрабатывать запросы и отвечать на вопросы, что улучшает репутацию вашей компании.

И последнее, но не менее важное: безбумажный офис безопасен для окружающей среды. Переход на безбумажный документооборот не только экономит время и деньги, но и помогает сохранить окружающую среду. Для производства бумаги требуются деревья, которые затем превращаются в мусор. Чем больше компаний переходят на безбумажный документооборота, тем меньше деревьев вырубается. С переходом на безбумажное делопроизводство компания снижает свой углеродный след как минимум на 15%.

Лучший инструмент для управления PDF-документами в безбумажном офисе

Безбумажные офисы обладают рядом преимуществ, таких как экономия времени и денег, снижение влияния на окружающую среду, повышение эффективности работы и улучшение безопасности документов. Также переход на безбумажный документооборот может улучшить репутацию компании и сократить время на поиск документов.

1. Программа для редактирования отсканированных документов

лучшая система управления документами с открытым исходным кодом

Скачать Бесплатно Скачать Бесплатно Купить Купить

Скачать Бесплатно

Вместе с этими двумя отличными сканерами вам также потребуется программное обеспечение для работы с PDF-файлами, которое сможет обрабатывать все полученные документы в формате PDF. Учитывая решение о переходе на безбумажный формат, важно выбрать лучшее программное обеспечение для работы с PDF. После того как был выбран оптимальный сканер для перехода на безбумажный формат, наступает время PDFelement.

Программа позволяет редактировать отсканированные документы, объединять документы, создавать новые документы и многое другое. Одной из наиболее важных функций является технология оптического распознавания символов (OCR), которая позволяет легко находить нужную информацию в документах. OCR не только ищет данные между заголовками и названиями, но и анализирует сам текст документа. На рынке нет более совершенной и эффективной технологии, чем OCR.

2. Если необходимо, купите шредер

В компаниях всегда есть документы, которые необходимо хранить в безопасности, некоторые нужно уничтожить, чтобы защитить конфиденциальную информацию. Также могут быть документы, которые больше не нужны и не могут быть использованы, в таком случае компании могут измельчить их и продать или переработать. Это экологически чистый способ обращения с бумажной документацией.

3. Лучшие сканеры для перехода на безбумажный формат

Важно отметить, что не все сканеры одинаково хороши. Если вы планируете перейти на безбумажный документооборот, важно вложить средства в качественный сканер, способный обработать все ваши документы, квитанции и материалы различных форматов, которые есть в офисе. Необходимо выбрать сканер от надежного производителя, поставляемый с программной поддержкой и другими функциями.

Одним из лучших сканеров для домашнего использования является Canon CanoScan LiDe220. Он стоит около 90-100 долларов и может использоваться для сканирования фотографий и документов. Бонусом идет возможность упорядочивания PDF-файлов, а установка программного обеспечения довольно проста. Однако у него нет функции 3D-сканирования. Пользователи Mac отмечали некоторые проблемы с настройкой ПО, но этого следует ожидать от недорого сканера. Если вам нужен бюджетный сканер, Canon CanoScan LiDe220 будет хорошим выбором.

как обойтись без бумаги в домашних условиях

Одним из лучших сканеров на рынке является Fujitsu ScanSnap iX500. Да, его стоимость довольно высока, но она окупается. Цена сканера составляет 500 долларов, однако все, кто им владел, оставляют положительные отзывы. Можно сказать, что это сканер марки Mercedes в своем роде. Приобретя Fujitsu, вы никогда не захотите использовать другие сканеры и будете уверены, что он прослужит вам как минимум 10 лет. Даже если вы найдете более старую модель, она все равно будет быстро сканировать документы любого размера и формы. Новая модель, iX500, поддерживает операционные системы Windows и Mac, а скорость сканирования увеличилась до 25 страниц в минуту. В комплекте со сканером идет устройство для подачи документов, позволяющее сканировать многостраничные документы. Всего одним нажатием кнопки вы получите документ в формате PDF.

Важные советы, которые нужно знать о переходе на безбумажный формат

Напоследок мы хотели бы поделиться с вами несколькими быстрыми советами экспертов по переходу на безбумажные технологии:

Не стоит забывать, что вы переходите на безбумажный документоооборот, в то время как остальные продолжают использовать бумажные документы. Вам нужно быть готовым к этому. Мы уже рассказывали о том, как работать с бумажной почтой.
Откажитесь от нежелательной почты. Вы не хотите, чтобы вам приходили письма, которые не имеют для вас абсолютно никакой ценности.
Совершенствуйте свою цифровую подпись. Используя цифровую подпись (которую можно получить с помощью PDFelement), вы избавляетесь от необходимости печатать документы, подписывать их, а затем повторно сканировать или отправлять по почте.
Чтобы начать переход к безбумажному документообороту, подумайте о будущем, а не о прошлом. Начните со сканирования новых документов и, когда у вас будет время, перейдите к старым документам.
Работайте над улучшением своего рабочего процесса каждый день. Например, сохраняйте PDF-версии инструкций при покупке нового оборудования и отправляйте чеки в облачное хранилище, такое как Evernote или FileThis.
Вы можете использовать Google Apps для бизнеса, он содержит множество приложений, которые могут сократить потребность в бумажных документах.
Сократите расходы на факс. В мире, где другие компании все еще используют факсы, вы можете воспользоваться услугой, которая преобразует ваши факсимильные сообщения в электронные письма.
Перенесите вашу маркетинговую стратегию в интернет. Максимально используйте возможности email-маркетинга и маркетинга в социальных сетях. Сейчас у каждого есть доступ к смартфону, что позволяет вам легко быть на связи. Больше нет нужды в печатных брошюрах.