CFO Insight использует кросс-платформенный подход PDFelement для оптимизации своего безбумажного бизнеса

CFO Insight — это управляющая консалтинговая компания, предлагающая бизнес-консультации и помогающая бедствующим компаниям улучшить их показатели. Компания всегда считала электронный документооборот наиболее предпочтительным. Все материалы, которые используются сотрудниками во время консультаций, хранятся в цифровом формате. Поскольку организация документооборота и совместная работа требуют надлежащих программ, Фил Барнс считает, что потребность в инструменте, который упростит использование документов и их доступность внутри команды, очевидна.

Эффективность труда является важным фактором, который способствует получению высоких результатов и поддержанию устойчивого рабочего процесса. Фил Барнс занимает должность генерального директора и управляющего директора CFO Insight. Выяснив, что PDFelement оказался идеальным инструментом, он поделился своими мыслями о том, как эта программа изменила его жизнь. «Я четко понял, что это незаменимый инструмент. Его легко использовать, а множество функций (например, легкий доступ к файлам, перетаскивание, интуитивно понятный интерфейс) оказались чрезвычайно полезными».

СУТЬ ПРОБЛЕМЫ

Вызовы, на которые отвечает цифровое решение

«Я больше не пользуюсь бумажными носителями. Уже не помню, когда в последний раз что-то печатал», — говорит Фил Барнс. Все данные о работе с клиентами сохраняются на компьютере или цифровых устройствах в виде документов или заметок. Будучи генеральным директором, Фил Барнс верит в переход на безбумажный документооборот. Он придерживается этого подхода в своей компании компании по двум основным причинам. Именно они заставили его начать поиск инструментов для повышения продуктивности сотрудников.

Adobe Acrobat был его основным выбором для работы с документами. Но этот популярный редактор PDF оказался неидеальным. Основными мотивами Фила было повышение эффективности работы для себя и своих сотрудников, но ему не удавалось достичь этих целей с помощью продукта Adobe. «Я был давним и активным пользователем Adobe, но их сервис меня разочаровал, и пришлось искать замену», — говорит Фил Барнс о своем опыте работы с Adobe.

Конкретные причины отказа от привычных инструментов

Недовольство продуктами Adobe побудило Фила связаться с компанией. «Программное обеспечение было невозможно обновить - каждый раз ты ждешь 20 минут, а затем происходит сбой. Я обращался в техподдержку, но полученные ответы были бесполезными».

Это побудило Фила отменить все свои подписки на Adobe и перейти на что-то более удобное. Он занялся поисками альтернативы, которая позволила бы ему сосредоточиться на работе и упростить взаимодействие с клиентами.

«Когда у меня возникает необходимость найти новое технологическое решение, этому обычно предшествует мысль: «Наверняка существует более простой способ решить задачу...» Цена вопроса имеет значение, но не является определяющей. Самое важное - это простота использования и совместимость с другими продуктами, которые я использую, а также возможность совместной работы с моей командой», — такими мыслями поделился Фил, объясняя свои требования и нужды.

РЕШЕНИЕ

Выбор и переход на PDFelement для повышения эффективности работы

Найти PDFelement оказалось легко. Воспользовавшись поисковой системой, Фил Барнс определил несколько подходящих инструментов и выбрал из них наилучший. В ходе опроса выяснилось, что Фил использует множество программ для повышения производительности для ведения своего бизнеса, включая Asana, Nebo, Castaway Forecasting, Spotlight Reporting, DocuSign, Lucid Charts, Xero MS Office Suite и Google Suite.

Включить PDFelement в этот список не составило особого труда. Поскольку польза от перехода на PDFelement была очевидна, у Фила появился удобный метод обеспечения непрерывности рабочего процесса.

Объясняя, как он использует PDFelement в своей системе, Фил рассказал: «Я пользуюсь Nebo на своем планшете Android, синхронизирую его с ноутбуком и отправляю на VA. Я могу открыть PDFelement в Nebo, добавить рисунки и заметки с помощью пера или набросков. Затем я легко отправляю все это своему ассистенту и членам команды». Вот так Фил сделал свою работу проще.

