Как управлять безбумажной картотекой договоров для бизнеса?

Василий Лебедев

2024-11-07 10:22:31 • Категория: Бизнес решение • Проверенные решения

Мы живем в мире, где цифровые технологии непрестанно растут и совершенствуются. Они стали доступны каждому, что делает их важной частью нашего существования. Всего 10 лет тому назад было сложно вообразить себе безбумажную рабочую среду. Но сегодня это становится нормой, и всё больше предприятий предпочитают этот подход к ведению дел. Безбумажный архив договоров - это удобный, рентабельный и практичный способ управления документацией. Термин "цифровой контракт" обозначает бумажные контракты и связанные с ними файлы, которые были преобразованы в цифровой вид и включены в электронную систему хранения договоров.

Преимущества безбумажного управления файлами договоров

обучение работе с безбумажными файлами договоров

Есть пословица: "Старая привычка умирает с трудом" и "Люди боятся перемен". Но в бизнесе приходит время, когда переход к цифровому формату становится неизбежным, и те, кто цепляется за бумагу, отстают. Многие организации, работающие с бумагой, сталкиваются со сложностями и проблемами, стараясь угнаться за цифровым миром. В условиях усиливающейся конкуренции на рынке бизнес должен повышать свою продуктивность. Переход к цифровой форме документооборота - лучший и наиболее легкий способ для компаний увеличить свою продуктивность.

Один из основных мотивов для перехода на цифровой документооборот заключается в оптимизации бизнес-процессов. Документы в цифровом формате позволяют компаниям значительно улучшить рабочие процессы. Вот четыре ключевых преимущества цифрового управления документами:

Как уже упоминалось, первая и главная причина перехода на цифровой документооборот состоит в том, что CLM-программы позволяют оптимизировать рабочие процессы.
Программы для управления контрактами обеспечивают надежное хранение всех данных о контрактах и связанной с ними информации. Благодаря этому ваши данные и информация всегда будут легко доступны, и вы сможете найти все необходимое буквально в два клика. Вы можете открыть доступ к этой информации для всей своей команды, что значительно повысит эффективность работы. Теперь вы за считанные секунды сможете получить необходимое разрешение, составить договор, согласовать его и проконтролировать исполнение. И все это может сделать любой сотрудник и в любое время. А, как известно, в современном мире время - деньги. Так что, используя программное обеспечение для управления контрактами, вы сможете значительно сэкономить время и повысить эффективность работы вашей компании.

Следующая причина - это повышение безопасности данных.
Ваши данные находятся в полной безопасности, и можно с уверенностью сказать, что они защищены на уровне банковской системы. Вы сами выбираете, кому и какой информацией можно пользоваться, а кому - нет. Вы предоставляете сотрудникам доступ к данным и можете без труда интегрировать специальное ПО для обеспечения безопасности.

При всей экономии времени, повышении эффективности и безопасности главным преимуществом является улучшение управления рисками.
Безбумажный архив контрактов позволяет снизить возможные риски. От перехода на цифровой формат выигрывают не только вы, но и ваши контрагенты. Все стороны получают возможность просматривать договоры и выделять ключевую информацию.

И последнее, но не менее важное: вы получаете повышенную видимость.
Просто перейдя на цифровой формат, вы делаете свою компанию более прозрачной, позволяя менеджерам легко отслеживать документы. В вашей системе управления контрактами фиксируются все этапы, начиная от создания и заканчивая закрытием. Таким образом, вы можете обнаружить любые проблемы, определить возможности и заблаговременно спланировать потенциальные риски. Не стоит забывать и о требованиях государства к прозрачности.

Шаги по управлению безбумажными файлами контрактов

Это самая важная часть. Мы расскажем вам, как пройти путь от загроможденного офиса к эффективному цифровому архиву. Мы предлагаем вам семиступенчатую инструкцию, которая поможет вам перейти от старого способа работы к новому. Давайте начнем.

1. Начните с анализа вашего текущего процесса управления делами

Сначала вам нужно понять текущий процесс работы с документами. Это поможет вам определить, какие изменения необходимо внести для перехода на цифровое хранение. Вот несколько вопросов, на которые нужно ответить:

Как регистрируется информация в вашей компании?
Кто и сколько человек участвует в управлении контрактами?
Что представляет собой процесс составления проекта в вашей компании?
Как на самом деле хранятся контракты в компании?
Можете ли вы, и как вы будете сохранять контракты для последующего использования?
Сколько контрактов вы теряете или оставляете невыполненными?

На заметку: важно провести анализ каждого отдела и компании в целом. Вы должны выявить сильные и слабые стороны, а также области, требующие улучшения. Затем следует этап внедрения программного обеспечения.

2. Статут с экспериментальным отделом

Если ваша компания достаточно большая, переход на цифровое хранение документов может быть сложным процессом. Лучше всего начать с одного отдела и постепенно переходить к другим. Выберите один отдел, который станет пилотным проектом, и начните с него. Юридическая служба и отдел продаж - это отделы, которые обычно хорошо подходят для такого рода проектов.

Определив отдел для пилотного проекта, внедрите там систему управления контрактами. Привлеките к этому процессу IT-отдел, так как именно они будут отвечать за изучение и внедрение технологии во всей компании. Чем лучше IT-специалисты поймут и изучат систему управления контрактами, тем проще будет внедрить ее во всей компании.

3. Руководящий состав

Каждому проекту нужен руководитель, а вашей компании - команда менеджеров, которая будет заниматься внедрением системы. Эту команду можно создать из топ-менеджеров, которые будут определять стратегию проекта. Как только вы определитесь с целями и стратегией, создайте команду менеджеров для внедрения системы управления контрактами.

В команду стоит включить руководителей среднего звена, внутренних экспертов и представителей заинтересованных сторон. Они могут предоставлять обратную связь на регулярной основе, что необходимо для улучшения проекта в процессе внедрения системы цифрового хранения документов. Каждый отдел должен быть представлен в команде и иметь возможность выражать свое мнение.

Обратите внимание: важно выбирать людей, занимающих высокое положение в компании, так как их мнение имеет больший вес и они смогут продвигать проект внутри компании.

4. Внедрение программного обеспечения CLM

Теперь мы подошли к самому важному этапу - полному внедрению системы управления контрактами во всей компании. IT-менеджеры должны быть готовы к этому, так как им предстоит обучить всех сотрудников работе с системой. Если у кого-то возникнут вопросы, отвечать на них должны IT-специалисты.

Лучший способ внедрить систему - использовать поэтапный подход. Начните с обучения руководителей, затем обучите сотрудников среднего звена и, наконец, рядовых сотрудников. Так вы сможете быть уверены, что все понимают, как использовать систему. Как говорится: "Скажи мне, и я забуду, научи меня, и я запомню". Так что вовлекайте всю команду, и они научатся использовать систему правильно.

5. Повышение информированности

После того как система будет внедрена во всей компании, следующим шагом будет убедиться, что каждый сотрудник понимает, как работает система и как ею пользоваться. Это непрерывный процесс, а не разовое мероприятие. Нельзя просто спросить сотрудников: "Вы поняли?" и ожидать, что они действительно поняли?

Цель - повысить информированность и обеспечить соблюдение корпоративных стандартов и процедур. Сложность в том, что разные отделы могут говорить на разных языках. Например, инженеры и юристы могут использовать разные термины. Юристы знают, как снизить юридические риски, предотвратить судебные разбирательства и сделать контракты более понятными. Однако инженеры могут не знать этих терминов. В конце концов, их работа не связана напрямую с контрактами. Поэтому нужно убедиться, что инженеры не оставляют компанию открытой для юридических проблем. Цель - повысить общую осведомленность и гарантировать, что все используют одинаковые формулировки в контрактах. Это уменьшит риск двусмысленности в контрактах и судебных исков.

Также стоит отметить, что каждый отдел должен хранить контракты в одном и том же месте, что, по сути, снизит риск потери контрактов.

6. Измерьте воздействие

После внедрения безбумажного документооборота необходимо провести оценку его эффективности. Для этого следует разработать систему ключевых показателей, которая позволит определить, насколько успешно был осуществлен переход. Важно обратить внимание на изменения в эффективности работы компании после внедрения новой системы.

7. Развивайтесь и адаптируйтесь

Одна из главных ошибок - думать, что после внедрения системы работа закончится. Переход на цифровое хранение требует постоянного развития и адаптации.

Да, можно найти систему, которая проработает 10 лет без проблем. Но лучше найти такую, которая будет развиваться вместе с компанией, будет масштабируемой и адаптируемой. На последнем этапе ваша задача - задокументировать плюсы и минусы перехода на цифровой документооборот, описать используемую методологию и записать, как компания адаптировалась к системе. Это пригодится будущим поколениям сотрудников и даже вам самим.