Какие сервисы входили в план CFO Insight при переходе на PDFelement

PDFelement был одобрен и принят CFO Insight. Внедрение инструмента дало сотрудникам доступ к определенному набору функций, которые должны были использоваться ежедневно. Компания сочла инструмент конвертации самым полезным. При преобразовании документов в форматы PDF, Word и файлы других расширений сотрудники обнаружили, что редактирование также является важной функцией.

Еще одной ключевой задачей, которую сотрудники выполняли с помощью PDFelement, было редактирование файлов. В дополнение к простоте использования и интероперабельной рабочей среде CFO Insight упростили организацию своей документации.

Насколько простым был переход на новое ПО

Есть несколько вещей, которые отсутствовали в продуктах Adobe. Обслуживание клиентов — очень важный фактор, определяющий успех любой платформы. Фил поделился своим опытом: «Я отправил им несколько писем по электронной почте, в которых рассказал, что потерял доверие к продукту и отменил подписку. Но внутренние отделы Adobe не взаимодействовали друг с другом, и я продолжал получать отписки».

В конце концов, в таких напряженных условиях Фил был вынужден искать новые варианты. Во время поиска он наткнулся на PDFelement, инструмент, который, по его мнению, предлагает именно то, что требуется от программы для повышения производительности. Фил Барнс очень быстро принял PDFelement в качестве основного редактора файлов.

РЕЗУЛЬТАТ

Конвертация и организация документов на высшем уровне

Внедрение PDFelement затронуло всех сотрудников компании. Главным требованием к новому инструменту было преобразование и редактирование документов. PDFelement эффективно выполнил два основных требования. Программа обеспечила качественное преобразование документов в различные форматы файлов.

При этом их качество было сохранено. Наряду с этим инструмент позволяет конвертировать несколько файлов в один клик. Благодаря широкому выбору вариантов конвертации, компания смогла легко организовать документы своих клиентов.

Другим фактором, который обеспечил положительные результаты, была гарантия идеальной организации документов. Для этого в PDFelement предусмотрены различные инструменты для эффективной организации документов путем вставки номеров страниц или соответствующего разделения файлов. С помощью PDFelement сотрудники могли удалять, обрезать, поворачивать и объединять PDF-страницы.

Функции совместной работы и совместимости полюбились сотрудникам

Полноценный доступ к различным инструментам повышения производительности стал возможен благодаря PDFelement. Платформа обеспечила компании доступ к любому PDF-файлу, не беспокоясь о его формате. Все это стало возможным благодаря совместимости, которую обеспечивает инструмент. Фил Барнс подтверждает: «PDFelement всегда под рукой, и он хорошо сочетается с другими программами, которые я использую».

Поддержка на нескольких платформах

PDFelement поддерживает все основные платформы. От Windows до веб-версии и приложения для Android, инструмент максимально удобен для пользователей. Фил упомянул доступность PDFelement на нескольких платформах как один из ключевых факторов. Он регулярно использовал PDFelement на своем Android-устройстве. Благодаря беспроблемной работе на Windows и Android программа, безусловно, является универсальным решением для редактирования PDF.

Предлагая решения для всех платформ, PDFelement позволил CFO Insight перейти на электронный документооборот. Фил Барнс продолжает: «Раньше я носил с собой папки с распечатками для всех моих клиентов, что здорово усложняло жизнь». После перехода на PDFelement «все стало проще, особенно благодаря поддержке мобильных устройств».

PDFelement обеспечивает максимальное удобство работы

PDFelement стал незаменимым рабочим инструментом для Фила Барнса. Как заявил сам Фил, найти решение было очень просто. Программа имеет удобный интерфейс и понятные иконки, облегчающие работу пользователям.

Что наиболее важно, PDFelement позволил сотрудникам глубже изучить особенности продукта с помощью практических руководств, видеоуроков, советов и отзывчивой техподдержки, предоставленной самой платформой. PDFelement позволил CFO Insight тратить меньше времени на решение рутинных задач, исследовать новые направления бизнеса и поддерживать высокую скорость документооборота.

С внедрением PDFelement Фил смог обеспечить эффективность работы всей своей команды. Использование инструмента для работы над документами в сочетании с другими инструментами повышения производительности сэкономило много времени. Именно это и привлекло его как CEO и управляющего директора CFO Insight. Фил Барнс остался доволен тем, что данный инструмент сделал взаимодействие с клиентами легким и приятным.